Doolioo kennisbank · Salon software
Wat is een online boekingssysteem voor salons?
Online boekingssysteem, afsprakenplanner, agenda en salonsoftware worden door elkaar gebruikt en ze betekenen niet hetzelfde. Het verschil zit niet in wat er op een functielijst staat maar in wie er mag schrijven. In een agenda schrijf jij, in een boekingssysteem schrijft je klant en in een compleet pakket komt daar alles bij wat er na de afspraak nog gebeurt. Hieronder staat uit welke drie lagen zo’n systeem bestaat en waar de grens van elk van die woorden ligt.
In het kort
Een online boekingssysteem voor salons is software die een deel van je agenda openzet voor je klanten, zodat zij zonder jou een tijd kunnen vastleggen. Het bestaat uit drie lagen die alle drie moeten kloppen: een aanbodlaag met de behandelingen die te kiezen zijn, een beschikbaarheidslaag die per moment uitrekent wat er nog te geven valt en een vastleglaag die de afspraak opslaat, je klant bevestigt en jou waarschuwt. Een gewone digitale agenda heeft alleen die derde laag en laat je klanten er niet in. Een compleet salonpakket heeft de drie lagen plus alles wat ná de afspraak komt, zoals afrekenen, een klantkaart en je voorraad. Doolioo hoort bij die laatste soort: naast de boekingspagina zitten er in hetzelfde abonnement een agenda, een klantkaart, een kassa en voorraadbeheer, vanaf € 19 per maand.
- Praktische voordelen
- Salon software
- Nederlandse markt
Vraag tien salonhouders wat ze onder een boekingssysteem verstaan en je krijgt een paar heel verschillende antwoorden. De een bedoelt de knop op haar website. De ander bedoelt het hele programma waarin ook de kassa zit. Allebei is verdedigbaar en juist daarom praat je bij een offerte zomaar langs elkaar heen.
Het helpt om het ding uit elkaar te halen. In de kern doet een boekingssysteem maar één ding: het laat iemand anders dan jij een plek in je week vastleggen zonder dat jij erbij hoeft te zijn. Alles wat daarvoor nodig is zit in drie lagen op elkaar.
De drie lagen waaruit het bestaat
Elke laag heeft zijn eigen werk en ze zijn alle drie onmisbaar. Valt er eentje weg of is hij zwak ingesteld, dan merk je dat op een heel andere manier dan bij de andere twee.
Loop ze van boven naar beneden langs, want in die volgorde komt je klant er ook doorheen.
| Laag | Wat erin zit | Wat je merkt als hij niet klopt |
|---|---|---|
| Het aanbod | De behandelingen die te kiezen zijn, met hun naam, hun duur en hun bedrag | Mensen kiezen iets wat niet bij ze past, of ze kiezen niets |
| De beschikbaarheid | De rekensom die per moment bepaalt of een tijd nog te geven is | Er staat niets vrij terwijl je halve dag leeg is, of juist andersom |
| De vastlegging | De afspraak zelf, de gegevens van je klant en de berichten eromheen | Iemand boekt, hoort niets en belt alsnog om te vragen of het gelukt is |
Aanbieders laten in hun teksten vooral die eerste laag zien, want die is zichtbaar en mooi in beeld te brengen. De tweede laag is waar het in de praktijk misgaat en die krijg je pas te zien zodra je zelf een keer iets probeert te boeken.
Een agenda is nog geen boekingssysteem
Een digitale agenda is een plek waar afspraken in staan. Jij zet ze erin, jij haalt ze eruit en jij bent de enige die weet wat er nog over is. Dat werkt uitstekend zolang alles via jou binnenkomt.
Zet diezelfde agenda open voor je klanten en het loopt op vier punten stuk. Dit zijn geen kleine ongemakken maar precies de dingen waardoor het afsprakenboek na drie weken weer op de balie ligt.
- Een gewone agenda kent geen behandelingen, dus niemand kan kiezen wat ze komt doen.
- Hij weet niet hoe lang iets duurt en geeft daardoor blokken weg waar het werk niet in past.
- Hij bewaart niets over degene die boekt, behalve de naam die zij zelf heeft ingetikt.
- Hij stuurt je klant niets, dus bevestigen en herinneren blijft jouw werk.
Een boekingssysteem is dus geen agenda met een knop erbij. Het is een agenda plus de twee lagen erboven die nodig zijn om een vreemde zelf te laten kiezen.
En een boekingssysteem is nog geen compleet pakket
Aan de andere kant van de schaal staat salonsoftware waarin boeken slechts één van de onderdelen is. Het verschil tussen die twee zit in wat er gebeurt nadat je klant in de stoel heeft gezeten.
| Wat je wilt doen | Losse agenda | Alleen boekingssysteem | Compleet salonpakket |
|---|---|---|---|
| Een afspraak vastleggen | Ja | Ja | Ja |
| Je klant zelf laten kiezen | Nee | Ja | Ja |
| Vanzelf bevestigen en herinneren | Nee | Meestal | Ja |
| Terugzien wat je vorige keer deed | Nee | Beperkt | Ja |
| Afrekenen en je dagomzet zien | Nee | Nee | Ja |
| Je voorraad bijhouden | Nee | Nee | Ja |
Welke kolom bij je past hangt af van wat er nu met de hand gebeurt. Reken je af met een kasboekje en een schrift, dan lost een los boekingssysteem maar de helft van je gedoe op. Heb je vooral last van de telefoon, dan is die middelste kolom precies genoeg.
