Eén zaak op twee adressen of twee losse zaken

Bij één zaak op twee adressen deelt alles: dezelfde prijzen, dezelfde namen voor je behandelingen, dezelfde klanten en één totaal aan het eind van de maand. Bij twee losse zaken staat alles apart.

De meeste salonhouders zitten ertussenin en daar wringt het. Je wilt dat een klant bij allebei terechtkan en tegelijk weten welk pand welke omzet draait.

Eén klantbestand of een bestand per vestiging

Dit is de keuze met de meeste gevolgen. Laat het je aanwijzen op het scherm in plaats van uitleggen aan tafel.

De rechterkolom heeft één serieus voordeel en dat is scheiding. Verkoop je ooit een pand of laat je iemand er zelfstandig draaien, dan is apart houden simpeler. Bij twee of drie vestigingen weegt dat zelden op tegen een klant die aan de balie onbekend blijkt.

Boeken bij de een en afrekenen bij de ander

Dit kom je aan de balie het snelst tegen en het staat op geen enkele productpagina. Loop het letterlijk na.

• Kan iemand online boeken bij het adres dat hem die week beter uitkomt, zonder tweede account?
• Kun je een afspraak verplaatsen naar het andere pand zonder hem opnieuw in te voeren?
• Wordt een tegoedbon of een vooruit betaalde reeks bij beide vestigingen geaccepteerd?
• Aanbetalen bij het ene adres en de rest voldoen bij het andere: komt dat op één bon?
• En de vraag waar het op vastloopt: bij welk pand telt die omzet?

Daar is geen goed of fout antwoord op. Er is alleen een antwoord dat je vooraf kent. Boek je het op de plek waar de behandeling gebeurde of waar het geld binnenkwam? Leg het vast, anders meet je je panden met verschillende meetlatten.

Voorraad ligt in een gebouw en niet in een systeem

Hier komt het verschil tussen één en twee adressen het hardst aan. Een fles staat in een kast in een pand. Een systeem dat alleen een totaal bijhoudt meldt er zeven en verzwijgt dat ze op het andere adres staan.

• Wordt het aantal per vestiging geteld of alleen als één totaal?
• Kun je vastleggen dat er iets naar het andere pand gaat, zodat beide tellingen kloppen?
• Bestel je centraal en verdeel je daarna, of bestelt elk adres voor zichzelf?
• Ziet iemand aan de balie of het elders nog op voorraad ligt voordat hij nee verkoopt?

Bestel centraal zodra je dat aankunt en tel per adres. Eén order bij dezelfde leverancier valt meestal gunstiger uit dan twee losse. De telling hoort per pand te blijven, anders weet niemand waar iets ligt.

Rechten per locatie

Zodra er een tweede adres is ontstaat er een laag die je in één pand niet had. Er moet iemand de baas zijn op de dagen dat jij er niet bent. Die persoon hoort meer te kunnen dan een medewerker.

• Medewerker: werkt in de agenda van het eigen adres, rekent af en ziet zijn eigen cijfers.
• Wie een vestiging draait: regelt daarbovenop het rooster, de voorraad en de omzet van dat ene adres.
• Eigenaar: ziet alles van alle adressen, past prijzen aan en bepaalt wie welke rol krijgt.

Vraag expliciet of die middelste rol bestaat en of hij aan één adres vast te koppelen is. In pakketten die eigenlijk voor één locatie gemaakt zijn ontbreekt precies deze laag. Dan kies je tussen iemand die te weinig kan of iemand die van al je panden de cijfers ziet.

Personeel dat op twee adressen werkt

Bijna elke zaak met meerdere panden heeft ze: mensen die maandag hier staan en donderdag daar. Dat is technisch het lastigste geval van allemaal en tegelijk het gewoonste.

• Staat zo iemand één keer in het systeem met een rooster per adres, of twee keer?
• Kan diezelfde persoon op hetzelfde uur bij twee adressen geboekt worden?
• Zit er reistijd tussen en kun je die blokkeren?
• Bij wie telt haar omzet: bij haarzelf, bij het adres waar ze stond, of bij allebei?
• Zien beide vestigingen dezelfde vrije dagen en dezelfde ziekmelding?

Eén keer in het systeem met een rooster per adres is het antwoord dat je wilt horen. Twee losse gebruikers voor dezelfde persoon geeft dubbele boekingen, omdat die agenda’s elkaar niet zien.

Cijfers per vestiging en over het geheel

Je wilt ze allebei zien en naast elkaar kunnen leggen. Omzet per adres vertelt welk pand draait. Het totaal vertelt hoe de zaak ervoor staat. In dat verschil neem je je besluiten.

• Omzet per vestiging over een periode die jij kiest, plus hetzelfde getal voor alle panden samen.
• Dezelfde cijfers per medewerker, ook voor wie op twee adressen werkt.
• De verdeling tussen behandelingen en verkoop, per pand apart.
• Lege plekken in de agenda per adres, want daar zit het verschil tussen druk en rustig.
• Nieuwe klanten per vestiging tegenover de klanten die terugkwamen.

Tot tien vestigingen en wat je daarboven nodig hebt

Bij doolioo valt werken met meerdere panden onder Studio, € 89 per maand voor maximaal tien vestigingen. Daar zitten dezelfde onderdelen in als in de kleinere pakketten, van online boeken en de agenda tot de kassa, de klantkaart, de voorraad en de AI-assistent, met herinneringen via WhatsApp erbij. Eén rekening dus, geen abonnement per pand.

Zit je boven die tien, dan zit je bij ons niet op je plek en dat zeggen we liever meteen. Vanaf een stuk of tien panden verandert het werk van aard. Je wilt een prijswijziging in één handeling over alle filialen uitrollen, er komt regiobeheer boven de vestigingsbeheerders en je wilt cijfers per groep panden. Daar bestaan systemen voor die vanaf de eerste regel op filiaalniveau zijn opgezet.

Wat er verder niet in zit: doolioo is geen boekhoudpakket, wij leveren zelf geen pinapparaat en wij sturen geen bezoekers vanuit een eigen marktplaats naar je toe. Betalen loopt via een QR-code die je klant met zijn eigen bankapp scant, waarna het bedrag rechtstreeks op het eigen Mollie-account van de salon staat. Commissie per boeking rekenen wij niet en kosten per nieuwe klant evenmin.

De vragen van deze pagina beantwoord je het beste zelf. Zet in de proefperiode van 14 dagen twee adressen klaar, boek een klant bij het ene, verplaats hem naar het andere en kijk wat je cijfers doen. Het inrichten kost ongeveer ongeveer een uur, aanmelden gaat via https://www.doolioo.nl/aanmelden/, de tarieven staan op prijzenpagina en de onderdelen op alle functionaliteiten.