Vier betekenissen van het woord koppelen

Zegt een leverancier dat het te koppelen is, vraag dan door welke van deze vier hij bedoelt. Het verschil in werk aan jouw kant is enorm.

De middelste twee heten allebei koppeling terwijl ze in je werkdag niets op elkaar lijken. Een export blijft handwerk. Een verbinding loopt vanzelf, tot een van de twee partijen iets verandert aan zijn kant.

Welke kant moeten de gegevens op?

Dit is de vraag die het gesprek met een leverancier kort maakt. Een koppeling heeft een richting en de meeste salons hebben er maar één nodig.

• Van agenda naar kassa: de afspraak en het bedrag komen in je kassa terecht, zodat je daar niets meer intikt. Dit is wat de meeste salons eigenlijk willen.
• Van kassa naar agenda: wat er is afgerekend komt terug bij de klantkaart, zodat je ziet wat iemand vorige keer heeft betaald.
• Beide kanten op: klinkt het mooist en is het duurst. Bovendien moet dan vastliggen welk systeem gelijk heeft bij verschil.

Kies één richting en één leidend systeem. Denken beide pakketten dat zij de waarheid bevatten, dan zit je aan het einde van elke maand niet te boekhouden maar te rechercheren.

De vragen die je aan allebei je leveranciers stelt

Stel ze schriftelijk, want een koppeling is een afspraak tussen twee partijen die elkaar verder niet kennen. Vraag beide kanten hetzelfde en leg de antwoorden naast elkaar.

1. Bestaat er al een kant-en-klare verbinding met dit specifieke pakket, of moet er nog iets gebouwd worden?
2. Wat kost het om hem te maken en wat kost het per maand om hem te houden?
3. Welke gegevens gaan er precies over en welke niet? Bedragen, btw-tarief, medewerker, klantgegevens, fooi?
4. Hoe vaak wordt er uitgewisseld: meteen, elk uur of één keer per nacht?
5. Wie bel ik als het stopt? En wat is er afgesproken over hoe snel het weer draait?
6. Wat gebeurt er met de verbinding als een van de twee pakketten een update krijgt?
7. Als ik over twee jaar met een van de twee stop, wat neem ik dan mee?

Vraag zes wordt het vaakst overgeslagen en is de belangrijkste. Zolang niet duidelijk is wie de verbinding onderhoudt zodra er iets verandert, koop je vooral een risico.

Drie signalen dat dubbel invoeren je aan het inhalen is

Twee systemen naast elkaar is niet per se fout. Bij een paar bonnen per dag merk je er weinig van. Er zijn drie momenten waarop het kantelt.

1. Je komt er niet meer uit als iets niet klopt. Iemand belt over een bedrag van vorige maand en jij krijgt de afspraak en de betaling niet meer op elkaar gelegd.
2. Er komt een tweede persoon bij. Zolang jij alleen werkt zit de koppeling in je hoofd. Zodra iemand anders afrekent, moet de afspraak over wie wat invoert op papier staan.
3. Je gaat het invoeren uitstellen. Wat op de dag zelf twee minuten kost, wordt op zondagochtend een uur. En wat op zondagochtend moet, gebeurt een keer niet.

Herken je er twee van de drie, dan is de vraag niet meer óf je iets gaat veranderen maar wanneer. Herken je er geen enkele, dan is er ook geen haast bij.

Wanneer overstappen goedkoper is dan koppelen

Nu de rekensom waar het meestal op uitdraait. Zet twee kolommen op een vel papier en vul in wat je weet.

Links: wat je nu betaalt voor je kassa, plus wat een verbinding kost om te maken en te houden, plus de tijd die je kwijt blijft aan wat er toch met de hand moet. Rechts: het abonnement van een pakket waar de kassa al in zit, plus de moeite van één keer overstappen.

• Loopt de huur van je kassa-apparatuur nog een jaar door, dan is dat een argument om te wachten tot die afloopt.
• Heb je je spullen zelf gekocht en zijn ze afgeschreven, dan kost stoppen je verder niets.
• Betaal je maandelijks voor een verbinding tussen twee pakketten, tel dat bedrag dan een keer op voor twaalf maanden. Dat verbaast de meeste mensen.
• Zit je kassa vol met jaren aan bonnen, reken dan mee dat je die geschiedenis nog nodig kunt hebben.

In veel salons valt die som naar rechts uit, omdat het onderhouden van een verbinding geld kost zonder dat er iets voor terugkomt. Niet altijd trouwens: bij een kassa waar je personeel blind op werkt is die gewenning ook geld waard.

Overstappen zonder je bonnen kwijt te raken

Besluit je je kassa te vervangen, doe het dan in deze volgorde. Niets hiervan is spannend. Precies daarom gaat het vaak mis.

1. Vraag je huidige leverancier hoe je je gegevens eruit krijgt en in welk bestandsformaat. Doe dat voordat je opzegt.
2. Haal je omzetgeschiedenis eruit en berg die op waar je boekhouder erbij kan. Je bewaarplicht loopt door nadat je afscheid hebt genomen.
3. Zet je behandelingen en je producten in het nieuwe pakket, met de prijzen die je vandaag rekent.
4. Draai een week lang allebei de systemen naast elkaar, op je rustigste dagen.
5. Kies een maandag om over te gaan en geen zaterdag. Doe het aan het begin van een maand, dan is je boekhouding netjes te splitsen.
6. Zeg pas op nadat je een volle week hebt gedraaid zonder ergens met de hand te corrigeren.

Vraag ook aan de nieuwe leverancier hoe je er weer uit komt als het tegenvalt. Stel die vraag gerust aan ons. Wie daar vaag over doet, vertelt je iets.

Hoe dit bij doolioo ligt

Wij bouwen geen verbindingen met kassasystemen van andere leveranciers. Bij doolioo zit de kassa al in het abonnement, naast je agenda, je klantkaart, je voorraad en de boekingspagina voor je klanten. Dat is een keuze met een voordeel en een nadeel.

Het voordeel is dat er niets te koppelen valt. Je sluit de bon af op basis van de afspraak die al in je agenda stond en je cijfer per medewerker komt uit dezelfde bron. Het nadeel is dat je je huidige kassa dan opzij zet. Bevalt die uitstekend, dan is dat geen kleine stap.

Solo is € 19 per maand voor wie in zijn eentje werkt, Salon € 39 bij een team en Studio € 89 voor maximaal tien vestigingen. Je kunt het 14 dagen naast je huidige kassa laten meelopen zonder betaalgegevens achter te laten. Het opzetten duurt ongeveer ongeveer een uur en je start op https://www.doolioo.nl/aanmelden/.