Het uur waarin je niets kunt aannemen

In een salon staat je telefoon naast je en kun je tussen twee klanten door even opnemen. Als jij lesgeeft kan dat niet. Je staat vooraan in een stille zaal en alleen al de gedachte dat er iemand belt haalt je uit je verhaal.

Reken je week eens om. Vijf lessen van vijfenzeventig minuten met het kwartier ervoor en erna zijn ruim negen uur waarin je niets kunt aannemen. Wat er in die negen uur binnenkomt, komt later op één hoop bij je terug.

• De cursist die vraagt of er donderdag nog plek is.
• De cursist die zich voor vanavond afmeldt terwijl de les al bezig is.
• Iemand die wil weten hoeveel strippen ze nog heeft staan.
• Iemand die voor het eerst komt en vraagt of ze zelf een mat moet meenemen.

Alleen de tweede en de vierde vragen werkelijk om jou. De andere twee kan je cursist zelf beantwoorden zodra ze het ergens kan zien staan.

Wat dat in een gewone week scheelt

Het voordeel is niet dat je uren overhoudt. Het is dat je dag minder vaak wordt afgebroken. Een bericht kost een halve minuut plus de aandacht die je nodig hebt om terug te komen waar je was.

1. Turf een week lang elk bericht dat over een plek, een saldo of een afmelding gaat.
2. Zet erachter op welk moment van de dag het binnenkwam.
3. Streep weg wat een cursist zelf had kunnen doen als ze je rooster had kunnen openen.

Bij de meeste studio’s blijft van zo’n lijst ongeveer een kwart over. Dat kwart zijn de echte vragen en daar wil je bereikbaar voor zijn. De rest is verkeer dat een boekingspagina afvangt zonder dat er iemand aan te pas komt.

De boekingen die na tienen binnenkomen

Een studio wordt op andere uren geboekt dan een kapsalon. Je cursist zit op de bank, bekijkt wat haar week doet en legt in één keer drie lessen vast. Dat is precies het uur waarop je niemand te pakken krijgt.

Een pagina die dag en nacht open staat vangt dat op. Het gaat daarbij niet alleen om haar gemak. Het gaat om de inschrijving die anders niet gebeurt, want wie om elf uur ’s avonds bedenkt dat ze morgenochtend wil komen ligt daar niet als ze eerst een bericht moet sturen en op antwoord moet wachten.

Dit voordeel is meteen ook het makkelijkst te meten. Tel na een blok hoeveel inschrijvingen er buiten je eigen werkuren zijn binnengekomen en je hebt je eigen getal in plaats van een belofte.

Een rooster dat zichzelf bijhoudt

Zodra inschrijvingen en rooster hetzelfde ding zijn, klopt het aantal vrije plekken altijd. Dat oogt als een klein voordeel en het heeft een lange staart.

• Je hoeft aan niemand meer te vertellen hoe vol een les zit, want het staat er.
• Een afmelding corrigeert de telling zelf en de wachtlijst schuift door. Hoe dat doorschuiven precies werkt staat in deze hub apart beschreven.
• De lijst waarmee je de zaal in loopt is die van dit moment en niet die van gisteravond.
• Je bezetting per les ontstaat als bijproduct, dus daarvoor hoef je niets extra bij te houden.

Dat laatste punt levert je na twee blokken iets op wat met een schrift nooit ontstond. Je ziet welk tijdstip er structureel half vol bij ligt en dat is een cijfer waar een roosterwijziging op gebouwd kan worden.

Wat je cursist ervan merkt

Aan haar kant zijn de voordelen bescheiden en ze wegen zwaar, want ze bepalen of ze het gebruikt of alsnog een bericht stuurt.

• Ze ziet zonder te vragen of er nog plek is.
• Ze meldt zich af op het moment dat ze het weet, ook om zes uur ’s ochtends.
• Ze krijgt een bevestiging met het adres erin, wat bij een eerste bezoek de meeste onzekerheid wegneemt.
• Bij een volle les ziet ze een eerstvolgende mogelijkheid in plaats van een dichte deur.

Wat ze niet wil is iets installeren voor één les per week. Houd het bij een link die in haar browser opent, want elke extra stap kost je inschrijvingen van precies de mensen die nog twijfelen.

Waar een boekingssysteem niets aan verandert

Een eerlijk rijtje hoort erbij, want deze vier gaan met een boekingspagina niet weg.

• Een les op een ongelukkig tijdstip loopt niet voller doordat hij online staat.
• Een cursist die verhuist of een kind krijgt blijft stoppen.
• Een docent die uitvalt moet nog steeds vervangen worden.
• Je prijslijst en je afmeldtermijn blijven keuzes die jij maakt.

Wat wel verandert is dat je bij alle vier eerder ziet dat het speelt. Een les die twee blokken achter elkaar op de helft blijft steken staat in een overzicht voordat jij hem zelf als probleem benoemt.

Drie getallen die je na één blok naast elkaar legt

Voordelen die je niet meet blijven een gevoel. Deze drie haal je uit je eigen overzichten en je bent er tien minuten mee kwijt.

1. Het aandeel inschrijvingen dat buiten je werkuren is binnengekomen.
2. De gemiddelde bezetting van je drie drukste en je drie rustigste lessen.
3. Het aantal plekken dat via de wachtlijst alsnog gevuld is.

Dat derde getal is voor studio’s meestal de grootste verrassing. Elke plek die daar terechtkwam is een cursist die anders thuis was gebleven terwijl er een mat vrij lag.

Wat hiervan bij doolioo in het pakket zit

Bij doolioo staat je boekingspagina dag en nacht open, met plekken per les en een wachtlijst die een vrijgekomen plek vanzelf aanbiedt. Bevestigingen en herinneringen gaan via WhatsApp of e-mail en je cursist meldt zich daaruit zelf af. De functies verschillen niet per abonnement, dus deze boekingskant hoort er hoe dan ook bij en de tarieven staan op prijzenpagina.