Vier dingen die in een barbershop schuiven

In veel pakketten staan die vier vast ingesteld, simpelweg omdat ze voor een salon met vaste medewerkers ook vaststaan. Vraag daarom per punt na wat er gebeurt als het bij jou wisselt.

Loop die vier langs voordat je naar overzichten gaat kijken. Klopt de rechterkolom niet, dan zijn de cijfers die er later uitrollen ook niet te gebruiken.

De stoel is niet hetzelfde als de barber

In een salon met vaste plekken valt dat samen. In een shop niet. Je hebt bijvoorbeeld drie stoelen en vijf namen die daar in de loop van een week op zitten. Op donderdag staan er twee mensen en op zaterdag vier, waarvan er één de hele dag bij het raam blijft omdat zijn spullen daar liggen.

• De bezetting van een persoon: bij wie valt er nog een tijd te boeken.
• De bezetting van een plek: hoeveel stoelen zijn er nu fysiek vrij.
• Bij inloop tel je plekken, terwijl iemand die online boekt een naam kiest.
• Verhuur je een stoel, dan is die plek van iemand anders en hoort de omzet ergens anders thuis.

Vraag hier concreet naar. Kan een pakket alleen kolommen per medewerker maken, dan kun je een stoel die af en toe gebruikt wordt alleen als extra medewerker opvoeren. Dat werkt, alleen kost het je bij sommige aanbieders geld omdat daar per medewerker wordt afgerekend.

Barbers die per dag wisselen

Het rooster is in een shop geen bijzaak maar de bron van je boekingspagina. Staat Kevin er op dinsdag niet, dan mag er op dinsdag ook niets bij Kevin geboekt worden. Regel je dat in de groepsapp, dan komt er vroeg of laat iemand voor niets.

1. Zet per barber zijn vaste dagen neer en niet de uren van deze ene week.
2. Voeg de uitzonderingen los toe, want een invaller op zaterdag is geen vast patroon.
3. Controleer of het online aanbod meebeweegt zodra je een dag weghaalt.
4. Kijk wat er gebeurt met de klanten die al bij die barber stonden: krijg je een lijst met namen om af te bellen?
5. Spreek af wie het rooster mag wijzigen, want een barber die zijn eigen zaterdag dichtzet kost de zaak een dag.

Fooien en het potje aan het eind van de dag

Contant is een fooi eenvoudig: hij gaat in het potje of rechtstreeks in de zak van degene die geknipt heeft. Zodra er gescand wordt verandert dat, want dan valt het bedrag op de zakelijke rekening en moet er aan het eind van de week iemand gaan verdelen. Wat je daarvoor nodig hebt is één getal per barber per dag.

• Een fooi hoort bij de barber die de klant hielp en niet bij wie de bon afsloot.
• Hij hoort buiten je omzetcijfer te blijven, anders lijkt je week beter dan hij was.
• Je wil hem per dag kunnen opvragen, want uitbetalen doe je per week of per maand.
• Wisselt je bezetting per dag, dan moet zo’n bedrag aan een datum hangen en niet aan een periode.

Spreek de verdeling op papier af voordat er gedoe over komt. Gaat alles in één pot of houdt iedereen wat er bij hem hoort? Beide werken, zolang het getal waarmee je rekent uit hetzelfde systeem komt als de knipbeurten zelf.

Contant geld telt hier nog echt mee

In veel branches is contant een rariteit geworden. In een barbershop niet. Er komen klanten binnen die een briefje van twintig op de balie leggen en verder willen. Dus heb je een la, heb je wisselgeld nodig en moet je ’s avonds natellen. Een dagafsluiting is niets anders dan dat natellen altijd op dezelfde manier doen.

1. Kijk wat het systeem zegt dat er die dag contant is binnengekomen.
2. Tel wat er werkelijk in de la zit en haal je vaste beginbedrag eraf.
3. Leg de twee naast elkaar en schrijf het verschil op, ook als het om vijf euro gaat.
4. Bekijk daarna de gescande betalingen, die je niet telt maar wel nakijkt.
5. Leg de fooien apart en breng de la terug op zijn beginbedrag voor morgen.

Doe dit elke dag, ook op een dag met zes klanten. Een verschil van een paar euro dat je dezelfde avond ziet is bijna altijd te achterhalen. Een verschil dat je pas over drie weken opmerkt is een verschil dat je opschrijft en verder laat zitten.

Vier cijfers die je na een maand terug wil zien

Beheer is pas beheer als je er een besluit mee neemt. Vier cijfers zijn genoeg om een shop van deze omvang op te sturen.

• Het aantal klanten per barber per dag, met zaterdag apart bekeken.
• De omzet per barber, met de fooien eruit gehouden.
• Het aandeel inloop tegenover geboekte klanten, uitgesplitst per dagdeel.
• Het deel van je omzet dat contant binnenkwam, want daar hangt je wisselgeld aan.

Meer dan deze vier ga je in de praktijk niet bekijken. Kun je ze niet zelf openen wanneer het jou uitkomt, dan bestaan ze voor jou niet.

Wat hiervan bij doolioo in het abonnement zit

Wij leveren zelf een pakket met deze kant erin, dus lees dit als uitleg van een belanghebbende. Bij doolioo zit de kassa niet apart en ook niet in een tweede abonnement. Een bon rond je af vanaf de afspraak zelf, waardoor de klant, de barber, het bedrag en de betaalwijze in één handeling vastliggen. De klantkaart, de voorraad voor je pommades en scheerspullen en je overzichten staan in dezelfde omgeving.

Een shop met een team valt onder het Salon-tarief van € 39 per maand voor de hele zaak, dus die invaller op zaterdag kost je geen apart bedrag per persoon. Wat er niet bij zit is een pinautomaat van ons, je boekhouding en het aanleveren van nieuwe klanten. Het natellen van de la blijft ook werk: een systeem zegt wat er hoort te zitten en jij pakt de briefjes.

Uitproberen kan 14 dagen zonder betaalgegevens en het klaarzetten kost ongeveer ongeveer een uur. De onderdelen staan op alle functionaliteiten en de klantkaart op klantenbeheer.