Tel je handen en tel je deuren

Pak een vel papier en zet er twee getallen op. Hoeveel mensen kunnen bij jou tegelijk een behandeling draaien en in hoeveel afzonderlijke ruimtes kan dat gebeuren? Die twee getallen bepalen of je met alleen je mensen in de agenda toekunt of dat je gebouw erbij moet.

Staat er op jouw regel in de derde kolom meer dan bij de bovenste twee, dan is plannen op ruimtes geen extraatje voor later. Dan is het het eerste wat je inricht en bij een andere aanbieder het eerste wat je uitvraagt.

De zaterdag waarop je pagina iets verkoopt wat er niet is

Zo ziet de fout eruit op het moment dat hij gebeurt. Je kamers staan nergens in je systeem, drie behandelaars staan ingepland van tien tot vier en je pagina rekent met drie kolommen die los van elkaar te vullen zijn.

1. Om tien uur boekt iemand negentig minuten bij Nadia. Kamer een raakt bezet en dat weet alleen Nadia.
2. Om vijf over tien neemt iemand hetzelfde uur bij Joost. Kamer twee gaat dicht en er staat nog steeds een derde kolom open.
3. Om kwart over tien kiest een derde gast datzelfde uur bij de behandelaar die overblijft. Je systeem ziet daar geen enkel bezwaar in.
4. Op zaterdag om tien uur staan er drie gasten in je ontvangstruimte en zijn er twee kamers.
5. Eén van de drie krijgt thee, een verontschuldiging en een behandeling die veertig minuten later begint dan afgesproken.

Dit is geen storing en ook geen slecht pakket. Het is software die precies doet wat jij haar hebt opgedragen: nakijken of een persoon vrij is. Je gebouw komt in die controle niet voor zolang je het er zelf niet in zet.

Zo zet je twee kamers naast drie behandelaars

Een behandelkamer is geen kolom naast je mensen maar een middel met een eigen capaciteit. Je maakt hem één keer aan en hangt hem daarna aan de behandelingen die hem nodig hebben.

De verleiding is om vaste paren te maken: Nadia bij kamer een en Joost bij kamer twee. Dat is juist wat bij drie op twee niet werkt, want er blijft altijd iemand over zonder eigen ruimte.

1. Maak je behandelkamers aan onder de naam die je aan de balie ook gebruikt. Kamer een en kamer twee, of wat er op de deuren staat.
2. Zet de capaciteit van elke kamer op één, want er ligt één gast tegelijk. Bij een relaxruimte of een sauna zet je erin wat er werkelijk in past.
3. Hang aan iedere behandeling het middel dat zij nodig heeft. Een massage eist een kamer en een voetbehandeling in de relaxruimte eist die ruimte, dus die twee bijten elkaar niet.
4. Laat je derde behandelaar daarna gewoon aan staan. Zijn beide kamers op een uur bezet, dan verdwijnt dat uur van je pagina ook als zij vrij is.

Die vier stappen kosten samen een half uur en daarna rekent je pagina met je pand mee. Boek dan zelf drie keer hetzelfde uur achter elkaar en kijk of de derde wordt geweigerd. Pas als dat gebeurt weet je dat het staat.

Wat op één agenda per medewerker juist wel goed gaat

Het beeld wordt te smal als je het bij je kamers laat. Op het formaat waar deze pagina over gaat draagt de agenda per medewerker het grootste deel van je week gewoon.

• Behandelingen van uiteenlopende lengte door elkaar, mits de minuten dat je ruimte na afloop nog bezet blijft meetellen.
• Een gast die zelf een uur uitkiest en daar meteen een bevestiging op krijgt, ook als jij dan in een kamer staat.
• Wie er vorige keer was en wat jij toen hebt gedaan. Dat hangt aan de gast en niet aan een ruimte.
• Afrekenen, een bon en een voorraadlijst die meezakt zodra er olie of maskers weggaan.

Dat is de reden dat zaken van dit formaat met zulke software prima vooruitkomen. Je koopt iets wat je hele dag draagt, van het eerste uur op je pagina tot de bon aan het eind, met je gebouw als een laag daarin.

Vijf dingen die je in zo'n abonnement niet aantreft

Bij een spa hoort hier een eerlijke lijst bij, want een deel van wat je verkoopt valt buiten wat afsprakensoftware doet. Vraag deze vijf los uit en ga er niet van uit dat ze meekomen.

• Nieuwe gasten. Er is bij ons geen marktplaats waar bezoekers rondkijken, dus wie bij jou boekt kwam op je eigen naam binnen en blijft jouw gast.
• Een arrangement als één samengestelde boeking die je in één handeling verzet. Dat kent doolioo niet. Je kunt zo’n arrangement wel als één behandeling met een eigen naam en de volle duur in je lijst zetten.
• Entree voor een losse dag, een kluisje en een draaipoortje bij de sauna. Daarvoor bestaat een eigen soort systeem en in een abonnement voor afspraken zit het niet.
• Een nota die rechtstreeks naar een zorgverzekeraar gaat. Vraagt een gast om iets voor haar aanvullende verzekering, dan regel je die declaratie buiten je afsprakensoftware om.
• Een eigen pinautomaat en je boekhouding. Wij leveren geen betaalapparaat en buiten de koppelingen met Moneybird en e-Boekhouden.nl houden wij je boeken niet bij.

Zet deze vijf bovenaan je lijstje en niet onderaan. Kiezen op de functies die je wel ziet en daarna ontdekken dat twee van deze vijf ontbreken is de duurste manier om dit te doen.

Waar doolioo bij twee kamers staat

Wat ons betreft is doolioo op dit formaat een redelijke kandidaat, want je boekingspagina, je agenda, je kamers, je kassa en de kaart van je gast zijn hier één geheel. Je behandelkamers en je apparaten staan erin als middelen met een eigen capaciteit en digitale cadeaubonnen en een aanbetaling via iDEAL zitten in elk pakket. Meekijken kan 14 dagen en de volledige inhoud staat op alle functionaliteiten.