Doolioo kennisbank · Salon software
Welke salonsoftware biedt geïntegreerde afsprakenplanning en klantenbeheer?
Geïntegreerd staat op vrijwel elke aanbiederspagina en het woord zegt uit zichzelf bijna niets. Twee losse programma’s die ’s nachts een bestand uitwisselen noemen zichzelf ook zo. Wat jij wilt weten is of je agenda en je klantbestand naar precies dezelfde gegevens kijken of dat er een brug tussen ligt die af en toe wegvalt. Hieronder staan drie betekenissen naast elkaar, plus een proef van een half uur waarmee je zelf vaststelt welke van de drie je voor je hebt.
In het kort
Bijna elk salonpakket noemt zijn afsprakenplanning en zijn klantenbeheer geïntegreerd, dus een lijstje met namen brengt je niet verder. De bruikbare vraag is hoe diep dat zit. Er zijn grofweg drie niveaus: één omgeving waarin de agenda en de klantkaart dezelfde gegevens gebruiken, twee producten van dezelfde leverancier die aan elkaar geknoopt zijn, of twee programma’s van twee makers die periodiek een bestand doorgeven. Het niveau herken je aan drie dingen: log je maar één keer in, is een wijziging aan de ene kant onmiddellijk aan de andere kant te zien en bestaat een klant precies één keer. Bij doolioo zitten de agenda, de klantkaart, de boekingspagina en de kassa in dezelfde omgeving, dus daar valt niets te koppelen.
- Online afspraken
- Salon software
- Nederlandse markt
Het woord is versleten geraakt doordat iedereen het gebruikt. Een leverancier die twee schermen achter dezelfde inlog heeft gezet mag het zeggen. Een leverancier die elke nacht een lijst met klanten overpompt naar een tweede programma mag het ook zeggen. Allebei die claims zijn niet gelogen en toch werk je er heel anders mee.
Wij verkopen zelf zo’n pakket, dus wij hebben belang bij het antwoord. Daarom gaat het hieronder vooral over hoe je het zelf nakijkt. Dezelfde handelingen kun je woord voor woord op ons loslaten.
Drie niveaus achter hetzelfde woord
Zet de drie naast elkaar en het woord krijgt ineens betekenis. Je hoeft geen techniek te begrijpen om te zien in welke kolom een aanbieder thuishoort.
| Niveau | Wat je ervan merkt in de zaak | Waar het knelt |
|---|---|---|
| Één omgeving, dezelfde gegevens | Je verbetert een naam in de agenda en hij staat ook op de kaart | Je zit vast aan wat die ene leverancier voor beide kanten bedacht heeft |
| Twee producten van één maker, aan elkaar geknoopt | Je logt één keer in en voelt de naad alleen bij zeldzame handelingen | Iets nieuws aan de ene kant komt pas later aan de andere kant |
| Twee makers, een bestand ertussen | Je klant staat pas morgen in het tweede programma | Loopt de uitwisseling vast, dan merk je dat weken later |
Geen van de drie is op voorhand fout. Het derde niveau kan prima werken voor iets wat je één keer per maand nodig hebt, zoals een uitdraai voor je boekhouder. Voor de plek waar je vijftig keer per dag komt is het slopend.
Zes vragen waar het niveau uit blijkt
Dit zijn de vragen die een verkoopgesprek in twee minuten eerlijk maken. Stel ze aan de telefoon en let vooral op hoe snel er antwoord komt.
- Hoe vaak moet iemand ’s ochtends inloggen voordat hij alles ziet wat hij nodig heeft?
- Als ik in de agenda een telefoonnummer verbeter, staat het nieuwe nummer dan meteen op de klantkaart?
- Kan ik vanuit een afspraak in één klik naar de historie van die persoon springen en weer terug?
- Staat een klant die vorig jaar twee keer kwam er één keer in of twee keer?
- Wordt een afspraak die ik verzet ook in de historie bijgewerkt of blijft de oude tijd daar staan?
- Zit er ergens een moment waarop gegevens worden overgezet en wat gebeurt er als dat moment overgeslagen wordt?
De laatste is de verklikker. Waar een antwoord begint met ’s nachts of met één keer per uur heb je te maken met twee systemen die elkaar op afstand bijhouden. Dat is geen ramp en het is wel iets anders dan wat er op de website stond.
De proef van een half uur
Je hoeft niemand op zijn woord te geloven. Zet een wekker op dertig minuten, log in op een proefomgeving en loop deze stappen af. Verzin een klant met een naam die je later makkelijk terugvindt.
- Maak in de agenda een afspraak voor die verzonnen klant en vul alleen een naam en een telefoonnummer in. Kijk daarna of er vanzelf een klantkaart bestaat.
- Open die kaart en verander een cijfer van het telefoonnummer. Ga terug naar de afspraak en kijk welk nummer daar nu staat.
- Sleep de afspraak naar een andere dag. Staat op de kaart daarna de nieuwe datum of nog de oude?
- Boek via je openbare boekingspagina een tweede afspraak op datzelfde telefoonnummer. Hangt hij aan de bestaande kaart of komt er een tweede kaart bij?
