Waarom een salonpakket bij jou strandt

Een salonagenda is gebouwd rond één klant per blok. Je kiest een behandeling, daar hoort een duur bij en het systeem zoekt een gat waar die duur in past. Bij jou valt er geen gat te zoeken: de les van zeven uur bestaat al en de enige vraag is of er nog een mat vrij ligt.

De onderste rij wordt bij het kiezen bijna altijd overgeslagen. Een pakket dat je rooster niet in één beweging een blok vooruit kan zetten, kost je in de laatste week van augustus een hele avond. En die avond komt elk jaar terug.

De les is je eenheid en niet de afspraak

Alles wat je verder van je software wil hangt hieraan vast. Zit de les erin als los ding met een eigen maximum, dan kloppen je wachtlijst, je presentielijst en je bezettingscijfers vanzelf. Zit er alleen een agenda in waarin je twaalf afspraken onder elkaar zet, dan blijf je met de hand tellen.

• Een les heeft een eigen aantal plekken en dat getal verschilt per lestype.
• Een les heeft een docent, alleen mag die naam veranderen zonder dat de les verdwijnt.
• Een les hoort in een zaal en die zaal kan op datzelfde uur niet ook nog iets anders zijn.
• Een les komt elke week terug en hoort dus als reeks ingevoerd te worden.

Vraag bij een aanbieder of je één les mag aanmaken met acht plekken en zet daar een negende cursist op. Krijg je een wachtlijst, dan zit de les er als eenheid in. Krijg je gewoon een negende regel, dan heb je een agenda gekocht.

De docent die per blok wisselt

Bij de meeste studio’s staat de dinsdagavond van januari tot maart op naam van de ene docent en daarna op die van de ander. De les blijft hetzelfde en het gezicht ervoor niet. Dat is het punt waarop pakketten uit de salonhoek stroef worden, want daar hangt het werk aan de persoon vast.

Wat je nodig hebt is bescheiden: een les die blijft staan als je er een andere naam bij zet en een cursist die dat op het rooster ziet zonder dat haar inschrijving sneuvelt.

Je cursist zit zelden in één hokje

In een salon koopt iemand een behandeling en daarmee is het klaar. Bij jou heeft dezelfde persoon in januari een strippenkaart, gaat ze in maart over op een maandabonnement en koopt ze in oktober weer een kaart omdat ze twee maanden weg is geweest.

• Iemand met drie strippen over die ondertussen aan een abonnement begint.
• Iemand die één keer komt kijken en bij de deur een losse les afrekent.
• Iemand die een kaart cadeau kreeg en nog nooit bij je is geweest.
• Iemand die haar abonnement in de zomer stopzet en die maanden met losse lessen overbrugt.

Al die vormen horen aan één naam te hangen. Staan ze los van elkaar, dan weet je bij het inschrijven niet waar de les vanaf moet en sta je dat uit te zoeken terwijl er tien mensen hun schoenen uittrekken.

Het seizoen dat in september piekt en in juli inzakt

Een yogastudio draait op een schooljaar en niet op een kalenderjaar. September is je drukste maand, januari je tweede en juli is de maand waarin je je afvraagt of het ooit nog goed komt.

1. In augustus zet je het najaarsblok neer, met de lessen die je in juni had geschrapt er weer bij.
2. In september vullen je lessen zich en zie je binnen twee weken welke tijdstippen te krap zitten.
3. Rond de kerstdagen loopt het terug en hangt er twee weken een aangepast rooster.
4. In juni haal je eruit wat de zomer niet haalt.

Je software moet die vier bewegingen aankunnen zonder dat je elke losse les met de hand aanraakt. Kun je een reeks in één keer neerzetten, verlengen en inkorten, dan is zo’n omslag een klus van een uur.

Wat je bij een yogastudio juist niet nodig hebt

Dit lijstje scheelt je de helft van je zoekresultaten. Er wordt in deze hoek veel verkocht dat bij een studio met een weekrooster nooit uit de verf komt.

• Trainingsschema’s per persoon. Jij geeft les aan een groep en niet aan twaalf losse programma’s.
• Een bibliotheek met oefeningen in beeld. Daar staat bij jou een docent voor.
• Video-lessen om thuis mee te doen. Dat is een ander bedrijf dan een studio met een zaal.
• Toegangscontrole met pasjes of poortjes. Jij doet de deur open en er is altijd iemand aanwezig.

Al deze dingen bestaan om goede redenen en ze zijn voor een ander soort zaak bedacht. Koop je ze toch, dan betaal je voor schermen waar niemand van jullie ooit komt.

Zeven vragen die je in een kwartier stelt

Stel ze aan iedere aanbieder en aan ons ook. Aan het antwoord hoor je voor welk soort zaak iets is gebouwd.

1. Kan ik een les als wekelijkse reeks neerzetten en hoe ver loopt die vooruit?
2. Wat gebeurt er als ik in die reeks één les verplaats waar al cursisten op staan?
3. Telt een strippenkaart zichzelf af en op welk moment precies gaat er een strip vanaf?
4. Komt zo’n strip terug als iemand zich binnen de termijn afmeldt?
5. Zit er een wachtlijst achter een volle les en hoe hoort de volgende het?
6. Kan ik twee zalen los van elkaar vastleggen, elk met een eigen aantal plekken?
7. Kan ik de docent van een les wijzigen zonder de inschrijvingen kwijt te raken?

Op vraag twee en vraag zeven hoor je het meeste. Een aanbieder die daar omheen praat, gaat je in de eerste week van september pijn doen.

Waar doolioo in dit rijtje staat

Doolioo draait in de browser en heeft een lessenkant met precies de onderdelen uit de vragen hierboven: groepslessen met plekken en een wachtlijst, lessen als terugkerende reeks, strippenkaarten die zichzelf aftellen en zalen met een eigen capaciteit. Alle functies zitten in elk pakket, dus die lessenkant is geen module die je erbij koopt en wat een pakket kost staat op prijzenpagina. Wat wij niet leveren staat hierboven in het lijstje dat je kunt overslaan.