Twee klanten die dezelfde stoel willen

De geboekte klant en de inloper vragen iets anders van je. De eerste wil zekerheid over een tijd en een naam. De tweede wil weten hoe lang hij nog moet wachten en loopt door als dat antwoord te lang uitvalt.

• De geboekte klant levert je zekere twintig minuten op, drie weken vooruit.
• De inloper levert diezelfde twintig minuten op, alleen pas op het moment dat hij er staat.
• Een dag die volgeboekt staat stuurt inloop weg zonder dat je er iets van merkt.
• Een dag die je helemaal openhoudt is op een rustige dinsdag simpelweg een lege dag.

De verdeling die daartussen ligt is geen kwestie van gevoel. Je kunt hem tellen en daarna instellen.

Turf eerst twee weken je inloop

Wanneer er bij jou binnengelopen wordt verschilt per shop en vooral per uur van de dag. Leg een blaadje bij de spiegel en zet een streepje bij elke klant zonder afspraak, met het uur erbij. Na twee weken heb je een patroon in plaats van een idee. Zo kan dat uitpakken bij een shop met twee stoelen.

Reken je eigen aantallen per dagdeel terug naar blokken van twintig of vijfentwintig minuten. Kom je op een uur waar nooit iemand binnenstapt, zet dat uur dan volledig online. Ruimte bewaren voor klanten die daar niet komen kost je alleen omzet.

Drie manieren om ruimte open te houden

Er zijn drie technieken en ze doen niet hetzelfde. De meeste shops gebruiken er twee naast elkaar.

1. Vaste blokken op slot: steeds dezelfde tijden gaan dicht voor online boeken, bijvoorbeeld zaterdag van elf tot twee. Hard, voorspelbaar en je vaste klanten leren het snel.
2. Later vrijgeven: je laat alleen boeken tot drie of zeven dagen vooruit, waardoor er altijd verse ruimte overblijft die aan niemand vergeven is.
3. Kort voor de tijd dichtzetten: het laatste kwartier voor elk blok gaat op slot, zodat iemand die al binnen is niet online voor zijn neus weggeboekt wordt.

De inloper wil één getal horen

Waar een geboekte klant een tijdstip wil, wil een inloper een wachttijd. Twintig minuten is prima, veertig is te lang en helemaal geen antwoord is het slechtste van de drie. Dat getal kun je alleen geven als je in één blik ziet wat er loopt.

• Welke stoel nu bezet is en tot hoe laat dat duurt.
• Wie er daarna geboekt staat, want die gaat voor.
• Hoeveel mensen er al zonder afspraak zitten te wachten.

Sommige shops houden die volgorde bij op een los lijstje. Dat werkt, zolang dat lijstje en je agenda niet twee verhalen vertellen. Zet je de wachtende meteen op de eerstvolgende vrije tijd, dan heb je één bron en klopt je dag aan het eind ook.

Een inloper die je niet invoert verdwijnt uit je cijfers

Dit is de fout die bijna elke shop in het begin maakt. Iemand loopt binnen, je knipt hem, hij legt contant geld op de balie en je tikt niets in.

• Je weet niet meer hoeveel mensen er werkelijk door de zaak gingen.
• Je weet niet op welke uren het vol stond, dus je lijstje met open te houden blokken wordt een gok.
• De omzet per barber klopt niet, wat gaat wringen zodra iemand op percentage werkt.

Invoeren mag daarom niet meer dan een paar tikken kosten. Test dat als eerste: hoeveel handelingen ben je kwijt aan iemand van wie je alleen een voornaam weet? Vraagt het formulier om een mailadres voordat je verder mag, dan ga je het op zaterdag niet doen.

Wat je in een proefweek nabootst

Bouw één drukke zaterdag na en kijk of het systeem je dag aankan in plaats van hem over te nemen.

1. Zet acht geboekte klanten in de ochtend en doe vanaf elf uur per stoel twee blokken op slot.
2. Open je eigen boekingspagina en kijk of die blokken er echt uit zijn, zonder dat je hele middag verdwijnt.
3. Voer om kwart over elf een inloper in bij de barber die als eerste vrij is en klok hoe lang je erover doet.
4. Laat iemand thuis op datzelfde moment online boeken op het blok dat jij net gevuld hebt.
5. Reken die inloper af en controleer of hij bij de goede barber in het dagoverzicht landt.

Loopt stap drie op naar meer dan vier of vijf tikken, dan weet je genoeg. In een shop met korte afspraken weegt de snelheid waarmee je iemand vastlegt zwaarder dan de lengte van een functielijst.

Waar doolioo hierin staat

Wij maken zelf zo’n pakket, dus weeg dit mee. Voor een kleine shop is doolioo wat ons betreft een serieuze kandidaat, omdat er geen tweede lijst bestaat die bijgewerkt moet worden. Een blok dat jij aan de balie vult is online meteen weg en een boeking die binnenkomt staat direct in de dag waar jij in werkt.

Voor één barber is het € 19 per maand. Komt er een tweede stoel bij, dan geldt € 39 voor je hele shop in plaats van een bedrag per hoofd. Dat scheelt zodra je een zaterdaghulp hebt.

Meedraaien kan 14 dagen voordat er om een rekeningnummer wordt gevraagd en het klaarzetten van je diensten en je uren kost ongeveer ongeveer een uur. Wat wij niet doen is klanten aanleveren. Iemand die op jouw pagina een tijd prikt hoort bij jouw shop en niet bij ons. De agenda staat op online agenda en het boeken op online boeken.