Drie dingen die agenda-integratie kan betekenen

Zet de drie naast elkaar voordat je er iemand over belt. Ze klinken hetzelfde en ze lossen andere problemen op.

Die derde is de reden dat mensen erover beginnen en hij zit er het minst vaak in. Vraag dus niet of er een agendakoppeling is maar welke van deze drie regels bedoeld wordt.

De richting bepaalt alles

Een koppeling loopt één kant op, tenzij er uitdrukkelijk staat dat het twee kanten op gaat. Dat verschil is groter dan het klinkt.

• Uitgaand: je werkdag wordt zichtbaar in je eigen agenda-app. Prettig om te kijken, alleen kun je er niets mee wijzigen.
• Inkomend: wat er in je privé-agenda staat komt in de zaak als bezette tijd te staan. Dit is het stuk dat je eigenlijk zocht.
• Twee kanten op: allebei, met de vraag erbij wie er wint als er op hetzelfde uur twee dingen staan.
• Geen koppeling: je opent de zaakagenda gewoon zelf, op het toestel dat je op dat moment vasthebt.

Die laatste regel wordt vaak overgeslagen. Draait je pakket in de browser, dan heb je geen koppeling nodig om je dag op je telefoon te zien. Je opent hem en hij is bij. Wat je dan nog mist is dat werk en privé in één lijstje onder elkaar staan.

Wat er meegaat en wat je liever niet meestuurt

Zet je een leeslink naar je persoonlijke agenda, dan komt daar informatie over je klanten in terecht. Bedenk vooraf hoeveel dat moet zijn.

• De tijd en de duur: die heb je nodig, anders heeft het hele ding geen zin.
• De voornaam van de klant: handig voor jou en hij staat vanaf dat moment in een account bij een ander bedrijf.
• Het telefoonnummer: zelden nodig in je privé-agenda, want de zaakagenda ligt ernaast.
• De notitie bij de klant: laat dat weg. Een opmerking over iemands haargrens hoort niet in een lijstje dat je thuis op de televisie deelt.

Kun je niet kiezen wat er meegaat, dan is dat een reden om het niet aan te zetten.

De vertraging waar korte afspraken op stuklopen

Een agenda waarop je je abonneert wordt niet doorlopend bijgewerkt. Je agenda-app haalt zo’n lijst een paar keer per dag op en bepaalt zelf wanneer. Soms kun je dat instellen en meestal niet.

In een salon met blokken van twee uur merk je dat nauwelijks. In een barbershop wel.

• Iemand boekt om half drie een tijd van drie uur. In je telefoon staat hij dan nog niet.
• Je zegt een klant af en in je eigen app blijft die afspraak nog een halve dag staan.
• Je schuift een barber naar een andere dag en de oude regel blijft naast de nieuwe staan.
• Je hebt twee keer op abonneren gedrukt en nu staat je hele week dubbel.

Daarom is de regel kort: gebruik zo’n lijst om te kijken en nooit om op te werken. Alles wat je wijzigt, wijzig je in het pakket zelf.

Eén agenda is de baas

De enige opzet die op de lange duur blijft werken is die waarin één agenda de waarheid is. In een barbershop kan dat alleen de zaakagenda zijn, om de eenvoudige reden dat je klant daartegen aan boekt.

Dat betekent iets voor je eigen leven. Alles wat tijd kost hoort in die ene agenda te staan, of het werk is of niet.

1. Zet je vaste vrije dag er als terugkerend blok in en niet alleen in je hoofd.
2. Zet je sportavond of het ophalen van je kind per week neer, per barber apart.
3. Zet je vakantie in één handeling neer en controleer of het online aanbod dichtgaat.
4. Blokkeer het uur waarin je de zaak opruimt, anders boekt iemand het van je weg.
5. Zet het laatste kwartier voor sluitingstijd dicht als je daar altijd overheen gaat.

Dat kost je tien minuten per kwartaal en het lost het probleem op waarvoor je die koppeling wilde. Niemand kan boeken op tijd die er niet is.

Gebruiksvriendelijk is wel te meten

Het woord uit de vraag valt niet te beoordelen met een cijfer van een aanbieder. Wat je wel kunt doen is dit bij elke kandidaat in twintig minuten aflopen en de uitkomsten naast elkaar leggen.

1. Tel hoeveel tikken het kost om de koppeling aan te zetten en of je er een handleiding bij nodig had.
2. Kijk of elke barber zijn eigen lijst krijgt of dat je alleen de hele zaak kunt doorgeven.
3. Boek een afspraak en klok hoe lang het duurt voordat hij in je telefoon opduikt.
4. Verwijder die afspraak en klok hoe lang de oude regel daar blijft staan.
5. Zet een privé-afspraak in je telefoon en kijk of je boekingspagina dat uur dichtzet.
6. Zet de koppeling weer uit en kijk of alles netjes uit je eigen agenda verdwijnt.

Stap vijf is de enige die echt iets oplost en hij valt bij veel pakketten weg. Stap zes vergeet bijna iedereen, terwijl die bepaalt hoe vervelend het is om er later weer vanaf te komen.

Hoe wij het zelf doen

Wij verkopen zelf salonsoftware, dus dit is wat een aanbieder over zijn eigen lijstje zegt. Bij doolioo zitten de agenda, de boekingspagina, de klantkaart en de kassa onder één dak, dus daarbinnen valt niets te koppelen. Dat is de bovenste regel van de tabel bovenaan deze pagina.

Verder draait het in de browser. Dezelfde dag staat op het toestel in je zak, op een tablet naast de stoel en op de computer bij de balie, allemaal onder je eigen inlog. Voor veel shops is dat genoeg reden om de vraag naar een koppeling te laten vallen, want er is dan geen tweede agenda meer die bij moet blijven.

Wil je het toch aan iets anders hangen, vraag ons dan net als elke andere aanbieder wat er precies mogelijk is en in welke richting dat loopt. Dat is de enige manier om er zeker van te zijn. Je mag het 14 dagen gebruiken voordat er een betaalmiddel aan te pas komt. Het opzetten vraagt ongeveer ongeveer een uur en meer over de agenda staat op online agenda.