Privacyverklaring doolioo
doolioo biedt gehoste software voor salons en andere afspraakbedrijven. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens doolioo voor eigen doeleinden verwerkt, waarom we dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten betrokkenen hebben.
1. Wie is verantwoordelijk?
Voor de verwerkingen waarvoor doolioo zelf het doel en de middelen bepaalt, is Vespucci Holding B.V., handelend onder de naam doolioo, verwerkingsverantwoordelijke. Vespucci Holding B.V. is gevestigd aan Admiralengracht 168-H, 1057 GH Amsterdam en is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 60490616, btw-nummer NL853933595B01. Vragen over privacy kun je sturen naar info@doolioo.nl.
2. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke en verwerker
- doolioo als verwerkingsverantwoordelijke: voor onder meer websitebezoekers, proefaanmeldingen, accounts van salons, abonnementen, facturatie, support, beveiliging en de eigen bedrijfsadministratie.
- doolioo als verwerker: voor persoonsgegevens die een salon in haar afgescheiden Doolioo-omgeving verwerkt over eindklanten, medewerkers en afspraken. De salon bepaalt voor die gegevens het doel en is in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Hierop is de verwerkersovereenkomst tussen de salon en doolioo van toepassing.
Ben je klant of medewerker van een salon die doolioo gebruikt en heb je een vraag over gegevens in die salonadministratie? Neem dan in eerste instantie contact op met de betreffende salon. doolioo helpt de salon bij het uitvoeren van geldige privacyverzoeken.
3. Welke gegevens verwerken we voor onze eigen doeleinden?
| Situatie | Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Website en beveiliging | Technische verzoek- en beveiligingsgegevens die door WordPress, de server of beveiligingsvoorzieningen noodzakelijk worden verwerkt. Onze eigen bezoekersmeting slaat geen IP-adres op. | Website leveren, misbruik voorkomen en storingen onderzoeken. | Gerechtvaardigd belang en, waar noodzakelijk, uitvoering van de gevraagde dienst. |
| First-party bezoekersmeting | Na statistiektoestemming: een willekeurig browser-ID dat server-side wordt gehasht, een sessie-ID, bezochte pagina, externe verwijzer en UTM-bron/-campagne. De ruwe identifier wordt niet in de database opgeslagen; Do Not Track wordt gerespecteerd. | Meten hoe bezoekers doolioo vinden en welke pagina’s bijdragen aan een proefaanmelding. | Toestemming. |
| Google/Meta of andere marketingmeting | Alleen wanneer zulke diensten op de website zijn geactiveerd én de bezoeker daarvoor toestemming heeft gegeven: cookie-/apparaatgegevens en campagne- of conversiegegevens volgens de instellingen van die dienst. | Statistiek, conversiemeting en advertenties. | Toestemming. Zie ook de cookieverklaring. |
| Proefaanmelding | Bedrijfsnaam, e-mailadres, gekozen pakket/betaalritme en bron-/campagnegegevens die bij de aanmelding horen. | De proefomgeving aanmaken, het account beveiligen, onboarding verzorgen en contact over de aanvraag. | Uitvoering van precontractuele maatregelen op verzoek van de aanvrager. |
| Abonnement en account | Bedrijfs- en contactgegevens, licentie-, pakket- en gebruikslimieten, accountstatus, vestigingen, factuurgegevens en correspondentie. | Software leveren, abonnement beheren, authenticatie, support en facturatie. | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen. |
| Betaling | Bedrag, betaalreferentie, betaalstatus, mandaat-/klantreferenties en noodzakelijke factuurgegevens. Betalingsgegevens worden mede door Mollie verwerkt. | Eerste betaling, periodieke betaling, terugbetaling en betaaladministratie. | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen. |
| Support | Contactgegevens, inhoud van het supportverzoek, vrijwillig gedeelde systeemrapporten en technische foutinformatie. | Vragen beantwoorden, incidenten oplossen en de dienst verbeteren. | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang. |
| Benchmark tussen salons | Per salon wekelijks uitsluitend geaggregeerde cijfers: percentages (bezetting, no-shows, annuleringen, terugkeer, online geboekt), een gemiddelde besteding, de branche en de eerste twee cijfers van de postcode, gekoppeld aan de licentie. Geen klantgegevens, geen afspraken en geen salonnaam; een vergelijking wordt pas getoond bij minimaal vijf deelnemende salons. | Salons laten zien hoe zij presteren tegenover vergelijkbare salons en daarop groeitips baseren. Staat standaard aan; de salon kan de vergelijking op elk moment uitzetten in de beheeromgeving. | Gerechtvaardigd belang; de cijfers bevatten geen persoonsgegevens van eindklanten. |
4. Gegevens die doolioo namens salons verwerkt
Afhankelijk van de functies die een salon gebruikt, kan de Doolioo-omgeving onder meer namen, contactgegevens, afspraken, behandelgeschiedenis, intake- en toestemmingsgegevens, communicatie, cadeaubon- en betaalreferenties, medewerkergegevens en technische logs bevatten. Als een salon ervoor kiest om gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens in intakevelden vast te leggen, is de salon verantwoordelijk voor een geldige AVG-grondslag en een toepasselijke uitzondering op het verbod om zulke gegevens te verwerken. doolioo verwerkt deze gegevens uitsluitend voor de dienstverlening en volgens de instructies van de salon.
Salons zijn logisch van elkaar gescheiden. Een gebruiker van salon A krijgt niet op basis van zijn account toegang tot de gegevens van salon B.
