Doolioo kennisbank · Salon software
Wat is managementsoftware voor een yogastudio?
Managementsoftware is een verzamelwoord en geen los product dat je aanzet. Het dekt de stukken administratie die een studio nodig heeft om open te kunnen, van je rooster tot de cijfers waarmee je een blok afsluit. Welke stukken een aanbieder eronder schaart verschilt, dus twee pakketten met hetzelfde woord op hun site kunnen heel verschillende dingen doen. Hieronder staat uit welke zes onderdelen het bestaat en waar de grens ligt met dingen die erop lijken.
In het kort
Managementsoftware voor een yogastudio is één pakket waarin de zes administratieve stukken van een studio bij elkaar staan: je lesrooster, de inschrijvingen op die lessen, de kaarten en abonnementen waarmee cursisten meedoen, de gegevens van die cursisten, het geld dat binnenkomt en de cijfers die daaruit volgen. Het woord management slaat vooral op dat laatste deel. Je kunt er iets aan aflezen over je eigen week en niet alleen iets in vastleggen. Alle zes horen aan dezelfde gegevens te hangen, want daar zit het verschil met een agenda met een spreadsheet ernaast. Wat er niet onder valt is minstens zo bepalend: het is geen bibliotheek met video-lessen, geen plek waar nieuwe cursisten je vinden, geen boekhoudpakket en geen deurslot. Doolioo is zo’n pakket voor studio’s, met een lesrooster dat 120 dagen vooruit loopt, plekken per les, strippenkaarten die zichzelf aftellen, lesabonnementen met incasso, klantkaarten en omzet- en bezettingsrapporten. Video, een marktplaats en toegangspasjes zitten er bewust niet in.
- Praktische voordelen
- Salon software
- Nederlandse markt
Het woord is uit het Engels overgewaaid en het is in deze hoek een etiket geworden dat op van alles past. Een boekingspagina noemt zichzelf zo, een ledenadministratie ook en soms zelfs een app waarmee je thuis meedoet met een opgenomen les.
Je hebt er iets aan om de zes onderdelen apart te kunnen benoemen. Dan kun je bij elk pakket nagaan welke er werkelijk in zitten en welke je er los bij zou moeten kopen.
Zes onderdelen achter één woord
Deze zes komen bij elke studio terug, of je nu vier lessen per week geeft of dertig. Ze verschillen in hoe zwaar ze wegen en niet in de vraag of je ze hebt.
| Onderdeel | Wat het bijhoudt | Wat je merkt als het los staat |
|---|---|---|
| Het rooster | welke les wanneer is, in welke zaal en van wie | je zet elke les met de hand opnieuw neer |
| De inschrijvingen | wie er op een les staat en hoeveel plek er over is | je telt zelf en je telling loopt achter |
| Kaarten en abonnementen | wat iemand heeft gekocht en wat ervan over is | je zoekt bij elke inschrijving iets op |
| De cursistgegevens | contact, begindatum en wat jullie afspraken | je bestand staat op drie plekken half bij |
| Het geld | wat er binnenkwam, waarvoor en op welke manier | een bedrag op je rekening hoort nergens bij |
| De cijfers | bezetting per les en omzet per soort over een periode | je vaart op gevoel bij het schrappen van een les |
De onderste rij is de rij die het woord verdient. Een pakket waarin je alleen iets kunt vastleggen is een administratie. Pas als je er iets aan kunt aflezen dat je volgende beslissing verandert, klopt de eerste helft van de term.
Zes onderdelen of één samenhangend geheel
Je kunt alle zes los regelen en veel studio’s doen dat jarenlang met goed fatsoen. Het verschil zit niet in de onderdelen zelf maar in de vraag of ze dezelfde gegevens gebruiken.
Een inschrijving die de kaart van je cursist zelf pakt is één handeling. Diezelfde inschrijving met een kaartenoverzicht ernaast zijn er drie: opzoeken, invullen en afstrepen. Hoe je van zo’n verzameling losse hulpmiddelen afkomt staat als apart onderwerp in deze hub beschreven.
- Je cursist ziet bij het inschrijven wat de les haar kost, omdat haar kaart aan dezelfde naam hangt.
- Je bezettingscijfer ontstaat vanzelf, omdat het uit de inschrijvingen komt en niet uit een turflijst.
- De lijst waarmee je docent de zaal in loopt klopt, omdat de afmelding van vanochtend er al in zit.
- Je boekhouder krijgt bedragen die aan een soort verkoop vastzitten, want die koppeling was er al bij de kassa.
Zodra er tussen twee onderdelen een mens zit die gegevens overtikt, ontstaat daar de ruimte waarin een fout kan groeien. Dat overtikken is het werk dat zo’n pakket van je overneemt.
De grens: wat er niet onder valt
Deze vijf duiken in dezelfde zoekresultaten op en ze horen bij een ander soort bedrijf. Ze staan hier niet omdat ze slecht zijn maar omdat ze je zoektocht vertroebelen.
- Een bibliotheek met video-lessen. Dat is aanbod richting je cursisten en geen administratie.
- Een marktplaats waar consumenten een studio uitkiezen. Daar betaal je vaak per boeking en de bezoeker is van het platform.
- Een boekhoudpakket. Je aangifte doe je daar en niet in het pakket waarin je rooster staat.
- Toegang tot je pand met een pasje of een poortje. Dat is apparatuur en die schaf je los aan.
- Koppelingen met gezondheidsapps, een voedingsmodule of slaapmetingen. Dat hoort bij een app voor consumenten.
Dit onderscheid scheelt je bij het zoeken de helft van je resultaten. Zie je op een productpagina vooral beelden van mensen die thuis op een mat liggen, dan kijk je naar iets voor consumenten en niet naar iets voor je balie.
De woorden die je in zoekresultaten tegenkomt
Vijf termen worden door elkaar gebruikt en ze dekken niet hetzelfde. Aan het woord dat een aanbieder kiest hoor je vaak voor welk soort zaak hij gebouwd is.
| Term | Wat het meestal dekt | Wat er vaak buiten valt |
|---|---|---|
| Managementsoftware | alle zes de onderdelen hierboven | niets, mits die zes er werkelijk in zitten |
| Boekingssysteem | rooster en inschrijvingen | kaarten, abonnementen en cijfers |
| Lesadministratie | rooster, inschrijvingen en kaarten | de kassa en de rapportage |
| Ledenadministratie | leden, abonnementen en incasso | een rooster met plekken per les |
| Studio management | wisselend, meestal Engelstalig | incasso zoals die hier loopt |
De onderste rij levert de meeste teleurstelling op. Een pakket van buiten Nederland doet de roosterkant vaak prima en struikelt over de manier waarop hier maandbedragen worden geïnd.
Drie proeven waarmee je het in een kwartier natrekt
Een functielijst helpt je hier niet, want alle zes de woorden staan er altijd op. Deze drie handelingen laten zien of de onderdelen werkelijk aan elkaar vastzitten.
- Maak een les aan met acht plekken, zet er een verzonnen cursist op en kijk of het aantal vrije plekken vanzelf zakt.
- Geef diezelfde cursist een kaart van tien en schrijf haar nog een keer in. Gaat er zonder jouw toedoen een beurt af, dan hangen kaarten en inschrijvingen aan elkaar.
- Zoek daarna het overzicht op waarin staat hoe vol die les zat. Vind je dat binnen een minuut, dan is de cijferkant geen los product.
Slaagt een pakket op alle drie, dan heb je met het hele woord te maken. Slaagt het alleen op de eerste, dan heb je een rooster gekocht en houd je de rest zelf bij.
Wat het niet voor je oplost
Een eerlijke verwachting voorkomt teleurstelling in de tweede maand. Software verplaatst werk en er blijft werk gewoon staan.
- Een tijdstip dat bij je buurt niet aanslaat, gaat niet aanslaan doordat het online staat.
- Je prijzen en je afmeldtermijn blijven beslissingen die jij zelf neemt.
- Wie besluit dat het voorlopig niet meer past, blijft bij dat besluit.
- Het opschonen van je huidige cursistenlijst blijft handwerk en dat doe je één keer.
Wat er wel verandert is dat je na een blok of drie kunt zien welk uur structureel het slechtst loopt. Dat is informatie die in een schrift niet ontstaat.
Wat doolioo onder dit woord verstaat
Bij doolioo zitten de zes onderdelen in hetzelfde pakket: een lesrooster dat 120 dagen vooruit loopt, inschrijvingen met plekken per les en een wachtlijst, strippenkaarten en lesabonnementen, klantkaarten, een kassa en omzet- en bezettingsrapporten. Elk abonnement bevat dezelfde functies, dus de cijferkant komt er niet als losse uitbreiding bij en de tarieven staan op prijzenpagina. Wat er bewust buiten valt staat hierboven in het rijtje over de grens.
Kennisbank
Meer vragen over yogastudio software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor yogastudio’s.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Wat is managementsoftware voor een yogastudio?
Het is één pakket waarin je rooster, de inschrijvingen, de kaarten en abonnementen, je cursistgegevens, het geld en de cijfers aan dezelfde gegevens hangen. Het onderscheid met een agenda met een spreadsheet ernaast zit precies daar. Zodra jij degene bent die iets van het ene naar het andere overzet, heb je zes losse hulpmiddelen en geen pakket.
Is een boekingssysteem hetzelfde?
Nee, een boekingssysteem is er een onderdeel van. Het regelt je rooster en de inschrijvingen daarop. Kaarten die zichzelf aftellen, maandbedragen die vanzelf binnenkomen en overzichten van je bezetting vallen erbuiten, tenzij een aanbieder ze er met zoveel woorden bij levert.
Zitten er video-lessen in zulke software?
Bij doolioo niet en bij de meeste pakketten voor studio’s evenmin. Een verzameling opnamen is aanbod richting je cursisten en dat is iets anders dan het bijhouden van je zaal. Wil je allebei, dan zijn dat twee aankopen bij twee partijen.
Heb ik dit nodig met dertig cursisten?
Dat hangt minder af van je aantal dan van je vormen. Geef je vier lessen per week en rekent iedereen per keer af, dan kom je een eind met een rooster en een kasboek. Zodra kaarten en abonnementen door elkaar gaan lopen, kost het onthouden je meer tijd dan het invoeren.
Hoeveel tijd kost het inrichten?
De basis staat er in ongeveer ongeveer een uur. Het meeste werk zit ergens anders, namelijk in het overzetten van wie er nu nog wat aan kaarten heeft openstaan. Doe dat tijdens je proefperiode van 14 dagen, waarvoor geen betaalgegevens nodig zijn. Dan loop je er niet halverwege een blok tegenaan.