Ledenadministratie voor je sportschool
Ledenadministratie is de optelsom van vier vragen: wie is er lid, waar mag hij mee meedoen, wat betaalt hij en wat gebeurt er als die betaling niet lukt. Zolang je dat met een spreadsheet en je bank doet, ben je elke maand een avond kwijt en loopt er stilletjes geld weg. Hieronder staat hoe je het inricht en wat doolioo daarvan overneemt.
Wat ledenadministratie precies is
De term klinkt als een map met namen, maar in de praktijk is het vooral geldadministratie met een agenda eraan vast. Deze vier onderdelen moet je ergens beleggen, of je nu software gebruikt of niet.
Wie is lid
Naam, contactgegevens, ingangsdatum en de vorm van het lidmaatschap. Plus de vraag die iedereen vergeet: wanneer houdt iemand op lid te zijn en wie zet dat stop.
Waar mag hij aan meedoen
Onbeperkt sporten, twee lessen per week, alleen small group of alleen personal training. Dit bepaalt wat iemand mag boeken, dus het hoort aan je rooster vast te zitten in plaats van in je hoofd.
Wat betaalt hij en wanneer
Maandbedrag, kwartaalbedrag, een rittenkaart vooruit of per keer aan de balie. Bij een doorlopend bedrag heb je een machtiging nodig, want anders sta je elke maand zelf te tikken.
Wat er gebeurt als het misgaat
Een incasso die wordt gestorneerd, een lid dat opzegt, een pauze wegens een blessure of een prijswijziging. Dit is het deel waar ledenadministratie werk wordt. Hier loopt een spreadsheet vast.
Drie vormen naast elkaar
De meeste sportscholen gebruiken er twee of drie tegelijk. Hoe meer vormen je door elkaar gebruikt, hoe harder je een systeem nodig hebt dat ze uit elkaar houdt.
| Vorm | Wat je ervoor terugkrijgt | Waar het misgaat zonder systeem |
|---|---|---|
| Abonnement met incasso | Voorspelbare omzet elke maand, zonder dat iemand hoeft te betalen aan de balie. | Een mislukte incasso die niemand opmerkt. Het lid blijft komen, de betaling blijft uit en na drie maanden is het een vervelend gesprek. |
| Rittenkaart | Geld vooruit, met een drempel die lager is dan een abonnement. | Wie telt de ritten af? Een kaart die bij een afmelding stilletjes een rit opeet, of juist iemand die tien lessen boekt met één rit. |
| Losse les | Geen verplichting, handig voor proeflessen en voor bezoek. | Een vol rooster met mensen die niet betaald hebben. De proefles is bovendien de grootste no-showgroep van je week. |
Hoe het in doolioo werkt
De ledenkant zit sinds platform 3.36.0 tot 3.38.0 in doolioo en zit in elk pakket, dus je hoeft er geen module bij te kopen.
Lesrooster met plekken
Je zet een les als reeks in het rooster, met een aantal plekken erop. Het rooster loopt 120 dagen vooruit. Zit een les vol, dan komt de volgende aanmelding op de wachtlijst en schuift hij automatisch door zodra iemand afzegt.
Rittenkaarten die zichzelf aftellen
Een rit heeft drie toestanden. Bij inschrijven wordt hij gereserveerd en na de les gebruikt. Bij een tijdige afmelding krijgt je lid hem terug. Te laat afgemeld of niet komen opdagen laat de rit vervallen. Zegt de studio de les af, dan komt de rit altijd terug.
Abonnementen met incasso
Het lidmaatschap loopt via een machtiging bij Mollie, op het eigen account van je sportschool. De eerste betaling legt de machtiging vast. Daarna gaat elke termijn er vanzelf af, zonder dat jij iets doet.
Een abonnement kan niet twee keer geïncasseerd worden. De combinatie van abonnement, periode en poging is uniek in de database, dus ook als de dagelijkse taak twee keer draait, gaat er maar één afschrijving uit. Dat klinkt als een detail tot je het een keer verkeerd hebt gezien bij honderd leden tegelijk.
Het stukje dat niemand beschrijft: een mislukte incasso
Bij het uitzoeken van software gaat elke demonstratie over het aanmaken van een lid. Het echte werk zit in de weken daarna. Dit is wat er in doolioo gebeurt als een termijn niet lukt.
- De incasso mislukt. Je lid krijgt bericht en jij ook, dus niemand komt er pas bij de jaarafsluiting achter.
- Na drie dagen volgt een nieuwe poging. Mislukt die ook, dan volgt er nog een na zeven dagen.
- Blijft het uit, dan gaat het abonnement op achterstallig. Zonder geldige machtiging hoort er ook geen toegang tot lessen op abonnement te zijn, want anders bouw je een stille schuld op.
