Waarom juist dit bestand zwaarder weegt

Op een klantenkaart staat meer dan een naam met een nummer. Er staat een verloop op: welke behandeling, op welke datum, door wie uitgevoerd en wat er voor de volgende keer is afgesproken. Daarnaast staan er aantekeningen op die je nergens anders bewaart, bijvoorbeeld dat iemand op een product gereageerd heeft of twee keer niet is komen opdagen.

Een deel daarvan weegt zwaarder dan de rest van je administratie. Een aantekening over een reactie gaat over iemands lichaam en daar gelden strengere regels voor dan voor een huisadres. Dat maakt de vraag waar dit bestand fysiek staat geen formaliteit maar iets waar je klant recht op heeft.

• Contactgegevens kun je nog ergens terughalen, uit je telefoon of uit je mailbox.
• Het verloop van de afspraken is definitief weg als je het kwijtraakt. Niemand onthoudt een jaar aan data.
• Aantekeningen over gevoeligheden zijn onvervangbaar en juist die wil je het best beschermd hebben.

Waar de gegevens werkelijk staan

Bijna alle salonsoftware draait tegenwoordig in je browser. Dat betekent dat je bestand niet bij jou in de kast ligt maar op een server van iemand anders, meestal op een server die die partij zelf ook weer huurt. Naar je klanten toe blijf jij verantwoordelijk, ongeacht bij wie je het hebt neergezet.

Vier vragen brengen dat in beeld. Bij een gratis dienst zijn ze lastiger beantwoord te krijgen, want er is vaak niemand die je kunt bellen.

1. Welk bedrijf zit erachter, onder welke naam en in welk land ingeschreven. Staat dat nergens op de site, dan is dat op zichzelf al een antwoord.
2. Waar staan de servers. Binnen de Europese Unie is het eenvoudigst uit te leggen als een klant ernaar vraagt.
3. Is er een verwerkersovereenkomst en dekt die ook gratis accounts. Dat laatste wordt het vaakst vergeten: sommige voorwaarden sluiten gratis gebruik uit van de afspraken die betalende klanten wel krijgen.
4. Welke andere partijen zien de gegevens langskomen, bijvoorbeeld voor de mailtjes, de opslag of de statistieken.

Krijg je ze eruit: drie niveaus

Uitvoer is het woord waar aanbieders het rekkelijkst mee omgaan. Er bestaan drie niveaus en op een functielijst zien ze er alle drie hetzelfde uit.

1. Een volledig bestand. Eén regel per klant met alle velden erin, plus een tweede bestand met het verloop van de afspraken. In csv of als spreadsheet, dus iets wat een ander programma kan inlezen.
2. Een half bestand. Alleen namen, mailadressen en telefoonnummers. Je houdt je adreslijst over en je raakt alles kwijt wat je over die mensen wist.
3. Niets bruikbaars. Je kunt per klant een pdf maken of het scherm overtikken. Bij tweehonderd klanten is dat geen uitvoer maar een verloren weekend.

Test dit in je eerste week, met vijf verzonnen klanten waar je aantekeningen en een paar afspraken bij zet. Vraag de uitvoer op, open het bestand en kijk of die aantekeningen erin terug te vinden zijn. Een knop die je zelf indrukt is iets heel anders dan een verzoek per mail waar veertien dagen op staat.

Wat er gebeurt als een gratis dienst stopt

Gratis producten verdwijnen vaker dan betaalde en dat is meestal geen kwade wil. Er staat geen omzet tegenover, dus zodra een aanbieder moet kiezen waar zijn geld heen gaat sneuvelt de gratis laag als eerste. Hetzelfde geldt bij een overname: de koper wil de betalende gebruikers. Zo’n stopzetting verloopt bijna altijd in dezelfde drie stappen.

1. Een bericht per mail met een datum erin, meestal dertig tot negentig dagen vooruit.
2. Een periode waarin je alleen nog kunt kijken. Nieuwe afspraken gaan er niet meer in, uitvoer soms nog wel.
3. De dag waarop het account dichtgaat. Daarna is de kans klein dat je er nog iets uit los krijgt.

Vijf minuten op de eerste van de maand

Hier is de gewoonte die dit hele probleem klein maakt. Bij elkaar kost hij een uur per jaar.

1. Zet een terugkerende herinnering op de eerste werkdag van de maand, op een tijdstip waarop je toch achter je scherm zit.
2. Vraag de uitvoer op en bewaar het bestand met de datum in de naam.
3. Zet het op twee plekken die los van elkaar staan: je eigen schijf en een opslagdienst of een stick in de la.
4. Open het bestand één keer en scrol naar de laatste regel. Klopt het aantal namen ongeveer, dan is de uitvoer geslaagd.
5. Gooi de vorige pas weg als de nieuwe gecontroleerd is. Bewaar er drie en verwijder dan de oudste.

Die vierde stap wordt het vaakst overgeslagen en is de belangrijkste. Een uitvoer die halverwege is afgebroken ziet er in je map precies zo uit als een goede.

De klantenkaart die helemaal van jou is

Er is één gratis oplossing waarbij geen van bovenstaande vragen speelt en dat is er zelf een maken. Een spreadsheet met een regel per klant is een volwaardige kaart en hij staat op jouw eigen schijf.

• Voordeel: niemand kan hem stopzetten, afknijpen of overnemen. Uitvoeren hoeft ook niet, want het bestand ís al de uitvoer.
• Nadeel: hij hangt nergens aan vast. Je schakelt zelf tussen twee schermen terwijl er iemand voor je staat te wachten.
• Nadeel: hij staat op één apparaat. Gaat dat stuk, dan ben je alles kwijt, dus de gewoonte hierboven geldt hier net zo goed.
• Nadeel: iedereen die op die computer werkt kan erbij. Zet er een wachtwoord op en laat hem niet in een gedeelde map staan.

Voor wie net begint en dertig klanten heeft is dit een prima startpunt. Rond de honderd gaat het schuren.

Wat je vraagt, ook aan ons

Doolioo heeft geen gratis pakket. Wij horen bij de betaalde categorie: € 19 per maand als je alleen werkt, € 39 met personeel erbij en € 89 voor maximaal tien panden. De klantkaart met afspraakverloop en aantekeningen zit in dat abonnement, op dezelfde plek als je planning en je kassa.

Betalen maakt ons niet vanzelf zorgvuldiger dan een gratis dienst. Het geeft je alleen een partij met een adres, een factuur en een reden om te blijven bestaan. Leg ons daarom dezelfde vragen voor als hierboven en vraag de antwoorden zwart op wit. Dat hoort erbij.

Wat er in de klantkaart staat lees je op klantenbeheer. Zelf voelen hoe het werkt met een handvol eigen klanten erin kan via https://www.doolioo.nl/aanmelden/. Het opzetten kost ongeveer ongeveer een uur.