De stapel die bijna elke studio heeft

Herken je er vier van de zes, dan zit je op het gemiddelde. Loop ze langs en schrijf per tool op waar hij ophoudt, want daar begint jouw werk.

Elk van deze zes doet zijn eigen werk goed. Ze weten alleen niets van elkaar, dus de verbinding ertussen ben jij. Dat is prima bij twintig cursisten en het wordt een avondtaak bij honderd.

Zes overdrachten in één inschrijving

Loop één inschrijving na van begin tot eind en tel hoe vaak jij gegevens verplaatst. Bij de meeste studio’s kom je op zes.

1. Je cursist appt dat ze donderdag wil komen en jij leest dat bericht.
2. Jij kijkt in je spreadsheet of ze nog strippen heeft staan.
3. Jij zet haar naam bij die les in je agenda of op een lijstje.
4. Jij haalt de strip eraf in je spreadsheet, of je onthoudt dat je dat nog moet doen.
5. Heeft ze niets meer staan, dan stuur jij een betaalverzoek.
6. Jij kijkt de dag erna of dat verzoek is voldaan en noteert dat ergens.

Reken er ongeveer drie minuten voor, al doe je er vaak een aantal achter elkaar waardoor het in de praktijk lager uitvalt. Tel het daarom één week echt mee in plaats van het te schatten. Bij studio’s die dat doen komt er meestal een getal uit tussen de drie en de acht uur per week.

Het ergste is niet de tijd

Die uren zijn vervelend en ze zijn niet het grootste probleem. Het grootste probleem is dat twee van je tools iets anders beweren en dat je niet meer weet welke gelijk heeft.

• Je spreadsheet zegt drie strippen, je cursist weet zeker dat het er vijf zijn en het bericht waarin het stond is weg.
• Iemand staat op je lijstje voor donderdag en heeft nooit betaald, omdat het betaalverzoek is blijven staan.
• Een cursist is in mei gestopt en krijgt in september nog je nieuwsbrief, want die lijst werd nooit bijgewerkt.
• Twee mensen staan ingeschreven voor dezelfde les terwijl er nog maar één mat vrij lag.

In al deze gevallen geef je je cursist gelijk, want jij kunt het tegendeel niet laten zien. Dat kost je per keer een les en het kost je vooral het gevoel dat je administratie klopt. Dat gevoel is bij de meeste studio’s de echte reden om over te stappen, meer nog dan de uren.

Wat je als eerste vervangt

Vervang niet alles tegelijk. Begin waar de meeste overdrachten samenkomen en dat is bijna altijd de driehoek rooster, inschrijving en betaling.

1. Zet je weekrooster online met per les een aantal plekken. Vanaf dat moment weet je systeem hoe vol een les zit.
2. Laat cursisten zichzelf inschrijven. Daarmee verdwijnen de berichten die je op maandag zat te verwerken.
3. Zet je strippenkaarten en abonnementen in datzelfde systeem, zodat de inschrijving zelf de strip pakt.
4. Verkoop kaarten en abonnementen online, dan is het losse betaalverzoek overbodig.
5. Ruim daarna pas je spreadsheet op en bewaar hem als archief met een datum in de naam.
6. Laat je mailtool en je appgroep gewoon staan, want die doen iets wat administratie niet doet.

Reken voor het inrichten op ongeveer ongeveer een uur. Het opschonen van je eigen cursistenlijst kost je meer tijd en dat is werk dat niemand voor je doet. Doolioo helpt gratis bij het overstappen en je kunt het 14 dagen proberen zonder betaalgegevens.

Wat je bewust los houdt

Eén systeem betekent niet dat alles erin moet. Er zijn dingen die ergens anders horen en die je beter apart laat staan.

• Je boekhouding. Een boekhoudpakket is doolioo niet en aangifte doen wij ook niet, wel is er een btw- en boekhoudexport plus een koppeling met Moneybird of met e-Boekhouden.nl.
• Je nieuwsbrief. Een mailtool doet dat werk beter en je klantenbestand levert de adressen aan.
• Je website en je social media. Daar hoort een link naartoe en niet je administratie in.
• Video-lessen of een bibliotheek met oefeningen. Die zitten er niet in en horen bij een partij die dat maakt.
• Toegang tot je pand met een pasje. Dat is hardware en geen roosterfunctie.

Dat laatste speelt zodra je je zaal wil openstellen op uren dat er van jullie niemand aanwezig is. Daar heb je apparatuur voor nodig die los van je lesadministratie staat en die je apart aanschaft.

Wat er overblijft als het één systeem is

Het verschil merk je niet op de dag van de overstap maar in de derde week. Er zijn dan een paar dingen weg die je als vanzelfsprekend was gaan beschouwen.

• Je maandagochtend begint niet meer met het verwerken van berichten uit het weekend.
• De vraag hoeveel strippen iemand nog heeft stel je niet meer, want ze ziet het zelf staan.
• Je docent opent voor de les een lijst die klopt.
• Je weet op woensdag al hoe vol je zaterdag zit.

Wat je terugkrijgt is niet in de eerste plaats tijd maar overzicht. Dat is ook de eerlijke verwachting: je houdt niet ineens halve dagen over. Je stopt met het najagen van gegevens die op vier plekken half staan.

Zo ziet die stapel er bij doolioo uit

In doolioo zitten je lesrooster, de inschrijvingen, de wachtlijst, de strippenkaarten, de lesabonnementen, de klantkaart en de kassa in hetzelfde pakket, dus daartussen hoef je niets over te zetten. Voor je boekhouder is er een maandoverzicht en een koppeling met Moneybird of met e-Boekhouden.nl. Wat een pakket kost staat op prijzenpagina en wat er allemaal in zit op alle functionaliteiten.