De zaterdag waarmee je alles afrekent

Stel dat je om negen uur opent en dat je laatste klant om zes uur de deur uit gaat. In je boek staan een knipbeurt, een uitgroei, een droge knip, een balayage, een föhnbeurt, een kleuring met knippen en een nieuw gezicht dat je nog nooit hebt gezien. Zet die dag eerst op papier met de tijden die jij in het echt nodig hebt.

Dit schema is je testopdracht. Voer je het ergens in en komt dezelfde dag eruit, dan klopt de basis. Krijg je Joost niet in de wachttijd van Sanne geplaatst, dan kost dat je iedere zaterdag een korte klant.

Behandelduur met inwerktijd die apart boekbaar is

Een kleuring is geen aaneengesloten blok waarin jij continu bezig bent. Je brengt de kleur aan, daarna zit je klant een half uur te wachten tot het pakt en pas daarna ga je wassen, knippen en föhnen. Dat middenstuk is de duurste tijd van je dag zodra je er niets mee doet.

Een dienst moet daarom in drie stukken te knippen zijn, waarbij alleen het middelste stuk vrij blijft voor iemand anders.

• Actieve tijd vooraf: de minuten waarin jij staat aan te brengen.
• Wachttijd: de minuten waarin de kleur intrekt en jij vrij bent.
• Actieve tijd achteraf: wassen, knippen, föhnen en afronden.
• Alleen die wachttijd komt vrij als boekbare ruimte voor korte diensten.

Let erop dat de korte klant die je in dat gat zet niet over je afwerktijd heen valt. Een systeem dat zijn werk doet laat een droge knip van twintig minuten toe in een wachttijd van vijfendertig minuten en weigert een föhnbeurt van veertig.

De buffer achter elke afspraak

Tussen twee klanten zit werk dat nergens in de behandeltijd staat. Station schoonvegen, kwasten uitspoelen, handdoeken weg, afrekenen en de volgende jas ophangen. Reken je dat niet mee, dan ben je na drie klanten al een kwartier kwijt.

Een buffer is een blokje achter de afspraak dat niemand online kan pakken. Je wilt hem per dienst kunnen zetten, want achter een balayage hoort meer ruimte dan achter een föhnbeurt van een half uur.

Klanten boeken jou, niet de salon

Huur je een stoel, dan sta je in een pand met collega’s die hun eigen kring hebben opgebouwd. Wie bij jou komt wil bij jou zitten en niet bij degene die toevallig vrij is. Het systeem moet dat verschil kennen.

• Je bepaalt zelf welke diensten jij aanbiedt en hoe lang ze bij jou duren.
• Je zet je eigen werkdagen neer, ook als de salon zes dagen open is en jij er drie staat.
• Wie jouw naam kiest krijgt alleen jouw vrije momenten te zien.
• Neem je een week vrij, dan verdwijnen die dagen in één keer uit het boekingsscherm.

Kijk daarnaast wat er gebeurt als iemand geen voorkeur opgeeft. Belandt die bij wie toevallig ruimte heeft, of kun je instellen dat jouw pagina uitsluitend jouw agenda toont? Hoe je die keuzes vastlegt staat op online boeken.

Eén tijdslot geef je maar één keer weg

Dubbel boeken gebeurt bijna altijd op het drukste moment. Jij neemt de telefoon aan terwijl iemand anders datzelfde uur online staat te bekijken. Een systeem hoort dat zelf op te vangen zonder dat jij erover nadenkt.

1. Het tijdslot gaat op slot zodra iemand aan de boeking begint, niet pas bij de laatste klik.
2. Alles wat jij zelf in de agenda zet haalt dat moment direct uit het online aanbod.
3. Verplaats je een afspraak, dan komt de oude tijd meteen weer beschikbaar.
4. Een behandeling die een wasbak of een tweede stoel nodig heeft telt die ruimte mee.

Test dit door op je telefoon een afspraak in te voeren terwijl je op je laptop het boekingsscherm openhoudt. Ververs de pagina en kijk of dat uur verdwenen is. Duurt dat langer dan een paar tellen, dan zit daar een gaatje waar twee klanten doorheen passen.

Het annuleringsvenster en de plek die vrijvalt

Jij bepaalt tot wanneer iemand kosteloos kan afzeggen. Voor een knipbeurt is vierentwintig uur ruim genoeg. Voor een balayage van ruim twee uur is dat aan de krappe kant, want zo’n gat vul je niet even op een vrijdagavond.

Belangrijker dan het venster zelf is wat er daarna met die vrijgevallen tijd gebeurt.

• Valt het slot automatisch terug in je online agenda zodat een ander het kan pakken?
• Krijg jij een melding, of moet je het zelf ontdekken als je toevallig kijkt?
• Kun je bij lange behandelingen vooraf een aanbetaling vragen?
• Blijft op de klantkaart staan hoe vaak iemand kort van tevoren afbelt?

Doolioo laat je een aanbetaling via Mollie aan de afspraak hangen. Dat geld loopt via het account van de salon zelf, dus het komt op je eigen rekening terecht in plaats van eerst bij een tussenpartij.

Bevestiging vooraf en een herinnering vlak voor de dag

Dit zijn twee berichten met twee doelen. De bevestiging gaat weg zodra er geboekt is en bevat datum, tijd, behandeling, jouw naam en het adres van de salon waar jij die dag werkt. Dat laatste wordt vaak vergeten, terwijl juist een stoelhuurder nog wel eens van pand wisselt.

De herinnering gaat een dag van tevoren weg en heeft maar één taak: iemand die niet kan laten afzeggen op een moment dat jij er nog iets mee kunt. Zorg dat er in dat bericht een knop zit om te verzetten, anders krijg je alsnog een telefoontje tijdens een kleuring.

Wat doolioo hiervan standaard doet

Doolioo draait in de browser, dus ook op de telefoon die naast je in de stoel ligt. Online boeken, agenda, klantkaart, kassa, voorraad, herinneringen via WhatsApp en een AI-assistent zitten in hetzelfde abonnement. Er komt geen commissie per boeking bij en ook geen bedrag per nieuw gezicht.

Het pakket Solo kost € 19 per maand voor één medewerker, wat voor een stoelhuurder meestal de juiste maat is. Bij jaarbetaling krijg je 2 maanden gratis en je kunt maandelijks opzeggen. Je klanten blijven van jou, want doolioo is geen marktplaats.

Je kunt het 14 dagen proberen zonder betaalgegevens en het inrichten kost ongeveer een uur. Zet daar meteen die zaterdag in en kijk of hij eruit komt zoals je hem had opgeschreven. Het volledige overzicht staat op alle functionaliteiten.