5. AI en WhatsApp
Als een salon de WhatsApp-AI-assistent activeert, kunnen inkomende berichtinhoud, relevante gesprekshistorie en de voor de taak noodzakelijke klant-, behandeling- en afspraakcontext worden verwerkt door Meta/WhatsApp en Anthropic. Dit gebeurt om vragen te beantwoorden en, binnen de door de salon toegestane functies, handelingen zoals het voorbereiden of uitvoeren van een afspraakactie mogelijk te maken.
doolioo beperkt de meegestuurde context tot wat voor de betreffende taak nodig is. De salon bepaalt of de AI-assistent wordt gebruikt en blijft verantwoordelijk voor de inrichting van haar klantcommunicatie en voor een passende menselijke controle waar dat nodig is.
Transparantie bij AI-contact: wanneer de AI-assistent rechtstreeks met een klant communiceert, maakt Doolioo bij het eerste AI-antwoord herkenbaar dat het om een digitale AI-assistent gaat. De klant kan om menselijke overname vragen. De salon mag deze transparantie niet misleidend verwijderen of de AI als mens presenteren.
6. Met wie delen we persoonsgegevens?
We verkopen geen persoonsgegevens. Afhankelijk van de gebruikte functies kunnen gegevens worden verwerkt door:
- Hostnet B.V. (Managed WordPress Cloud, powered by WP.one): voor hosting, databases, back-ups, beveiliging en transactionele e-mail. Hostnet verwerkt de hostinggegevens voor deze dienst in datacenters binnen de EER;
- Mollie B.V.: voor abonnements- en, waar geactiveerd, salonbetalingen;
- Meta Platforms / WhatsApp: voor WhatsApp-communicatie;
- Anthropic, PBC: voor de optionele AI-assistent;
- Google: bijvoorbeeld voor Google Calendar en, alleen na toestemming, eventuele Analytics/Ads-metingen;
- Moneybird B.V. en/of e-Boekhouden.nl: alleen als de salon de betreffende boekhoudkoppeling activeert;
- andere leveranciers die aantoonbaar nodig zijn voor een geactiveerde functie of voor onze wettelijke verplichtingen.
Voor partijen die als verwerker of subverwerker optreden, leggen we passende gegevensbeschermingsafspraken vast. In de verwerkersovereenkomst van een salon staat de voor die salon actuele subverwerkerslijst op basis van de geactiveerde koppelingen.
7. Doorgifte buiten de EER
Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Waar dat gebeurt, gebruiken we een geldig doorgiftemechanisme dat voor de betreffende verwerking beschikbaar is, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen waar dat nodig is.
8. Bewaartermijnen
- first-party bezoekregels: maximaal 14 maanden;
- niet-geverifieerde proefaanmeldingen zonder verdere relatie: automatische opschoning na 7 dagen;
- vrijwillig ingestuurde systeem-/support-rapporten in de cloud: maximaal 12 maanden;
- centrale technische auditgegevens: in beginsel maximaal 24 maanden, tenzij een incident of wettelijke verplichting langere bewaring vereist;
- facturen en basisgegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie: in beginsel 7 jaar;
- salon- en eindklantgegevens die doolioo als verwerker verwerkt: volgens de bewaartermijnen en instructies in de verwerkersovereenkomst en de instellingen van de salon. Na het einde van de dienstverlening kan de salon om export en/of verwijdering verzoeken, behoudens gegevens die wettelijk langer moeten worden bewaard.
Waar een bewaartermijn niet vooraf exact is vast te leggen, bewaren we persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel, de overeenkomst, beveiliging, geschilafhandeling of een wettelijke verplichting.
9. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de risico’s van de verwerking. Daaronder vallen onder meer versleutelde verbindingen, tenant-isolatie, rollen en toegangsbeperking, beveiligde opslag van geheimen, logging, automatische bewaartermijnen, gecontroleerde software-updates en maatregelen om dubbele of ongeautoriseerde mutaties te voorkomen. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen; we evalueren en verbeteren de maatregelen daarom doorlopend.
10. Jouw privacyrechten
Voor verwerkingen waarvoor doolioo verwerkingsverantwoordelijke is, kun je, voor zover de AVG dat in jouw situatie geeft, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Toestemming kun je altijd voor de toekomst intrekken.
Stuur een verzoek naar info@doolioo.nl. We kunnen redelijke informatie vragen om je identiteit vast te stellen, maar vragen niet méér dan daarvoor noodzakelijk is. We reageren binnen de wettelijke termijn. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Geautomatiseerde besluitvorming
doolioo gebruikt voor de eigen verwerkingen geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor een betrokkene rechtsgevolgen heeft of hem of haar anderszins in aanmerkelijke mate treft. De optionele AI-assistent ondersteunt klantcommunicatie en afspraakhandelingen binnen door de salon ingestelde regels; hij is niet bedoeld om zulke besluiten over personen te nemen.
12. Cookies en vergelijkbare technieken
Niet-noodzakelijke statistiek- en trackingtechnieken worden pas geactiveerd nadat daarvoor toestemming is gegeven. De eigen Doolioo-bezoekersmeting maakt haar bezoekersidentifier eveneens pas na statistiektoestemming aan. Meer informatie en het intrekken van toestemming vind je in de cookieverklaring en de cookie-instellingen.
13. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, wetgeving of leveranciers wijzigen. De actuele versie staat op deze pagina. Bij materiële wijzigingen die relevant zijn voor bestaande klanten informeren we hen via e-mail, de beheeromgeving of een andere passende manier.
14. Contact
Vespucci Holding B.V. · handelsnaam doolioo
Admiralengracht 168-H, 1057 GH Amsterdam
KvK 60490616 · btw NL853933595B01
info@doolioo.nl