De klant komt voor een naam en niet voor een adres

In een salon boekt iemand de salon en is de stylist een detail. Bij jou is het omgekeerd. Wie drie jaar bij dezelfde barber zit laat zich niet zomaar door zijn collega knippen, ook niet als die collega in hetzelfde pand staat.

Dat betekent iets voor je boekingspagina. Er zijn klanten die voor de buurt komen en klanten die voor de persoon komen. Die eerste groep wil weten wat er in hún shop nog vrij is en die tweede wil weten waar Mo deze week zit.

• Kan iemand zoeken op een barber en daarna in één lijst zien welke tijden hij in beide shops heeft?
• Ziet hij daarbij ook staan in welk pand die tijd valt, zonder dat hij het adres moet opzoeken?
• Kan iemand omgekeerd eerst een shop kiezen en daarna alleen de barbers zien die daar die week staan?

Kies één route als hoofdweg en controleer daarna of de andere ook werkt. Pak daarvoor je eigen telefoon en boek als klant, want alleen zo zie je wat er op dat kleine scherm gebeurt.

Mo staat maandag in Noord en zaterdag in Centrum

Hier lopen pakketten op stuk, terwijl dit bij ons het gewoonste geval is dat er bestaat. Stel het niet als vraag aan een verkoper maar bouw het na. Twintig minuten en je weet het.

1. Maak twee shops aan en geef ze de namen die jij ook op de deur hebt staan.
2. Zet Mo één keer in het systeem met maandag tot en met woensdag in de ene shop en zaterdag in de andere.
3. Open je boekingspagina en probeer hem op zaterdag in de eerste shop te boeken. Lukt dat, dan staat hij er twee keer in en krijg je mensen in het verkeerde pand.
4. Zet een blok in zijn zaterdag en kijk of die tijd in de andere shop ook als bezet verschijnt.
5. Verplaats zijn maandag naar het andere pand. Wat gebeurt er met de mensen die daar al bij hem geboekt stonden? Je wil hun namen en nummers op je scherm zien.
6. Vraag of er reistijd tussen twee panden te blokkeren valt, want tussen twee wijken zit een half uur waarin niemand knipt.

Eén persoon met een rooster per pand is het antwoord dat je wil horen. Twee losse gebruikers voor dezelfde barber lijkt even te werken en levert je in de derde week een dubbele boeking op, omdat die agenda’s elkaar niet kennen.

Wat per shop mag verschillen

Twee shops van dezelfde eigenaar zijn geen kopie van elkaar. In het centrum reken je vaak iets meer dan in de wijk en het aantal stoelen is ook niet hetzelfde. Een pakket dat één prijslijst oplegt dwingt je tot een keuze die je niet wil maken. Houd deze regel aan: dezelfde naam voor dezelfde dienst, een eigen bedrag per shop.

Vraag ook hoe je een tweede shop inricht. Kun je je diensten en je tijden overnemen van het eerste pand en daarna per shop afwijken? Moet alles opnieuw ingetikt worden, dan behandelt het systeem je panden als twee losse zaken.

De vaste klant die bij je andere shop binnenstapt

Dit komt vaker voor dan je verwacht, vooral bij panden die dicht bij elkaar liggen. Iemand is in de buurt, ziet dat het meevalt en stapt binnen bij een barber die hij niet kent.

• Op het scherm hoort te staan dat hij bekend is, wanneer hij voor het laatst is geweest en bij wie hij normaal zit.
• De aantekening over zijn hoofd hoort mee te komen, want de barber van dat pand weet niet hoe kort hij het aan de zijkanten wil.
• Werkt hij met een tegoed, dan hoort dat in beide shops te gelden of nergens.

Vraag daarom of je klanten in één bestand staan of per pand apart. Twijfel je, kies dan voor één bestand. Splitsen kan later in je cijfers en twee bestanden samenvoegen kost je een middag dubbele namen opruimen.

De barber die vertrekt en zijn klanten meeneemt

Bij twee shops komt dit een keer voorbij. Iemand gaat voor zichzelf beginnen of naar een collega om de hoek en een deel van zijn klanten gaat mee. Dat is niet tegen te houden met software. Wat je wel kunt regelen is dat je shop blijft werken op de dag dat hij zijn sleutel inlevert.

1. Zijn inlog intrekken zonder dat de bonnen en de afspraken uit je historie verdwijnen, want je hebt die cijfers nodig.
2. Zijn resterende afspraken in één handeling naar een collega zetten in plaats van ze één voor één te verplaatsen.
3. De klanten die bij hem stonden een bericht sturen dat hun tijd blijft staan, met de mogelijkheid om zelf te verzetten.
4. Zijn dagen uit het rooster halen zonder dat er een gat in je boekingspagina valt.

Vraag daarnaast wat er gebeurt met alles wat je hebt ingevoerd als jíj ooit opzegt. In welke vorm krijg je je klanten en je omzet dan mee? Dat antwoord wil je hebben voordat er in twee shops jaren aan klantkaarten staan.

Tot tien shops en wat je daarboven zoekt

Bij doolioo hoort werken met meerdere panden bij Studio, € 89 per maand tot maximaal tien vestigingen. Dat is één bedrag voor het geheel in plaats van een abonnement per shop. Dezelfde onderdelen zitten erin als in de kleinere pakketten, van het online boeken en je agenda tot de kassa, de klantkaart, je voorraad en de AI-assistent, met de WhatsApp-herinneringen erbij.

Zit je boven die tien, dan zeggen wij liever meteen dat je bij ons niet op je plek zit. Bij die aantallen wordt het een ander soort werk. Je wil één prijswijziging in één handeling over al je panden doorzetten en er hoort dan een beheerlaag boven je shops te zitten.

Wat wij niet doen: pinautomaten leveren, je boekhouding bijhouden en bezoekers naar je shops sturen vanuit een eigen vindplaats. Een klant die op jouw pagina boekt blijft van jouw zaak. Zet in de 14 dagen twee shops klaar, hang één barber in beide panden en boek jezelf als klant. Klaarzetten kost ongeveer ongeveer een uur. Aanmelden gaat via https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en de bedragen vind je op prijzenpagina.