Een lijst is geen teller maar een foto

Zie je lijst als een foto van je kast op een bepaald moment. Op de dag dat je telt klopt hij. De dagen erna wordt hij langzaam onwaar. Dat geeft niet, zolang je de volgende foto maakt voordat er iets opraakt.

Dat draait de vraag om. Je hoeft niet te weten hoeveel er staat op een willekeurige woensdag. Je hoeft alleen te weten of er op de teldag genoeg is om tot de volgende teldag te komen. Er is dus één getal dat je overschrijft en één grens waar je het naast legt.

De lijst die je vanavond opzet

Eén tabblad, één regel per artikel, tien kolommen. Zet hem in een spreadsheet die online staat, dan kun je er ook bij met je telefoon voor de kast.

De kolom Plek maakt het verschil. Sorteer daarop en niet op naam, dan loop je bij het tellen één keer langs je kast in de volgorde waarin de spullen werkelijk staan. Op alfabet gesorteerd loop je twintig keer heen en weer. Dat scheelt je een uur per telling.

De kolom Bestelaantal wordt bijna altijd vergeten en brengt je bestelronde van een half uur naar tien minuten. Je bedenkt één keer hoeveel je van iets haalt en daarna bestel je zonder te piekeren.

De ondergrens uitrekenen

De ondergrens is het hart van deze lijst. Hij is geen gevoel maar de som van drie dingen.

1. Wat je opmaakt tussen twee tellingen. Tel je elke vier weken, dan is dat je verbruik van vier weken.
2. Wat je opmaakt terwijl je op de levering wacht. Vraag na hoeveel dagen dat werkelijk is en reken met de langste keer, niet met de snelste.
3. Eén stuk speling, voor de week die onverwacht druk uitvalt.

Een voorbeeld. Je gaat vier flessen per maand door van een product, je telt en bestelt maandelijks en de levering duurt een week. Je ondergrens wordt vier plus één plus één, dus zes. Staan er op de teldag zes of minder, dan gaat het op de bestellijst.

Ken je je verbruik niet, dan gok je de eerste keer en corrigeer je bij de tweede telling. Was er veel over, dan mag de grens omlaag. Zat je er bijna doorheen, dan gaat hij omhoog.

Het telmoment

Eén moment per periode, op een vaste dag, vastgeplakt aan je bestelling. Niet elke week een beetje en niet als het uitkomt, want dat is precies wat nooit uitkomt. Kies de dag vóór de dag waarop je bestelt. Dan is je foto één dag oud als je hem gebruikt.

1. Zet er een terugkerende afspraak van een kwartier voor in je agenda, op een moment zonder klant. Het eerste uur van de dag houdt beter stand dan het laatste.
2. Loop met je telefoon langs de kast in de volgorde van de kolom Plek en tik het aantal meteen in bij Geteld. Niet turven op papier om later over te tikken.
3. Zet de datum erbij en sla alles over wat ruim boven de ondergrens staat.
4. Wat op of onder de ondergrens staat gaat op je bestellijst, met het bestelaantal dat er al ingevuld staat.
5. Bestel de volgende ochtend en pas de lijst daarna niet aan. De nieuwe voorraad tel je mee bij de volgende ronde.

Een kwartier per maand, twaalf keer per jaar. Drie uur dus. Dat is de volledige prijs van de gratis variant.

Waar deze werkwijze ophoudt

Dit is het stuk dat in de meeste uitleg ontbreekt. De lijst is goed genoeg, totdat een van deze vijf dingen gebeurt.

• Er pakken meerdere mensen uit dezelfde kast. Jouw foto van maandag is op woensdag al onwaar en niemand weet door wiens toedoen. Het enige dat dat oplost is dat iedereen elke handeling opschrijft en dat houdt geen team vol.
• Je verkoopt producten aan klanten. Een verkoop verandert het aantal op datzelfde moment en dat is nu precies het moment waarop je geen spreadsheet openklapt. Hiervoor heb je je kassa nodig.
• Je wilt weten wat een behandeling je aan materiaal kost. Een telling vertelt wat er staat en niet wat eruit ging. Verbruik kun je nog benaderen met begin plus inkoop min eind, maar dan heb je elke factuur nodig en krijg je een getal per periode. Dat omrekenen naar één behandeling is elke maand handwerk.
• Je komt boven de veertig artikelen uit. Je telling groeit van een kwartier naar drie kwartier en het telmoment sneuvelt als eerste.
• Je hebt meer dan één ruimte of meer dan één pand. Twee kasten betekent twee tellingen op hetzelfde moment, plus een artikel dat hier op is terwijl er verderop nog vier staan.

Herken je er één, dan kun je het nog dichttimmeren met afspraken. Herken je er twee, dan ben je je lijst aan het onderhouden in plaats van je voorraad. Zo’n lijst is bedoeld om één persoon met één kast overzicht te geven en daar is hij goed in.

Wat een betaalde module hier anders doet

Zet de twee naast elkaar op de punten die er toe doen.

Kijk vooral naar de onderste twee regels. Zolang je alleen staat en nauwelijks producten verkoopt wint de lijst het op kosten. Dat is een advies tegen ons eigen belang in. Met een tweede paar handen erbij kantelt het.

Hoe voorraad bij doolioo zit

Wij hebben geen gratis pakket en doen ook niet alsof. Voorraad zit hier in hetzelfde abonnement waarin ook je boekingspagina, je planning, je klantkaart en je kassa staan. Er komt geen losse module bij op je factuur. Solo is € 19 per maand, Salon € 39 zodra je niet meer alleen staat en Studio € 89 voor meerdere zaken.

Wat doolioo niet doet is bestellen bij je leverancier of je aangifte verzorgen. Er is een koppeling met Moneybird en verder blijft de boekhouding het werk van je boekhouder.

Wat wij je zouden aanraden als je net begint: zet de lijst hierboven vanavond op en gebruik hem een paar maanden. Loop je tegen twee van de vijf punten aan, kijk dan pas verder. Meekijken kan 14 dagen via https://www.doolioo.nl/aanmelden/. Wat er verder in zit staat op alle functionaliteiten.