- Een abonnement kent daarnaast gepauzeerd, opgezegd en gestopt. Opgezegd loopt gewoon door tot de einddatum die je hebt afgesproken, zodat niemand halverwege een betaalde maand buiten staat.
- Elke mislukte poging, elke stopzetting en elke prijswijziging levert een bericht op aan je lid en aan jou. Niets gebeurt stil.
Dat is bewust streng ingericht. Een ledenadministratie waarin een storno onopgemerkt blijft, kost je in een jaar meer dan welk softwareabonnement dan ook.
Meerdere leden tegelijk, met apparatuur die op raakt
Kies je bij de branchekeuze voor sportschool of personal trainer, dan gaat de sportschoolmodus aan. Daarin kan één trainer meerdere leden tegelijk begeleiden: geef je hem capaciteit vier, dan mogen er vier sessies overlappen en is de vijfde pas boekbaar zodra er een plek vrijvalt. Leden starten dus gewoon per tijdslot in plaats van keurig om het uur.
Apparatuur werkt als een gedeelde voorraad. Heb je acht EMS-pakken, dan is een training die zo'n pak nodig heeft alleen boekbaar als er naast een trainer met een vrije plek ook nog een pak vrij is. Hetzelfde geldt voor een zaal of een ruimte die maar één groep tegelijk aankan.
De eerlijke grens. Toegangscontrole met pasjes, tourniquets of poortjes zit niet in doolioo en komt er ook niet in. Wil je dat mensen buiten openingstijden zelf naar binnen kunnen, dan heb je daar een apart systeem voor nodig. Alles wat met leden, lessen, ritten, abonnementen en betalingen te maken heeft, doet doolioo wel.
Wat het kost
Bij doolioo zitten alle functies in elk pakket, dus ledenadministratie is geen module waar je voor bijbetaalt. Je kiest op omvang: Solo voor één persoon, Salon voor een team en Studio tot tien vestigingen. Je betaalt per zaak en niet per lid, dus je rekening verandert niet als je ledenbestand groeit. Je kunt het 14 dagen proberen zonder betaalgegevens en je kunt maandelijks opzeggen. De actuele bedragen staan op de prijzenpagina.
De incasso zelf loopt via het eigen Mollie-account van je sportschool. Het geld komt dus rechtstreeks bij jou binnen en doolioo rekent geen commissie per lid of per boeking. Wat Mollie per transactie rekent, gaat van dat account af.
Veelgestelde vragen
Wat is ledenadministratie voor een sportschool?
Het bijhouden van wie er lid is, waar dat lidmaatschap recht op geeft, wat ervoor betaald wordt en wat er gebeurt als een betaling mislukt of iemand opzegt. In de praktijk hangt dat direct aan je rooster, want wie geen geldig lidmaatschap heeft, hoort zich ook niet op een volle les te kunnen inschrijven.
Kan ik automatische incasso gebruiken zonder aparte incassosoftware?
Ja. In doolioo loopt het lidmaatschap via een machtiging bij Mollie op het account van je eigen sportschool. De eerste betaling legt de machtiging vast, daarna wordt elke termijn automatisch geïncasseerd, met herkansingen na drie en zeven dagen als een poging mislukt.
Wat gebeurt er met een rittenkaart als iemand zich afmeldt?
Meldt je lid zich op tijd af, dan krijgt hij de rit terug. Meldt hij zich te laat af of komt hij niet opdagen, dan vervalt de rit. Zeg je als studio zelf de les af, dan komt de rit altijd terug bij je lid.
Kan doolioo mijn toegangspoortjes aansturen?
Nee. Pasjes, tourniquets en poortjes zitten er niet in. Ledenadministratie, lesrooster, rittenkaarten, abonnementen met incasso, kassa en rapportage doet doolioo wel.
Betaal ik per lid?
Nee. Je betaalt een vast bedrag per maand voor je zaak, ongeacht het aantal leden. Een groeiend ledenbestand maakt je softwarerekening niet hoger.
Kan ik mijn huidige ledenbestand overzetten?
Ja. Je bestaande leden en hun gegevens kun je importeren en wij helpen kosteloos bij het overzetten. Voor lopende incasso's geldt wel dat elk lid opnieuw een machtiging afgeeft, want een machtiging is persoonlijk en verhuist niet zomaar mee tussen aanbieders.
Zelf kijken hoe het werkt?
Zet je rooster, je rittenkaarten en één abonnement klaar en kijk of het past bij jouw sportschool. Veertien dagen, zonder betaalgegevens.
Probeer doolioo 14 dagen gratisKennisbank
Veelgestelde vragen over ledenadministratie sportschool
Verdiep je in concrete keuzevragen, functies, kosten en praktische inrichting.