Een boek, meerdere ramen

Het beeld dat helpt is dit. Er is één afsprakenboek en dat ligt bij de leverancier. Elk scherm laat zien wat er stond op het moment van ophalen.

Een scherm dat je net geopend hebt klopt. Een scherm dat sinds vanochtend aanstaat toont een foto van vanochtend, tenzij het zichzelf bijwerkt.

Praktisch gevolg: ververs een scherm voor je erop klikt als je er een tijd niet naar gekeken hebt. Die gewoonte van één seconde voorkomt de helft van de rare situaties.

De vier botsingen die echt voorkomen

Deze vier zie je in het eerste halfjaar allemaal langskomen. Ze zien er anders uit en ze vragen om een ander antwoord.

1. Twee nieuwe afspraken op dezelfde plek. Je klant boekt online om tien voor drie terwijl je collega op datzelfde moment iemand aan de balie in hetzelfde uur zet.
2. Twee wijzigingen aan dezelfde afspraak. Jij verzet hem naar vrijdag terwijl je collega op haar telefoon de behandeling verandert.
3. Wijzigen wat er niet meer is. Je sleept een afspraak naar een ander uur terwijl iemand hem net heeft afgezegd.
4. Twee keer hetzelfde doen. Je drukt op opslaan, ziet niets gebeuren en drukt nog een keer, waarna er twee staan.

De eerste is de bekendste en de tweede is de gemeenste. Bij twee wijzigingen zie je alleen de uitkomst en niet dat er iets van jou verdwenen is.

Wie wint er

Hier zit de vraag die je aan een aanbieder stelt. De gangbare regel is dat wie het eerst binnenkomt de plek krijgt, gemeten bij de leverancier en niet op jouw klok. Het interessante zit in wat de verliezer te zien krijgt.

• Krijgt de tweede een duidelijke melding dat dit uur net vergeven is, het liefst met een ander moment erbij?
• Of wordt de laatste wijziging simpelweg de geldende, zodat het werk van de eerste weg is zonder dat iemand het doorheeft?
• Kun je bij een afspraak zien wie hem als laatste heeft aangeraakt en op welk tijdstip?
• Word je gewaarschuwd als je iets opent dat sinds het laden van je scherm veranderd is?

Een systeem waarin de laatste altijd wint is niet stuk, het is alleen stil. Vraag dus niet of het kan botsen maar wat je te zien krijgt als het botst.

De plek vasthouden terwijl iemand aan het boeken is

Online boeken duurt aan de kant van je klant een paar minuten. Ze kiest een tijd, tikt haar gegevens in en klikt dan pas op bevestigen. In die minuten is dat uur nog van niemand.

Systemen die dit goed doen leggen er een tijdelijk slot op. Het uur verdwijnt uit het overzicht van andere bezoekers en komt vanzelf weer vrij als er niets gebeurt.

• Hoe lang blijft zo’n plek gereserveerd en wat gebeurt er als iemand het scherm gewoon wegklikt?
• Ziet jouw balie dat er op dat moment iemand met dat uur bezig is?
• Blijft het uur bezet als een betaling halverwege mislukt?

Zonder zo’n slot is elke drukke zaterdagochtend een gok. Met een slot dat te lang duurt lijkt je agenda voller dan hij is.

Je verbinding valt weg terwijl je iets verandert

Dit is het moment waarop mensen iets twee keer doen en daar later last van krijgen. Je sleept een afspraak, het wieltje blijft draaien en je weet niet of het gelukt is.

1. Doe niets nog een keer. Alles wat je nu herhaalt kan straks dubbel blijken te staan.
2. Kijk of het aan jou ligt door een andere site te proberen.
3. Schrijf op wat je aan het doen was, met de naam erbij en de oude en de nieuwe tijd.
4. Ververs je scherm zodra je weer verbinding hebt en kijk wat er werkelijk staat.
5. Pas daarna voer je de wijziging alsnog in, als hij er niet in blijkt te staan.

Spreek af wie er na zo’n storing opruimt. Laat één persoon de dag nalopen op dubbelen en houd de rest erbuiten, anders ontstaat er tijdens het opruimen een tweede ronde botsingen.

Met twee apparaten zelf natrekken

Dit is de enige manier om zeker te weten hoe een systeem zich gedraagt. Pak een computer en een telefoon, log op allebei in en open op allebei dezelfde week.

1. Maak op de computer een afspraak en kijk hoe lang het duurt voor hij op de telefoon verschijnt zonder dat je ververst.
2. Open dezelfde afspraak op allebei, verander op het ene de tijd en op het andere de behandeling en sla ze kort na elkaar op.
3. Kijk wat er overblijft en of er ergens een waarschuwing verscheen.
4. Zet op de telefoon wifi en mobiel netwerk uit, verzet een afspraak, zet de verbinding weer aan en ververs.
5. Boek tot slot op je eigen boekingspagina een tijd die je op de computer op datzelfde moment aan het vullen bent.

De derde en de laatste stap vertellen je het meeste. Noteer wat je ziet en leg het naast wat de verkoper je vertelde.

Afspraken in het team schelen meer dan instellingen

Het laatste stukje lost techniek niet op. Wat wel helpt zijn een paar afspraken met elkaar.

• Tijdens openingstijd maakt één persoon nieuwe afspraken. De rest kijkt mee en meldt.
• Wie van huis uit iets verandert terwijl de zaak open is laat dat even weten.
• Laat boekingen zoveel mogelijk via je boekingspagina lopen, dan bewaakt het systeem de bezetting en niet een mens.
• Loop bij sluitingstijd het dagoverzicht van morgen één keer door op dubbelen.

Die laatste kost twee minuten en vangt bijna alles wat er overdag misging. Een dubbele afspraak die je ’s avonds ziet los je met één telefoontje op. Zie je hem pas om half drie, dan kost hij je een klant.

Hoe doolioo met tegelijk omgaat

Bij doolioo kijken alle schermen naar dezelfde agenda: de computer op de balie, een tablet in de zaak en de telefoon in je zak. Je installeert niets en iedereen werkt met zijn eigen inlog, zodat terug te zien is wie wat gedaan heeft.

• Een online boeking kan alleen landen op een plek die op dat moment vrij is, dus je boekingspagina kan je agenda niet dubbel vullen.
• Boekingspagina, agenda, klantkaart, kassa en voorraad horen bij één abonnement, dus iedereen kijkt naar dezelfde gegevens.
• Een bevestiging en een herinnering gaan bij ons via WhatsApp en de AI-assistent kijkt met je mee.
• Solo is € 19 per maand, Salon € 39 met collega’s erbij en Studio € 89 tot tien vestigingen, per maand opzegbaar.

Doe de proef met twee apparaten in de 14 dagen die je zonder betaalgegevens kunt meedraaien. Klaarzetten kost ongeveer ongeveer een uur en bij jaarbetaling zitten er 2 maanden gratis bij. Je begint op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en de agenda staat op online agenda.