Reken eerst uit wat bij jou lang is

Lang niet geweest betekent per behandeling iets anders. Bij een uitgroei die om de zes weken bijgewerkt wordt is tien weken al opvallend. Bij iemand die twee keer per jaar komt föhnen zegt vier maanden helemaal niets.

Pak daarom je eigen historie erbij voordat je ook maar één lijst maakt.

1. Kies één behandeling, bijvoorbeeld kleuren met uitgroei.
2. Zoek bij vijftien vaste klanten op hoeveel weken er tussen hun laatste drie bezoeken zaten.
3. Neem daarvan het gewone aantal en niet het gemiddelde van de uitschieters.
4. Tel daar de helft bij op. Zit iemand daarboven, dan is die weg en niet druk.
5. Doe dit voor je drie grootste behandelingen en je hebt drie lijstjes in plaats van één grote hoop.

Zo’n lijstje is meestal korter dan je vreest en dat is goed nieuws. Twintig mensen persoonlijk aanschrijven levert meer op dan driehonderd mensen dezelfde zin sturen.

Vier redenen om weg te blijven en maar één daarvan haal je terug

Voordat je iets verstuurt is het handig om te weten wie er eigenlijk in die lijst zitten.

• Verhuisd of van baan gewisseld. Die komen niet terug en dat ligt niet aan jou.
• Bij een collega terechtgekomen, vaak omdat het op een zaterdag bij jou vol zat.
• Ontevreden over de laatste keer. Een aanbieding maakt dat niet goed en een korte vraag hoe het zat soms wel.
• Er gewoon niet meer aan gedacht. Dit is de groep waar zo’n bericht voor bedoeld is.

Houd dat in je achterhoofd bij wat je verwacht. Boekt één op de tien mensen uit je lijst opnieuw, dan heb je een goede week gehad. Wie je een terugkeerpercentage voorrekent dat daar ver boven ligt, verkoopt je iets anders dan software.

Toestemming regel je vooraf en niet achteraf

Een bericht over een afspraak die iemand zelf gemaakt heeft is service. Een bericht waarin je iemand vraagt terug te komen is reclame en daar heb je toestemming voor nodig. Dat onderscheid is het enige waar je bij het opzetten echt scherp op moet zijn.

Het regelen kost weinig moeite zolang je het vanaf de eerste dag meeneemt.

• Zet op je boekingsformulier een los vinkje voor berichten met aanbiedingen en laat dat leeg staan.
• Bewaar wanneer en waar iemand ja gezegd heeft, zodat je het later kunt terugvinden.
• Zet in elk bericht hoe iemand zich afmeldt, in dezelfde lettergrootte als de rest van de tekst.
• Verwerk een afmelding dezelfde dag en niet pas bij de volgende ronde.
• Vraag het ook aan de mensen die je aan de balie inschrijft, hardop en met dezelfde woorden.

Het verschil tussen een nuttig bericht en spam

Dezelfde tekst kan bij de ene klant welkom zijn en bij de andere irritant. Toch zijn er zes dingen die het bijna altijd bepalen.

Het scherpste verschil zit in de aanleiding. Een bericht dat begint bij wat jij van die klant weet leest als een seintje van je kapper. Een bericht dat begint bij wat jij deze maand kwijt wilt leest als een folder in de bus.

Let ook op de toon. Je hoeft niemand te overtuigen, je hoeft alleen te helpen herinneren. Twee zinnen en een link naar je agenda doen meer dan een half scherm tekst met uitroeptekens.

Wat je meet en wanneer je stopt

Hoeveel mensen je bericht geopend hebben is leuk om naar te kijken en het vult je stoel niet. Er zijn twee getallen die er wel toe doen.

1. Het aantal afspraken dat binnen twee weken na je bericht geboekt is door iemand van die lijst.
2. Het aantal mensen dat zich na dat bericht heeft afgemeld voor het volgende.

Loopt dat tweede getal op, dan pas je de opzet aan of je stopt ermee. Een afmelding is definitief, dus bij elke ronde verbrand je een stukje van je eigen bestand. Twee goed getimede berichten per jaar zijn meer waard dan tien die niemand meer openmaakt.

Schrijf de uitkomst ergens op zodat je het volgend jaar terug kunt lezen. Twee regels achterin een schrift zijn genoeg: wat je stuurde, naar hoeveel mensen en wat eruit kwam.

Wat doolioo hier wel en niet voor doet

Wat ons betreft hoort doolioo hier bij de verstandige keuzes, om deze reden: je klantgegevens, je afspraakgeschiedenis en je berichten zitten in hetzelfde abonnement, dus de lijst die je nodig hebt komt uit het systeem waar je toch al de hele dag in werkt.

• Op de klantkaart staat wanneer iemand voor het laatst geweest is en welke behandeling het was, dus je kunt zelf zien wie er buiten zijn ritme valt.
• Herinneringen aan een afspraak lopen via WhatsApp, binnen hetzelfde abonnement en dus niet per bericht afgerekend.
• De agenda, het online boeken, de kassa, de voorraad en een AI-assistent zitten er bij elkaar in.
• Wat er niet in zit is een module voor nieuwsbrieven en uitgebreide campagnes. Wie grote mailings wil draaien zet daar iets anders naast.
• Wat wij ook niet doen is klanten aanleveren. Doolioo is geen marktplaats en rekent niets per nieuwe klant.

Je kunt het 14 dagen proberen zonder betaalgegevens. Voor één medewerker is dat Solo voor € 19 per maand. Salon kost € 39 en Studio € 89 voor maximaal tien vestigingen, met 2 maanden gratis als je per jaar betaalt. De tarieven staan op prijzenpagina en je begint op https://www.doolioo.nl/aanmelden/.