Twee sporen: wat het systeem doet en wat jij doet

Verkoop is het automatische spoor. Je tikt een fles aan bij het afrekenen, de klant betaalt en het aantal in je systeem gaat één omlaag. Daar komt geen aparte handeling bij kijken.

Salongebruik is het handmatige spoor. Kleuring, ontwikkelaar, waterstof en de verzorging bij de wasbak gaan op zonder dat er iets over de balie gaat. Je software kan dat niet zien en er bestaat geen pakket dat dit voor je oplost.

Wat software wel doet is aftrekken, optellen en waarschuwen. Wat jij doet is één moment aanwijzen waarop je vertelt dat er iets op is. Zolang jij dat moment niet hebt, klopt geen enkele teller.

De drie momenten waarop je iets registreert

Plak het registreren op iets dat je toch al doet. Dan hoef je er geen tijd voor vrij te maken en dat is het hele verschil tussen volhouden en opgeven.

1. Bij het uitpakken van een bestelling. Je staat toch al met de doos in je handen. Voer in wat erin zat voordat de spullen in de kast verdwijnen. Dit is het enige moment waarop er voorraad bij komt.
2. Bij het afrekenen. Verkoop je een product, zet het dan als artikel op de bon in plaats van het bedrag los in te tikken. Dat kost je geen extra tijd en het houdt je verkoopvoorraad vanzelf bij.
3. Bij het openmaken van een nieuwe verpakking. Pak je de laatste tube 6.0 uit de doos, dan is dat je signaal. Eén tik op je telefoon terwijl de kleur intrekt en je bent klaar.

Meer momenten heb je niet nodig. Wie per behandeling grammen wil afboeken, houdt dat een week vol en zit daarna met cijfers die nergens meer op slaan. Onnauwkeurig en bijgehouden is bruikbaarder dan precies en achterstallig.

Beginnen zonder dat je er een zondag aan kwijt bent

De start is waar de meeste mensen afhaken, omdat ze denken dat alles erin moet. Dat hoeft niet. Je begint met wat beweegt.

1. Pak je laatste twee bestellijsten erbij. Wat daar twee keer op staat is wat je werkelijk gebruikt. Meestal zijn dat twintig tot dertig artikelen.
2. Zet alleen die artikelen in het systeem, met je inkoopprijs erbij. De tint die je twee keer per jaar pakt laat je voorlopig weg.
3. Tel diezelfde middag wat er van die artikelen in de kast staat en zet dat als beginaantal. Dit is de enige keer dat je alles in één keer telt.
4. Geef per artikel een ondergrens op die past bij de tijd tot je volgende bestelling. Twijfel je, neem dan wat je in die periode opmaakt en tel er één bij.
5. Laat het twee bestelrondes meelopen zonder er iets van te verwachten. Pas daarna is je lijst betrouwbaar genoeg om op te leunen.

Een half uur en je bent begonnen. Alles wat je later toevoegt, voeg je toe op het moment dat je het toch al in je handen hebt.

Hoe je voorkomt dat het een avondtaak wordt

Voorraad wordt een avondtaak op het moment dat je het opspaart. Het is geen zwaar werk, het is werk dat zich ophoopt. Vijf gewoontes houden het klein.

• Doe het op je telefoon, staand, bij de kast. Wie het bewaart voor achter de computer, bewaart het voor nooit.
• Nooit een inhaalslag. Klopt iets niet meer, tel dat artikel dan opnieuw en zet dat aantal erin. Uitzoeken wat er precies gebeurd is kost meer dan het waard is.
• Tel nooit je hele kast in één keer, op die ene keer per jaar voor je boekhouding na. Tussendoor tel je alleen wat je toch al vastpakt.
• Laat je bestellijst het werk doen. Je kijkt er één keer per bestelronde naar en de rest van de maand niet.
• Houd het aantal artikelen laag. Elk product dat je erin zet wil bijgehouden worden. Zestig artikelen met een fout aantal zijn minder waard dan vijfentwintig die kloppen.

Zet je bestelmoment vast, bijvoorbeeld op de eerste maandagochtend van de maand. Een vast moment zorgt ervoor dat de rest van je maand geen voorraadmoment meer is.

Wat je doet als de aantallen gaan afwijken

Ze gaan afwijken. Je pakt iets zonder te tikken, een fles valt stuk of je geeft iets mee aan je zus. Dat hoort erbij en het betekent niet dat het systeem niet werkt.

De vraag is alleen wat je ermee doet. Bij één persoon is het antwoord bijna altijd hetzelfde: herstel het aantal en ga door.

• Wijkt er één artikel af, corrigeer het dan ter plekke naar wat er werkelijk staat.
• Wijken er meerdere af in dezelfde hoek van je kast, dan mis je waarschijnlijk een registratiemoment. Kijk welk moment dat is en plak het aan een handeling die je toch al doet.
• Klopt de hele lijst niet meer, dan heb je te veel artikelen ingevoerd. Haal eruit wat je dit jaar geen enkele keer besteld hebt.
• Staat er iets al maanden stil, haal het dan uit je verkoop en maak het in de salon zelf op.

Pas na twee of drie bestelrondes heb je een lijst waar je blind op durft te varen. Bij een zaak met tien man gaat dat niet sneller.

Wat je bewust buiten je voorraad laat

Dit is net zo belangrijk als wat je erin zet. Alles wat je erbuiten laat hoeft ook niet bijgehouden te worden.

• Handdoeken, folie, watjes en kleurkwasten. Je ziet vanzelf wanneer ze op zijn en je bestelt ze per doos.
• Tinten die je minder dan vier keer per jaar pakt. Die zet je met de hand op je bestellijst zodra je ze gebruikt.
• Testers en wat je voor jezelf meeneemt. Zet dat los van je verkoop, want anders lijkt het net of er dingen zoekraken.
• Producten die je nog nooit besteld hebt en alleen maar zou willen verkopen. Eerst verkopen, dan pas bijhouden.

Twijfel je over een artikel, laat het dan weg. Je kunt het altijd toevoegen op het moment dat je het voor de tweede keer bestelt. Dat is meteen het bewijs dat het erbij hoort.

Zo werkt het bij doolioo

Voorraad staat bij doolioo op dezelfde plek als je agenda, je boekingspagina, je klantkaart en je kassa. Je hoeft er dus geen apart programma voor open te hebben staan en je artikelen staan naast je behandelingen.

Verkoop je een product op de bon, dan gaat het aantal vanzelf omlaag. Wat je in de salon opmaakt corrigeer je zelf op het moment dat je het merkt. Je betaalt € 19 per maand zolang je alleen bent, € 39 met een team en € 89 voor meerdere vestigingen. Een aparte module voor voorraad waar je bij moet betalen is er niet.

Wat doolioo niet doet is bestellen bij je leverancier, je inkoopfacturen verwerken of je boekhouding bijhouden. Dat blijft werk voor jou en voor je boekhouder. Wil je uitproberen of dit registreren in jouw week past, dan kan dat 14 dagen zonder betaalgegevens via https://www.doolioo.nl/aanmelden/. Wat er verder in het abonnement zit lees je op alle functionaliteiten.