Teken eerst één week op papier

Het is verleidelijk om meteen in een scherm te beginnen. Doe dat niet, want dan ben je aan het invullen en niet aan het ontwerpen.

1. Zet per dag de tijdstippen neer waarop je nu al lesgeeft.
2. Schrijf achter elke les het lestype en de duur, want zestig en vijfenzeventig minuten lopen anders door elkaar heen.
3. Zet erbij in welke zaal het is, ook als je er maar één hebt.
4. Zet erbij hoeveel matten er bij dat lestype in passen, want een restoratieve les met bolsters vult je vloer sneller dan een vinyasa.
5. Zet de docent erbij met potlood, want dat verandert als eerste.

Kijk daarna naar de gaten. Een studio die op dinsdag om negen uur, om half twaalf en om zeven uur lesgeeft, heeft daartussen twee keer een paar uur leegstand. Daar kijk je als eerste naar zodra je een les wil toevoegen.

Zet die week neer als reeks en niet als losse lessen

Een reeks is één les die zichzelf herhaalt. Je legt hem één keer vast met een dag, een tijd, een duur en een aantal plekken. Daarna verschijnt hij elke week opnieuw tot jouw einddatum.

Het verschil merk je niet in week één maar in week twaalf, als je de duur van je zaterdagles wil aanpassen.

• Losse lessen: je zet dertien keer hetzelfde blok neer en je wijzigt ze straks ook dertien keer.
• Een reeks: je zet hem één keer neer en een wijziging is één handeling.
• Losse lessen: vergeet je er eentje, dan ontdekt een cursist dat op een zondagavond.
• Een reeks: hij loopt door tot jouw einddatum en stopt daar uit zichzelf.

Je rooster staat in doolioo 120 dagen open, ongeveer vier maanden. Dat is net iets ruimer dan een blok van september tot de kerstdagen, dus een heel seizoen gaat er in één zitting in.

De minuten tussen twee lessen zijn geen verspilling

Dit is de instelling die het vaakst te krap staat. Zet je de les van tien uur direct achter die van negen, dan lopen er twaalf mensen met een mat onder hun arm naar buiten terwijl er twaalf anderen naar binnen willen.

• Reken vijf minuten voor het uitlopen van de les, want een savasana duurt altijd net iets langer.
• Reken tien minuten voor de wissel van de groepen, meer als er maar één kleedruimte is.
• Reken bij veel materiaal extra tijd voor het opruimen van blokken, bolsters en dekens.

Bouw die tijd in je rooster in en niet in je hoofd. Staat er dat de les van negen tot tien duurt terwijl je tot tien over tien bezig bent, dan klopt elk bezettingscijfer net niet.

Feestdagen, vakanties en de les die een keer niet doorgaat

Een reeks die je met rust laat, geeft ook op tweede kerstdag netjes les. Loop daarom één keer per blok je kalender langs en haal eruit wat niet doorgaat. Dat kwartier voorkomt dat iemand voor een dichte deur staat.

• De officiële feestdagen, inclusief de dagen waarop je zelf besluit dicht te zijn.
• De weken waarin je zaal aan iemand anders is verhuurd.
• De week waarin je zelf op retraite bent of een opleiding volgt.
• De losse dag waarop een docent niet kan en er geen invaller is.

Haal zo’n dag uit de reeks in plaats van de hele reeks te stoppen. De lessen eromheen blijven staan en je cursisten zien precies welke week overslaat. Staan er al mensen op, dan hoort hun kaart daar niets van te merken: een geschrapte les geeft de strip gewoon terug.

Een reeks wijzigen terwijl er al cursisten op staan

Hier zit de echte vraag van dit onderwerp. Je wil de zaterdagles van tien uur naar half tien halen. Op de eerstvolgende drie zaterdagen staan al mensen ingeschreven.

1. Bepaal eerst vanaf welke datum de nieuwe tijd geldt, voorbij je inschrijfvenster.
2. Laat de lessen waar al namen op staan met rust en pas alleen de lessen daarna aan.
3. Lukt dat niet, verplaats ze dan wel en stuur iedereen die erop staat zelf een bericht voordat je systeem dat doet.
4. Zet de wijziging diezelfde week in je nieuwsbrief en op het bord in de gang.
5. Controleer achteraf één les uit de oude tijd en één uit de nieuwe.

De regel is simpel: een les waar een naam op staat is geen rooster meer maar een afspraak. Iemand die op zaterdag om tien uur voor een gesloten deur staat, komt die maand niet meer terug.

Twee zalen, één rooster

Zodra je een tweede ruimte hebt, verandert je rooster van een lijst in een puzzel. De vraag is niet langer alleen of jij op dat uur kunt maar ook of de ruimte vrij is.

Zalen bestaan in doolioo als apart middel, elk met een eigen capaciteit. Je koppelt een les aan zo’n ruimte en zonder vrije ruimte is dat tijdstip simpelweg niet te boeken. Zet je grote zaal op twintig matten en je kleine op acht, dan weigert je rooster vanzelf een les van vijftien in de kleine.

Dat scheelt vooral bij wat er naast je weekreeks gebeurt: een privéles of een therapeut die een dagdeel huurt. Die staan niet in je vaste week en bezetten wel je vloer.

Van blok naar blok

Een paar keer per jaar kantelt je rooster. Dat is geen ongemak maar de vorm van je vak, want je cursisten leven op hetzelfde schoolritme als jij.

Zet die vier omslagen drie weken van tevoren in je agenda en doe ze niet op de avond dat het je invalt.

Zo staat je rooster in doolioo

In doolioo leg je een les één keer vast als terugkerende reeks: dag, tijd, duur, aantal plekken en de zaal erbij. Dat rooster loopt 120 dagen vooruit, dus een heel blok gaat er in één zitting in. Zalen tellen als apart middel mee, waardoor een les zonder vrije ruimte er niet tussen komt.