Vier posten die samen bepalen wat afrekenen kost

Een kassasysteem is geen product maar een optelsom. Splits die som in vier delen en je ziet meteen waar bij jou het geld weglekt.

• Software: het maandbedrag voor het pakket waarin je de bon aanslaat. Kijk of de kassa los gefactureerd wordt of bij de agenda in zit.
• Hardware: alles wat fysiek op je balie staat. Een gehuurde betaalterminal, een bonprinter, een kassalade en de rollen papier die erin gaan.
• Per betaling: het stukje dat van elke transactie af gaat. Bij een gehuurd apparaat is dat meestal een tarief van de betaaldienst plus een opslag van de verhuurder.
• Tijd: de minuten die je na sluitingstijd bezig bent om bedragen over te nemen in een tweede systeem. Reken die om met je eigen uurtarief.

De eerste twee posten staan op een offerte. De derde staat op je afschrift. De vierde staat nergens, terwijl die bij veel zaken de grootste is.

De hardware die van je balie verdwijnt

Hier is de rekensom de laatste jaren echt veranderd. Betaalt je klant door een code te scannen, dan heb je voor die betaling geen apparaat meer nodig.

Dat raakt twee vaste posten tegelijk. De huur van een terminal loopt elke maand door, ook in de week na de feestdagen wanneer je stoel half leeg staat. De opslag per transactie loopt juist op in je drukste maand. Hoeveel dat bij jou is staat in je eigen contract.

Doolioo levert zelf geen pinautomaat en verkoopt geen kassalades of bonprinters. Precies daarom bestaat er aan onze kant geen hardwarepost.

Wat er per betaling blijft hangen

Er gaat altijd iets af. De vraag is aan hoeveel partijen. Bij een gehuurd apparaat zijn dat er meestal twee: de dienst die de transactie verwerkt en de verhuurder die er een stukje bij optelt.

Bij een betaling via een QR-code blijft er één partij over. Het geld belandt op het Mollie-account dat op naam van je zaak is gezet en daar wordt het iDEAL-tarief verrekend: € 0,32 per geslaagde betaling per geslaagde betaling, peildatum 6 augustus 2026. Het is een vast bedrag per betaling en geen percentage. Een kleuring van honderdtwintig euro kost aan verwerking dus evenveel als een droogje van vijftien. Doolioo rekent daar geen commissie bovenop.

Tel in je omzetoverzicht van vorige maand hoe vaak je hebt afgerekend. Niet je omzet, het aantal bonnen. Vermenigvuldig dat met het tarief hierboven en leg de uitkomst naast wat er nu van je afschrift verdwijnt.

Contant kost je aan verwerking niets. Wel heb je wisselgeld nodig en moet het geld naar de bank, dus gratis is het ook niet.

De bon: wat je sowieso moet kunnen laten zien

Een kassasysteem is niet alleen een manier om geld binnen te krijgen. Het is ook het punt waarop je omzet wordt vastgelegd. Daar hangen eisen aan: je moet kunnen tonen wat er per dag omging, je moet dat jaren bewaren en wie om een bon vraagt hoort er een te krijgen.

Dat laatste kost op papier geld. Een rol bonpapier is niet duur, de printer eronder wel. En die gaat een keer stuk op een zaterdagmiddag. Een bon die je digitaal meegeeft heeft dat probleem niet. Vraag dus niet alleen of er een bon uit komt maar ook in welke vorm.

• Zie je per dag wat er binnenkwam, gesplitst naar de manier waarop er betaald is?
• Vind je een bon van drie weken terug als iemand belt over een retour?
• Staat de opbrengst uit producten los van die uit behandelingen, zodat je boekhouder kan splitsen?
• Kun je alles exporteren als je ooit naar een ander pakket gaat?

In doolioo slaat elke afrekening een bon aan, of er nu met iDEAL of met contant geld is betaald. De rapportage laat zien wat er op een dag is binnengekomen.

De kostenpost die nergens op een offerte staat

Nu de post die je niet ziet aankomen. Wie de kassa los heeft staan van de agenda tikt alles twee keer in. De afspraak zit in het ene systeem, het bedrag in het andere en ’s avonds legt iemand die twee naast elkaar.

Reken het eens om. Stel dat je er per werkdag twintig minuten mee bezig bent. Dat is ruim anderhalf uur per week en ongeveer zeven uur per maand. Zet daar het bedrag naast dat je in datzelfde uur aan een klant zou verdienen. Je hebt dan een kostenpost die groter is dan je hele softwareabonnement.

Zit de kassa in hetzelfde systeem als de agenda, dan valt die post grotendeels weg. Je rekent af vanuit de afspraak die er al staat. Geen functie waar je warm van wordt. Wel de post waar je het meest op bespaart.

Reken je eigen maand door in zes stappen

Hier heb je geen offerte voor nodig. Alles wat je moet weten staat in je agenda en op je bankafschrift.

1. Tel hoe vaak je vorige maand hebt afgerekend. Het aantal bonnen dus, niet het bedrag eronder.
2. Zoek op je afschrift op wat je aan huur voor een betaalapparaat kwijt was.
3. Zoek daarnaast op wat er per transactie is ingehouden en tel dat over de maand op.
4. Tel op wat je aan software betaalt, inclusief losse modules die apart gefactureerd worden.
5. Schat hoeveel minuten per dag je bedragen zit over te nemen en vermenigvuldig dat met je uurtarief.
6. Zet daar de andere kant naast: een abonnement plus het aantal bonnen keer het iDEAL-tarief en verder niets.

Komt het bij jou anders uit, dan is dat een prima uitkomst. Beter een apparaat dat zichzelf terugverdient dan een besparing die je klanten in de weg zit.

De tweede kolom kun je 14 dagen lang natrekken voordat er om betaalgegevens gevraagd wordt. Opzetten duurt ongeveer ongeveer een uur, aanmelden gaat op https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en bij jaarbetaling zijn 2 maanden gratis.