Schrijf op wat iemand anders opnieuw kan maken

Er is een korte toets voor elke aantekening die je typt. Zou een collega met deze regels hetzelfde resultaat neerzetten zonder iets te hoeven vragen? Zo niet, dan mist er iets. Zo ja, dan mag je stoppen met schrijven.

• Het product met de verhouding en de ontwikkelaar erbij. Een kleur zonder percentage is een halve aantekening.
• De inwerktijd die je echt hebt aangehouden, dus niet de tijd die op de verpakking staat.
• Waar je begonnen bent en in welke volgorde je gewerkt hebt. Bij een uitgroei of een verloop maakt dat alles uit.
• Het resultaat zoals het er droog uitzag, want nat beoordeel je het anders.
• Wat de klant erna zei. Een half woord over te donker of te warm is je opdracht voor de volgende keer.
• Wat je de volgende keer anders doet. Dat is de enige regel die je later echt terugzoekt.

Zet er ook bij wat je hebt afgeraden en waarom je dat deed. Wie dat overslaat voert elk halfjaar hetzelfde gesprek over een lichte balayage op haar dat het niet trekt.

Waar je pen stil hoort te blijven

Een klantkaart is een verzameling persoonsgegevens en jij bepaalt wat erin komt. Alles wat je vastlegt kan op een dag gelezen worden door een medewerker die nu nog niet bij je werkt. Ook je klant mag vragen wat je over haar hebt opgeschreven. Dat is de maat die je aanlegt.

Aantekeningen over iemands gezondheid of privéleven horen daar niet in thuis. Geen ziektebeeld, geen zwangerschap die nog niet verteld is, geen scheiding, geen geldzorgen en geen oordeel over hoe iemand eruitziet of hoe lastig iemand doet.

• Niet: is somber sinds die scheiding. Wel: wil er in juni anders uitzien, vroeg om een kortere coupe.
• Niet: ziet er verwaarloosd uit. Wel: drie keer thuis geverfd, basis ongelijk vanaf de oren.
• Niet: lag vorig jaar in het ziekenhuis. Wel, als het voor je werk uitmaakt: vraagt om een milde kleuring zonder ammoniak.

Een bruikbare gewoonte: lees je aantekening voor jezelf hardop terwijl je je voorstelt dat de klant over je schouder meekijkt. Voelt dat ongemakkelijk, dan herschrijf je hem tot hij over het haar gaat.

Wie dit mag lezen en wie niet

Zodra er meer dan één stoel staat is de vraag wie erbij kan geen detail meer. Een stagiair die meekijkt, een invalkracht voor drie zaterdagen en een stylist die volgende maand voor zichzelf begint zitten allemaal in datzelfde systeem.

• Ziet iedereen alle klanten of alleen de mensen die bij hem in de stoel zitten?
• Kun je een aantekening als intern markeren zodat hij nooit in een bevestiging of op een bon terechtkomt?
• Wat gebeurt er met de toegang van iemand die weggaat en op welke dag zet je die uit?
• Kan iemand het hele bestand naar buiten halen en zie je terug dat het gebeurd is?
• Wie mag een notitie wijzigen of wissen en blijft de oude tekst dan ergens staan?

Spreek er meteen bij af wat je doet als een klant vraagt welke gegevens je van haar bewaart. Het antwoord is dan de kaart voorlezen, dus schrijf alsof dat elke week gebeurt.

Terugvinden op het moment dat je het nodig hebt

Een aantekening die je niet binnen tien tellen vindt bestaat in de praktijk niet. Op het moment dat je hem zoekt sta je meestal al met handschoenen aan.

1. Zoek op een halve naam en op een telefoonnummer, want de helft van je klanten staat in elk systeem verkeerd gespeld.
2. Zoek op een woord dat in de notitie zelf staat, bijvoorbeeld de naam van een kleur die uit je assortiment verdwijnt.
3. Open de kaart vanuit de afspraak in je agenda en niet via een apart menu, anders doe je het op een volle dag toch niet.
4. Kijk of de laatste drie behandelingen meteen zichtbaar zijn zonder dat je hoeft te scrollen.
5. Controleer of je op je telefoon precies hetzelfde ziet als op de balie.

Vaste kopjes helpen hierbij meer dan een lopend verhaal. Als elke aantekening dezelfde volgorde heeft van formule, tijd, resultaat en volgende keer, dan scan je hem in één blik in plaats van hem te lezen.

Een indeling die je ook in december volhoudt

Elk systeem met notities werkt in januari. De vraag is of je er in december nog steeds iets in zet, op de zaterdag dat er drie mensen tegelijk op je staan te wachten.

• Houd het kort. Vier regels die kloppen zijn meer waard dan een half verhaal dat niemand afmaakt.
• Typ tijdens de inwerktijd en niet aan het eind van de dag. Wat je bewaart tot sluitingstijd schrijf je nooit meer op.
• Gebruik steeds dezelfde woorden voor dezelfde dingen, anders kun je er later niet op zoeken.
• Ruim een keer per jaar op. Een regel die niet meer klopt is schadelijker dan een regel die er niet staat.

Hoe dit in doolioo staat

Wij vinden doolioo hier een goede keuze om één reden: de klantkaart zit in hetzelfde scherm als de agenda en de kassa, dus je leest de vorige behandeling terwijl je de volgende inplant. Er komt geen tweede programma en geen los schriftje meer aan te pas.

• Een klantkaart met afspraakgeschiedenis en notities per klant, in een abonnement dat begint op € 19 per maand voor één medewerker.
• Dezelfde kaart op de balie, op een tablet bij de stoel en op je telefoon, want doolioo draait in de browser.
• Herinneringen via WhatsApp lopen vanuit diezelfde gegevens, dus je houdt één bestand bij in plaats van twee.
• Wat wij niet zijn: geen boekhoudpakket en geen marktplaats. De klant blijft klant van de salon.

Proberen kan 14 dagen, zonder dat je een betaalpas hoeft in te tikken. Klaarzetten kost ongeveer ongeveer een uur. Voer in die dagen drie echte klanten in met hun laatste twee behandelingen, dan weet je genoeg. Aanmelden kan op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en de rest van het abonnement staat op alle functionaliteiten.