Twee panden, twee keer iets anders

Zet je locaties naast elkaar op papier en schrijf per regel op of het gelijk is of niet. In de meeste gevallen staan er meer verschillen dan gelijkenissen.

Elke regel waar iets verschilt is een instelling die per pand los moet kunnen. Kan dat niet, dan krijg je een boekingspagina die iets aanbiedt wat in dat gebouw niet bestaat, of een aanbod dat je op je kleinste locatie afstemt.

De vraag die je als eerste stelt

Er is één vraag die alle andere overstemt en die stel je woordelijk zo: kan een behandeling bij de ene locatie aan staan en bij de andere uit?

Dat klinkt klein en het is het hele verschil. Staat je behandellijst voor je hele zaak in plaats van per pand, dan boekt een gast een hotstone in een gebouw waar geen apparaat staat om stenen warm te maken. Dat merk je op de ochtend zelf en dan krijgt zij iets anders dan waarvoor ze is gekomen.

1. Kan dezelfde behandeling per locatie een andere prijs en een andere duur hebben?
2. Heeft elk pand zijn eigen openingstijden, feestdagen en sluitingsweken?
3. Kan ik per locatie een eigen tekst kwijt over het adres, het parkeren en wat een gast meeneemt?
4. Staat een behandelaar die in beide panden werkt één keer in het systeem, met per pand haar eigen dagen?
5. Is een gast die bij het ene pand bekend is dat bij het andere ook, zodat de balie haar niet opnieuw aanmaakt?

De laatste twee zijn bij meerdere vestigingen de bekende vragen. De eerste drie zijn de vragen van een spa, want bij jou zit het verschil tussen je panden in wat je er kunt aanbieden.

De gast die op de verkeerde locatie boekt

Dit gebeurt bij elke zaak met twee adressen in dezelfde streek en bij een spa kost het meer dan elders. Zo gaat het: ze zoekt je naam, komt op de pagina die bovenaan staat, kiest een tijd die haar past en leest het adres niet omdat ze de weg meent te weten.

Om tien uur staat ze in het verkeerde gebouw. Haar blok van negentig minuten staat twintig minuten rijden verderop, de kamer daar blijft leeg en de kamer hier is aan iemand anders vergeven.

• Zet de locatie als eerste stap en niet als laatste. Wie eerst haar pand kiest krijgt daarna alleen tijden te zien die daar bestaan.
• Zet de straat in de naam van de locatie en niet een windrichting. Zuid zegt niets, aan de Bergweg wel.
• Zet het adres in de eerste regel van je bevestiging, boven de tijd. Wat onder de tijd staat wordt niet gelezen.
• Zet het adres ook in de herinnering van de dag ervoor, want dat is het bericht dat mensen werkelijk openen.
• Laat de balie bij een boeking aan de telefoon het adres terugvragen in plaats van het zelf te noemen.

Die laatste kost twee seconden en vangt het meeste. Iemand die zelf zegt waar ze naartoe gaat, gaat daar ook naartoe.

Eén boekingspagina of één per pand

Hier is geen goed antwoord op en er is wel een afweging. Met twee pagina’s is een gast meteen in het goede gebouw. Met één pagina en een keuze bovenaan zie je in één beeld wat er in je hele zaak vrij is.

Liggen je panden tien minuten van elkaar, dan werkt één pagina met de locatie vooraan het beste, want dan stuur je iemand makkelijk door. Zitten ze in verschillende plaatsen, dan is een pagina per pand rustiger.

Wat per pand los moet en wat juist samen

Niet alles hoort uit elkaar en niet alles hoort samen. Deze verdeling werkt bij de meeste zaken met twee spa’s.

• Los per pand: openingstijden, welke behandelingen er te boeken zijn, duur en prijs, wie er werkt en de teksten over adres en huisregels.
• Samen: je gasten, wat je van een gast weet en de aantekeningen van een behandelaar. Anders is iemand die een keer naar je andere gebouw gaat daar opnieuw onbekend.
• Samen met één afspraak erbij: je behandelnamen. Gebruik in beide panden dezelfde naam voor hetzelfde uur werk, ook als de prijs verschilt, anders zijn de twee gebouwen later niet naast elkaar te leggen.
• Los en per pand tellen: je voorraad. Olie die in het ene gebouw op is, is dat in het andere niet.
• Los per pand: je behandelkamers en je apparaten. Het zijn middelen met een eigen capaciteit en elk gebouw telt de zijne.

Zet die verdeling één keer op een A4 en hang hem bij beide balies op. De helft van het gedoe bij twee panden is geen software maar een afspraak die maar op één plek geldt.

De week waarin je tweede pand opengaat

Een tweede locatie inrichten kost minder tijd dan de eerste en er is één volgorde die werkt. Doe het in een rustige week en niet in de week van de opening.

1. Neem je eerste pand als voorbeeld over en verander daarna alleen wat verschilt. Alles opnieuw intikken levert twee lijsten op die langzaam uit elkaar groeien.
2. Zet eerst je openingstijden, je mensen en je kamers goed. Zonder die drie klopt geen enkele vrije tijd die je pagina aanbiedt.
3. Loop daarna je hele behandellijst langs en zet per regel aan of uit of zij in dit pand te boeken is.
4. Boek nu zelf als gast bij het nieuwe pand en lees de bevestiging die je krijgt. Staat het juiste adres erin? Doe daarna hetzelfde met de herinnering.
5. Boek tot slot ook bij je eerste pand en kijk of daar niets is veranderd. Dat is de stap die mensen overslaan en waar het het vaakst misgaat.

Laat de balie van het nieuwe pand meekijken. Zij nemen straks de telefoontjes aan over het adres en over het parkeren, dus zij weten als eerste of het klopt.

Waar doolioo bij twee spa's staat

Bij doolioo zit meer dan één pand in Studio en dat reikt tot tien vestigingen, met één abonnement in plaats van een rekening per gebouw. Je kamers en je sauna richt je per pand in als middel, dus een hotstone komt alleen boven in het gebouw waar dat apparaat staat. Of je bij ons per locatie kunt instellen wat deze pagina uitvraagt, ga je in 14 dagen na door twee panden klaar te zetten en bij allebei als gast te boeken.