- Zet die tweede afspraak op niet verschenen en kijk of je dat een scherm verderop op de kaart terugziet.
- Reken de eerste afspraak af voor een symbolisch bedrag en zoek daarna op de kaart naar die bon.
- Verwijder de verzonnen klant tot slot en kijk wat er dan met de twee afspraken gebeurt.
Ben je binnen een half uur rond en klopte alles, dan is het woord waargemaakt. Loop je vast bij stap twee of bij stap vier, dan weet je precies waar de naad ligt en kun je er gericht naar vragen.
Wat je hoort en wat je terugvraagt
Verkooptaal is niet oneerlijk, hij is alleen ruim. Deze vier zinnen kom je bij een rondje bellen zeker tegen en achter elke zin staat de vraag die hem scherp maakt.
| Wat er gezegd wordt | Wat je terugvraagt |
|---|---|
| Alles zit in één systeem | Kom ik vanuit een afspraak op de klantkaart zonder opnieuw te zoeken? |
| Wij koppelen met van alles | Bedoelt u een onderdeel van uw eigen pakket of een programma van buiten? |
| De gegevens worden gesynchroniseerd | Hoe vaak gebeurt dat en wat zie ik als het een keer overslaat? |
| Klantenbeheer zit erbij | Landt een online boeking op een bestaande kaart of maakt hij een nieuwe aan? |
Schrijf de antwoorden op terwijl je belt. Een aanbieder die dit soort vragen prettig vindt is meestal ook de aanbieder die je over een jaar nog aan de lijn krijgt.
Wanneer dit je weinig oplevert
Eerlijk is eerlijk, er zijn salons waar de diepte van de koppeling nauwelijks uitmaakt. Herken je jezelf hierin, kies dan op iets anders.
- Je werkt alleen en ziet vijftien mensen per week, allemaal bekenden van wie je de gegevens uit je hoofd kent.
- Je bewaart bewust niet meer dan een naam en een tijd, omdat je met historie niets doet.
- Je hebt één handeling met een vaste duur, dus aan een afspraak valt weinig te administreren.
- Je draagt je zaak volgend jaar over en je wilt tot die tijd niets omgooien.
In al die gevallen is een eenvoudige agenda goedkoper en sneller. Het omslagpunt ligt bij de eerste medewerker of bij het moment waarop je je klanten iets wilt vertellen wat verder gaat dan de tijd van morgen.
Waar doolioo in dit rijtje staat
Doolioo hoort in de bovenste regel van de tabel hierboven. De agenda, de klantkaart, de boekingspagina, de kassa en de voorraad staan in dezelfde omgeving en werken met dezelfde gegevens. Er is dus geen uitwisseling die ’s nachts moet lopen en er is geen tweede inlog.
- Vanuit een afspraak sta je met één klik op de kaart van die persoon en net zo snel weer terug.
- Een boeking die binnenkomt zoekt eerst of die klant al bestaat voordat er iets nieuws wordt aangemaakt.
- Een herinnering via WhatsApp vertrekt vanuit de afspraak zelf en de AI-assistent kijkt in dezelfde gegevens mee.
- Werk je alleen, dan is Solo € 19 per maand. Heb je personeel, dan wordt het Salon voor € 39. Bij tien vestigingen kom je op Studio voor € 89.
- Wat je er niet bij krijgt: een eigen pinautomaat, een boekhouding of bezoekers van een marktplaats.
Laat die proef van een half uur gerust op ons los in de 14 dagen waarvoor je geen betaalgegevens hoeft in te vullen. Alles klaarzetten kost ongeveer ongeveer een uur. Je begint op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en welke onderdelen er zijn lees je op alle functionaliteiten.
Kennisbank
Meer vragen over salon software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Salonsoftware voor alle salons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Is geïntegreerd hetzelfde als alles in een pakket?
Niet helemaal. In één pakket kunnen twee onderdelen zitten die los van elkaar gebouwd zijn en elkaar op afstand bijhouden. Alles in één abonnement kopen zegt iets over je rekening en niet over de techniek. De proef hierboven maakt dat verschil zichtbaar.
Kan ik mijn bestaande klantenbestand meenemen?
Meestal wel, als je het uit je huidige programma krijgt in een bestand met kolommen. Vraag vooraf welke velden er overkomen en welke niet. Laad in je proefperiode een klein deel en kijk of namen en nummers netjes op hun plek belanden.
Wat is het eerste teken dat een koppeling stukzit?
Een klant die aan de ene kant wel bestaat en aan de andere kant niet. Kijk daarom af en toe of het aantal klanten in beide schermen ongeveer gelijk loopt. Bij twee systemen die een bestand uitwisselen is dat een controle die je elke maand even doet.
Moet ik hier als eenmanszaak al over nadenken?
Alleen als je meer met je klanten doet dan een tijd afspreken. Bewaar je voorkeuren, bezoeken en bedragen, dan wil je die aan de afspraak vast hebben zitten. Doe je dat niet, dan volstaat een agenda voorlopig.