Doolioo kennisbank · Salon software
Hoe beheer ik meerdere docenten in mijn yogastudio?
Zodra je de tweede docent inhuurt, verandert er iets in je administratie dat niemand je vertelt. Je bent niet langer degene die alles weet. Er is nu iemand anders die moet kunnen zien wie er dinsdagavond komt, zonder dat ze je omzet of je hele cursistenbestand hoeft in te kijken. Dat evenwicht regel je met rollen en met een vaste ronde per maand.
In het kort
Meerdere docenten beheer je in drie lagen. De eerste is je planning: per blok leg je vast wie welke les geeft, zodat een wisseling geen gevolgen heeft voor de inschrijvingen die er al op staan. De tweede is toegang: elke docent krijgt een eigen inlog met rechten die passen bij wat ze doet, dus wel de deelnemerslijst van haar lessen en niet je omzetcijfers of je complete klantenbestand. De derde is de telling: aan het eind van de maand wil je weten hoeveel lessen iedere docent heeft gegeven en hoe vol die zaten, want dat is de basis onder wat je uitbetaalt. In doolioo stel je rollen en rechten per medewerker in en zie je in je rapporten per docent hoeveel lessen er zijn gegeven en hoe de bezetting lag. De uitbetaling zelf doe je buiten doolioo, want salarisadministratie zit er niet in.
- Praktische uitleg
- Salon software
- Nederlandse markt
Bij de meeste studio’s gaat dit lang goed op vertrouwen. Je docent appt aan het eind van de maand hoeveel lessen ze heeft gegeven, jij maakt het over en niemand kijkt er ooit nog naar. Dat werkt tot de eerste keer dat de telling niet klopt.
Hieronder staat hoe je dat dichttimmert zonder wantrouwen: wie wat mag zien, wat er gebeurt bij een invaller en welke telling je aan het eind van de maand openslaat.
Het blok is je planningseenheid en niet de week
Een yogastudio plant docenten per blok. Van september tot de kerst geeft de een de dinsdagavond en daarna neemt de ander het over. De les blijft staan en het gezicht ervoor verandert.
- Zet je rooster voor het hele blok neer voordat je er namen bij zet.
- Vraag je docenten in één ronde welke tijden ze dat blok kunnen, met een deadline erbij.
- Vul het rooster in en laat de lessen die je niet bemand krijgt bewust open staan.
- Laat een wissel ingaan op een datum die voorbij je inschrijfvenster ligt.
Die laatste stap voorkomt het gesprek waarin een cursist zich had ingeschreven voor een les bij een docent die er die avond niet blijkt te zijn. Wissel je halverwege een blok, zet het dan in je bericht en op je rooster, want voor een deel van je cursisten is de docent de reden dat ze komen.
Wie mag wat zien
Dit is het onderdeel dat studio’s het langst uitstellen, meestal omdat het ongemakkelijk voelt om iets af te schermen voor iemand die je vertrouwt. Het gaat hier niet over vertrouwen maar over het beperken van de schade als er een telefoon op straat ligt of als iemand vertrekt.
| Rol | Wat ze nodig heeft | Wat ze niet nodig heeft |
|---|---|---|
| Docent | de deelnemerslijst van haar eigen lessen | je omzetcijfers en je hele cursistenbestand |
| Vaste docent met balietaak | kaarten verkopen en inschrijvingen aanpassen | prijzen en abonnementsvormen wijzigen |
| Invaller of gastdocent | de lijst van die ene les | alles wat daarna komt |
| Wie je administratie doet | betalingen, abonnementen en rapporten | dit is bewust de brede rol |
| Jijzelf | alles | niets |
Loop die tabel één keer langs met je eigen namen erbij en je bent binnen een kwartier klaar. De winst zit niet in wat je afschermt maar in wat je juist opengooit. Een docent die zelf een inschrijving kan verzetten, hoeft jou daarvoor niet te appen op een zondagavond.
De invaller die je vergeet uit te zetten
Elke studio heeft ze: de docent die in november twee weken heeft ingevallen en wier inlog er in maart nog steeds is. Een ramp is dat niet en slordig is het wel, want ondertussen ziet zij je rooster en je cursisten.
- Zet bij het aanmaken meteen in je agenda wanneer je de toegang weer intrekt.
- Geef een invaller de smalste rol waarmee haar werk nog te doen is.
- Loop aan het eind van elk blok je lijst met inlogs langs, dat is drie keer per jaar.
- Vertrekt een docent, zet haar toegang dan uit op haar laatste lesdag en niet een maand later.
Die laatste regel voelt hard en hij hoort bij een normale overdracht. Zeg het van tevoren, dan is het geen verrassing. Wat je haar wel meegeeft is haar eigen lijstje met gegeven lessen, want dat heeft ze nodig voor haar laatste factuur.
Uitbetalen begint bij een telling
Wat je een docent betaalt is een afspraak tussen jullie. Wat je software levert is het getal waar die afspraak op rust: hoeveel lessen heeft ze gegeven en hoeveel mensen zaten erin.
| Afspraak | Wat je moet tellen | Waar het schuurt |
|---|---|---|
| Vast bedrag per les | het aantal gegeven lessen | een les die je afzegt wegens te weinig cursisten |
| Per les plus een bedrag per cursist | lessen en bezetting | tellen de ingeschreven of de aanwezige mensen mee |
| Uurtarief | lesuren plus voorbereiding | voorbereiding staat in geen enkel systeem |
| Deel van de omzet | de omzet van die lessen | een cursist met een abonnement rekent anders dan een losse les |
De onderste rij is de reden dat weinig studio’s met een omzetdeel werken. Een cursist met een onbeperkt abonnement die vier keer per week komt, is per les nauwelijks aan omzet toe te rekenen. Een vast bedrag per les is saai en het is achteraf zelden onderwerp van discussie.
De ronde van een kwartier aan het eind van de maand
Reken op een kwartier per maand, het liefst op een vaste dag. Meer is het niet, mits je telling uit je eigen systeem komt en niet uit vier appjes.
- Open het overzicht met de gegeven lessen per docent over de afgelopen maand.
- Haal eruit wat niet is doorgegaan en kijk of dat klopt met wat je je herinnert.
- Leg het naast de factuur of het urenbriefje dat je docent aanlevert.
- Bespreek een verschil dezelfde week en niet twee maanden later.
- Zet de betaling klaar in het pakket waarmee je je boekhouding doet.
Werk je met zelfstandige docenten, dan factureren zij jou en is jouw telling het stuk waarmee je hun factuur controleert. Betaal je een vast bedrag per maand, dan is diezelfde telling de basis voor het gesprek of dat bedrag nog klopt.
Wat je ziet als je per docent kijkt
Een overzicht per docent is niet alleen een betaalstuk. Het vertelt je ook iets over je rooster wat je in de gang niet te horen krijgt.
- Een docent bij wie de lessen structureel voller zitten, verdient een tweede tijdstip.
- Een docent bij wie de bezetting in drie maanden wegzakt, heeft mogelijk het verkeerde uur gekregen.
- Twee docenten op hetzelfde lestype met een groot verschil in bezetting: daar hoort een gesprek bij en geen conclusie.
- Een les die alleen vol zit wanneer er wordt ingevallen, zegt iets over dat tijdstip.
Gebruik die cijfers om je rooster te verbeteren en niet om iemand af te rekenen. Bezetting hangt bij een yogastudio meer aan het tijdstip dan aan de persoon voor de groep. Wie daaroverheen kijkt, raakt een goede docent kwijt aan een verkeerde conclusie.
Zo staan docenten in doolioo
In doolioo geef je elke medewerker een eigen inlog met rollen en rechten die je zelf instelt, dus je bepaalt per persoon wat er zichtbaar is. Zet je een andere naam bij een les, dan blijft de les staan en blijven de inschrijvingen ongemoeid. In je omzet- en bezettingsrapporten zie je per docent hoeveel lessen er zijn gegeven en hoe vol die zaten. Een beheer-app op je telefoon hoort erbij, zodat je die telling ook opent terwijl je in de zaal staat.
Kennisbank
Meer vragen over yogastudio software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor yogastudio’s.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Hoe beheer ik meerdere docenten in mijn yogastudio?
Plan per blok wie welke les geeft, geef elke docent een eigen inlog met rechten die bij haar werk passen en tel aan het eind van de maand de gegeven lessen. Die drie stappen halen het meeste handwerk en de meeste onduidelijkheid weg. Het kost je bij de start een uur en daarna een kwartier per maand.
Wat mag een docent in het systeem zien?
In elk geval de deelnemerslijst van haar eigen lessen, met een telefoonnummer voor wie niet komt opdagen. Je omzetcijfers, je complete cursistenbestand en je prijzen horen daar niet bij, tenzij iemand ook je administratie doet. In doolioo stel je dat per medewerker in.
Wat gebeurt er met de inschrijvingen als ik een andere docent op een les zet?
Die blijven gewoon staan. De les zelf verandert niet en alleen de naam ervoor wordt een andere, dus wie al een plek had houdt die. Laat het je cursisten wel weten als je halverwege een blok wisselt, want een deel van hen komt juist voor die docent.
Doet doolioo de uitbetaling van mijn docenten?
Nee. Wat je krijgt is de telling: hoeveel lessen elke docent heeft gegeven en hoe vol die zaten. Het uitbetalen zelf doe je in je boekhoudpakket of op basis van de factuur van je docent, met een koppeling naar Moneybird of e-Boekhouden.nl voor de verwerking.
Wat doe ik met de inlog van een invaller?
Geef haar de smalste rol waarmee haar werk nog te doen is en zet meteen in je agenda wanneer je hem weer intrekt. Loop daarnaast aan het eind van elk blok je lijst met inlogs langs. Dat is drie keer per jaar en het kost je vijf minuten.