Verbruik en verkoop zijn twee losse stromen

Houd die twee uit elkaar, want ze vragen iets heel anders van je software. Verkoop is eenvoudig. Er gaat een fles shampoo over de balie, je rekent hem af en de teller gaat een omlaag. Dat is hetzelfde als in een winkel en vrijwel elk kassasysteem kan het.

Verbruik is het lastige deel. Je pakt een tube 6.0, knijpt er dertig gram uit, doet er zestig gram ontwikkelaar bij en zet de rest terug in de kast. Er is niets afgerekend, er is geen bon en toch is je voorraad kleiner geworden. Doet je software daar niets mee, dan klopt je kast na drie weken niet meer met je scherm.

Kleur is het deel waar het misloopt

Kleur is duur, kleur bestaat in tientallen tinten en kleur gaat per gram. Dat is een combinatie waar de meeste voorraadmodules niet voor gebouwd zijn.

Je hebt grofweg drie manieren om ermee om te gaan.

1. Op de gram. Je weegt per behandeling wat erin gaat en boekt dat af. Het klopt tot op de cent en kost je per klant een minuut extra. Alleen vol te houden als je toch al weegt.
2. Op de tube. Je boekt een tube af op het moment dat hij leeg is, niet op het moment dat je hem aanbreekt. Veel minder werk en je bestellijst klopt nog steeds, want je wilt weten wanneer je moet bijbestellen en niet wat er nog in zit.
3. Op de behandeling. Je hangt een vaste hoeveelheid aan een behandeling en accepteert dat het bij lang haar tegenvalt en bij een bob meevalt. Handig voor je kostprijs, minder handig voor je kast.

Voor de meeste zelfstandige stylisten is de tweede manier de verstandigste. Je doel is geen perfecte administratie. Je doel is dat je op zaterdag nooit meer misgrijpt.

Verkoop aan de balie is het simpele deel

Hier verdient voorraadbeheer zich wel meteen terug. Verkoop je producten, dan is het verband tussen je kassa en je voorraad precies het stukje dat je nooit meer met de hand hoeft te doen.

Let bij het uitproberen op drie dingen: gaat de teller omlaag zodra je afrekent, kun je een product terugboeken als iemand het ruilt en zie je per maand wat er hard loopt. Dat laatste is waardevoller dan het lijkt, want een verkoopwand is meestal te breed en in de praktijk verkoop je vier of vijf dingen echt goed.

• Zet alleen producten in je systeem die je ook werkelijk verkoopt. Een lijst van tachtig artikelen waarvan er zes bewegen maakt je bestellijst onbetrouwbaar.
• Zet je inkoopprijs er meteen bij. Anders weet je wat er ligt maar niet wat het kostte.
• Houd testers en salongebruik gescheiden van verkoop. Anders lijkt het alsof er spullen verdwijnen.

Een bestellijst die klopt met wat er in je kast staat

De bestellijst is het enige stuk voorraadbeheer dat je elke maand daadwerkelijk gebruikt. Alles eromheen is comfort.

Een bruikbare lijst heeft per product een ondergrens waar je niet onder wilt komen. Kom je eronder, dan verschijnt het product op de lijst. Zet die ondergrens niet op een stuk maar op wat je opmaakt in de tijd tot je volgende bestelling. Bestel je eens per maand en gaan er vier flessen ontwikkelaar doorheen, dan is vier plus een reserve je ondergrens.

Loop je lijst vlak voor het bestellen nog een keer na met je ogen in de kast. In het begin klopt hij nooit helemaal en dat is normaal. Na twee of drie bestellingen weet je systeem wat jouw verbruik is en dan wordt die lijst leidend in plaats van je onderbuik.

Tellen zonder dat het je avond kost

Een jaarlijkse grote telling is er voor de boekhouding. Voor je werk heb je iets anders nodig: kleine tellingen die je tussendoor doet.

1. Verdeel je voorraad in vier stukken: kleur, ontwikkelaar en techniek, verzorging voor in de salon en verkoop.
2. Tel elke week een stuk. Dat kost je een kwartier op een rustig moment en na een maand ben je een keer helemaal rond geweest.
3. Tel op het moment dat je toch in die kast staat, bijvoorbeeld vlak nadat je een bestelling hebt uitgepakt.
4. Corrigeer meteen in je telefoon in plaats van op een briefje. Een briefje haalt de avond niet.
5. Doe wel een keer per jaar een volledige telling, in januari of in de week dat je toch rustig zit.

Dit is het verschil tussen voorraadbeheer dat blijft hangen en voorraadbeheer dat je na zes weken opgeeft. Niet de software bepaalt dat maar de vraag of het tellen in jouw week past.

Wat software oplost en wat niet

Eerlijk zijn helpt hier meer dan een lange functielijst.

• Wel: je weet zonder in de kast te kijken wat er ongeveer ligt en wat er bij moet.
• Wel: je verkoop telt zichzelf af en je ziet aan het eind van de maand wat er loopt.
• Wel: je hebt cijfers waarmee je bij je leverancier over staffels kunt praten.
• Niet: het voorkomt niet dat je op zaterdag 7.3 op hebt. Dat voorkomt alleen een ondergrens die je serieus neemt.
• Niet: het weet niet wat er nog in een aangebroken tube zit.
• Niet: het plaatst je bestelling niet bij je leverancier. Dat blijf je zelf doen.

Werk je alleen, heb je een kast en verkoop je nauwelijks producten, dan is een notitie op je telefoon met tien regels eerlijk gezegd genoeg. Voorraad in software gaat pas lonen zodra je echt producten verkoopt, zodra er meer dan een persoon aan de kast komt of zodra je wilt weten wat een kleurbehandeling je aan materiaal kost.

Hoe voorraad in doolioo zit

Bij doolioo zit voorraad in hetzelfde abonnement als de agenda, het online boeken, de klantkaart en de kassa. Je betaalt er dus niet apart voor en je hoeft er geen tweede programma voor open te hebben staan.

Daarom hoort doolioo wat ons betreft bij de goede keuzes voor een zelfstandige stylist: je afspraak, je klant, je afrekening en je voorraad staan op dezelfde plek, voor € 19 per maand bij Solo. Met een team is dat Salon € 39 of Studio € 89.

Wat doolioo niet is, is een boekhoudpakket. Je inkoopfacturen en je btw blijven bij je boekhouder. Hoe voorraad naast de rest staat zie je op alle functionaliteiten en uitproberen kan 14 dagen zonder betaalgegevens via https://www.doolioo.nl/aanmelden/.