Doolioo kennisbank · Kapsalon software
Hoe werkt een online boekingssysteem voor een kapsalon?
Achter de boekingspagina van een kapsalon zit geen voorraadje vrije tijden. Er zit een som. Elke keer dat iemand je pagina opent wordt die som opnieuw gemaakt en wat eruit komt is wat je klant te zien krijgt. Begrijp je die som, dan snap je ook waarom er voor een kleuring niets vrij lijkt terwijl jouw dinsdag half leeg is.
In het kort
Een online boekingssysteem voor een kapsalon werkt in drie bewegingen. Eerst rekent het uit welke momenten het mag aanbieden: het neemt je openingsuren, haalt eraf wat al in de stoelen staat en past daarna je eigen regels toe, zoals de buffer achter een kleuring en de kortste termijn waarop iemand nog mag boeken. Daarna toont het die uitkomst per behandeling, dus een uitgroei levert andere tijden op dan een droogfohn. Op het moment dat zij bevestigt wordt die som nog één keer gemaakt, om te controleren of dat moment er dan nog is. Klopt dat, dan legt het de afspraak vast, haalt het die minuten uit het aanbod, stuurt het een bevestiging en zet de herinnering klaar. Bij doolioo draait die som op dezelfde agenda die jij aan de balie gebruikt, zodat er maar één waarheid is over wie wanneer komt.
- Online afspraken
- Kapsalon software
- Nederlandse markt
Veel salonhouders denken dat zo’n systeem ergens een lijstje met vrije plekken bewaart waar stukjes vanaf gaan. Zo werkt het niet en dat is maar goed ook. Een lijstje dat even niet is bijgewerkt zou meteen tot dubbele afspraken leiden.
Wat er wel bewaard wordt is de bezetting. Vrij is geen toestand die ergens opgeslagen staat maar de uitkomst van een aftrekking die pas op het allerlaatste moment wordt gemaakt. Aan dat ene gegeven hangt de rest van dit verhaal.
De som die bepaalt wat je klant ziet
Neem een gewone donderdag waarop je van negen tot zes werkt. Dat is negen uur, ofwel vijfhonderdveertig minuten aan ruimte. Wat daarvan overblijft ontstaat doordat er in vaste volgorde dingen af gaan.
- Eraf gaat wat er al in je agenda staat, inclusief de blokken die je zelf hebt gezet voor je lunch of een boodschap.
- Eraf gaan de buffers achter elke behandeling, want die minuten mogen niet verkocht worden.
- Over blijven alleen de gaten die lang genoeg zijn voor de behandeling die je klant net heeft aangeklikt.
- Weg gaan de momenten die je eigen regels verbieden, bijvoorbeeld alles binnen twee uur vanaf nu.
- Weg gaan tot slot de momenten waarop de gekozen medewerker niet werkt of dit werk niet doet.
Wat er dan nog staat is het aanbod. Vijfhonderdveertig minuten kunnen na die vijf stappen zomaar teruggebracht zijn tot drie bruikbare starttijden. Dat is geen storing maar precies wat je zelf hebt neergezet.
Waarom je klant minder ziet dan jij
Dit is de vraag die het vaakst bij een leverancier belandt. Jij kijkt naar je donderdag, je ziet ruimte en je klant zegt dat er niets vrij is. Meestal is er dan niets stuk.
Een gat in je agenda en een aanbiedbaar moment zijn twee verschillende dingen. Jij kijkt naar lege ruimte. Het systeem kijkt naar ruimte waar de gekozen behandeling helemaal in past, buffer inbegrepen.
| Wat jij ziet | Wat het systeem weet | Wat je klant ziet |
|---|---|---|
| Een gat van veertig minuten om half twee | Zij koos een kleuring van negentig minuten | