Vier stappen en wat er bij elke stap knelt

Groei in een barbershop gaat met sprongen en niet met een beetje per maand. Je hebt er een zaterdaghulp bij of je hebt hem niet. Zoek in deze tabel de regel waar je nu staat en kijk daarna één regel lager.

De middelste kolom regelt bijna iedereen op tijd, want een dubbele boeking merk je dezelfde dag. De rechterkolom blijft liggen tot iemand vraagt wat hij vorige maand heeft omgezet. Dan is het te laat om het nog uit te zoeken.

Van één naam naar twee: je boekingspagina moet ineens kiezen

Zolang jij de enige bent valt er voor je klant niets te kiezen. Hij pakt een tijd en jij staat er. Komt er een tweede barber, dan gaat je boekingspagina een vraag stellen die er nooit was: bij wie wil je zitten?

Die vraag heeft drie antwoorden en pakketten gaan vooral op het derde de mist in.

• Wie voor Mo komt hoort alleen de uren te zien waarop Mo er daadwerkelijk is.
• Wie voor jou komt hoort jouw uren te zien, ook als jij die week maar drie dagen staat.
• Wie het niet uitmaakt hoort een knop te hebben waarmee hij bij de eerste vrije stoel terechtkomt.
• Ontbreekt dat derde antwoord, dan kiest zo iemand de naam die hij kent en dat is bijna altijd de jouwe.

Dat laatste kost je precies wat je met een tweede barber wilde bereiken. Jouw uren zitten binnen twee weken vol terwijl hij half leeg zit. Zet daarom in een proefperiode je eigen telefoon erbij en boek drie keer als klant: één keer bij jezelf, één keer bij je nieuwe barber en één keer zonder voorkeur. Landt die derde boeking bij de drukste naam, dan weet je genoeg.

De week voordat je hulp zijn eerste zaterdag draait

De grootste fout bij stap twee is dat je iemand op zijn eerste zaterdag onder jouw inlog laat werken, omdat je het invoeren nog niet hebt geregeld. Dat is één zaterdag bedoeld en het duurt daarna een jaar. Zet in de week ervoor deze vijf dingen klaar.

1. Zet hem met zijn eigen naam en zijn eigen inlog in het systeem, met zijn zaterdag als vast patroon in plaats van als losse uren van die ene week.
2. Geef zijn diensten de tijd die hij nu nodig heeft en niet de tijd die jij nodig hebt. Iemand die net begint is voor dezelfde fade langer bezig.
3. Bepaal wat hij mag: mag hij een prijs aanpassen, mag hij een afspraak weghalen en ziet hij de cijfers van de hele shop of alleen die van zijn eigen dag.
4. Laat hem drie bonnen zelf afsluiten terwijl jij ernaast staat. Daar komt uit of het aantal handelingen werkbaar is voor iemand die het systeem niet kent.
5. Spreek af wie er belt als hij een zaterdag niet kan. Het systeem hoort je in één blik te laten zien wie er die dag bij hem stond.

Aan de kassa: van één la naar vier namen

Zolang je alleen staat is een kassa een la met briefjes. Vanaf de tweede barber is het een verdeling. Elke bon hoort bij een naam en die naam is niet altijd degene die op de knop drukt.

• Op een drukke zaterdag sluit degene die vrij is de bon af van de klant van iemand anders. De omzet hoort dan nog steeds bij de barber die geknipt heeft.
• Een klant die een baard bij de een en een fade bij de ander laat doen staat op één bon met twee namen erop.
• Geeft iemand een pommade mee, dan is dat verkoop en geen knipbeurt. Die twee hoor je apart terug te zien.
• Iemand die een gehuurde stoel bezet sluit zijn eigen bonnen af, want zijn omzet telt niet mee in die van de shop.

Het cijfer per barber is de eerste reden waarom een shop met vier namen software nodig heeft en een shop met één naam er nog onderuit komt. Zodra iemand op percentage werkt is dat cijfer geen rapportage meer maar de basis van zijn loon. Test daarom of je het per dag kunt opvragen en niet alleen per maand.

Wat er in Nederland verder bij komt kijken

Een shop in Rotterdam heeft dingen nodig die op een buitenlandse functielijst niet voorkomen. Je klant merkt ze meteen.

• Je klant wil met iDEAL kunnen afrekenen. Een pakket dat alleen creditcards aanneemt jaagt de helft van je klanten terug naar contant.
• Herinneringen via WhatsApp worden gelezen en een mail niet. Bij dertig korte afspraken per dag is dat het verschil tussen een volle en een halve zaterdag.
• Gaat er op zaterdagmiddag iets mis, dan wil je iemand aan de lijn die je in het Nederlands te woord staat.
• Je klantenbestand en je omzetgeschiedenis zijn van jou. Vraag hoe een uitdraai eruitziet voordat je begint met invoeren, want daarna vergelijk je niet meer eerlijk.

Waar doolioo in deze stappen staat

Wij maken zelf zo’n pakket, dus weeg deze alinea als wat hij is. Doolioo rekent per pakket en niet per hoofd. Sta je alleen in je shop, dan kost het € 19 per maand. Komt er iemand bij, dan stap je één keer over naar € 39 voor de hele shop en daarna verandert dat bedrag niet meer, of je nu twee of vier barbers hebt staan. Voor meerdere shops is er € 89 tot tien vestigingen.

In dat bedrag zit het hele pakket: je agenda, de pagina waarop klanten zelf een tijd prikken, de kassa, de klantkaart, je voorraad pommades en scheerspullen, de berichten via WhatsApp en de AI-assistent. Per afspraak gaat er niets af en een klant die voor het eerst binnenkomt kost je ook niets. Wie via jouw pagina boekt hoort bij jouw shop. Wij zijn geen marktplaats, dus wij verhandelen geen bezoekers.

De andere kant hoort er ook bij. Wij leveren geen pinautomaat, wij doen je boekhouding niet en wij brengen geen klanten aan. Zit je boven de tien shops of wil je een systeem waarin de kassa de hoofdzaak is, dan past er iets anders bij je. Meedraaien kan 14 dagen zonder betaalgegevens, het klaarzetten kost ongeveer ongeveer een uur en de bedragen staan op prijzenpagina.