Wat een boekingssysteem niet is
Hier ontstaan de meeste teleurstellingen en vaak pas in maand twee. Zo’n systeem neemt werk over dat er al was. Het maakt geen werk dat er niet was.
- Het is geen website. Je hebt nog steeds een plek nodig waar mensen op die knop klikken.
- Het is geen reclame. Wie jou niet kent komt niet uit zichzelf op je boekingspagina terecht.
- Het is geen kassa, tenzij je een pakket kiest waar afrekenen bij hoort.
- Het is geen boekhouding en het doet je aangifte niet.
- Het is geen vervanging van je telefoon, want een deel van je klanten blijft gewoon bellen.
Doolioo brengt je zelf geen bezoekers. Wij hebben geen plek waar consumenten een salon uitzoeken, dus je klanten komen van je eigen site, je Google-profiel en je social media. Daar staat tegenover dat iemand die bij jou boekt jouw klant blijft en dat wij haar nergens anders aanbieden.
De woorden die je gaat tegenkomen
In offertes en op prijspagina’s staan een stuk of acht termen die overal terugkomen. Ze zijn geen van alle ingewikkeld en het scheelt veel als je ze uit elkaar houdt.
| Woord | Wat het betekent |
|---|---|
| Boekingspagina | Het webadres waar je klant kiest wat ze wil en wanneer |
| Tijdslot | Een moment dat aangeboden kan worden, vaak in stappen van vijf of tien minuten |
| Buffer | Extra minuten achter een behandeling die niet te boeken zijn |
| Beschikbaarheidsregel | Een voorwaarde die bepaalt wat er getoond wordt, bijvoorbeeld niets binnen twee uur |
| Bevestiging | Het bericht dat direct na het boeken naar je klant gaat |
| Herinnering | Het bericht dat kort voor de afspraak nog een keer weggaat |
| No-show | Iemand die niet komt opdagen en ook niet heeft afgezegd |
| Dubbelboeking | Twee afspraken die op hetzelfde moment bij dezelfde persoon staan |
Kom je een woord tegen dat hier niet bij staat, vraag dan gewoon wat het is. Een leverancier die dat niet in één zin uitgelegd krijgt verkoopt iets wat jij later ook niet aan je team gaat uitleggen.
Waaraan je merkt dat je er een nodig hebt
Niet elke zaak heeft dit nodig en het zou raar zijn om dat te verzwijgen. Er zijn vier signalen die in vrijwel elke salon dezelfde kant op wijzen.
- Je belt elke ochtend een rijtje mensen terug dat gisteravond heeft ingesproken of geappt.
- Je onderbreekt je werk voor de telefoon terwijl er iemand met natte haren zit te wachten.
- Je krijgt buiten openingstijd berichten waar pas de volgende dag iets mee gebeurt.
- Je weet niet meer uit je hoofd wie wanneer komt en je kijkt drie keer per uur in je boek.
Herken je er eentje, dan kan het nog wel even zo. Herken je er drie, dan kost het inplannen je nu al meer uren per maand dan waar een abonnement tegenop weegt.
Waar doolioo in deze indeling staat
Doolioo valt in de derde kolom hierboven: een compleet pakket in de browser waarin je boekingspagina in dezelfde omgeving zit als je agenda en je klantkaart, met daarnaast een kassa, voorraadbeheer, herinneringen via WhatsApp en een AI-assistent. De drie lagen zitten er dus in, met als onderscheid dat wij geen consumentensite hebben waarop je tussen andere salons staat. Of die indeling bij jouw zaak past kun je 14 dagen bekijken zonder dat je betaalgegevens hoeft op te geven; wat er verder in zit staat op alle functionaliteiten.
Kennisbank
Meer vragen over boekingssysteem salon
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Online boekingssysteem voor salons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een boekingssysteem en een afsprakenplanner?
In de praktijk niets. Beide woorden worden gebruikt voor software waarin een klant zelf een tijd vastlegt. Let dus niet op de naam maar op de drie lagen: wat er te kiezen valt, hoe er uitgerekend wordt wat vrij is en wat er na het bevestigen gebeurt.
Heb ik een website nodig voordat ik online boekingen kan aannemen?
Nee. Je boekingspagina heeft een eigen adres dat los van je site werkt. Dat adres kun je in je bio zetten, bij je bedrijfsprofiel en onder je berichten. Een website helpt wel, want daar zoeken mensen die je naam al kennen als eerste.
Kan ik zelf bepalen welk deel van mijn agenda open staat?
Ja, dat is precies het werk van die beschikbaarheidslaag. Je geeft per dag aan welke uren te boeken zijn, welke behandelingen daarbinnen mogen en hoe kort van tevoren iemand nog terecht kan. Alles wat je niet openzet blijft van jou.
Is zo'n systeem ook nuttig als ik in mijn eentje werk?
Vaak juist dan, want jij bent de enige die kan opnemen en je hebt de hele dag je handen in iemands haar. Bij vijftien afspraken per week merk je er weinig van. Vanaf een volle week wordt het terugbellen zelf het probleem.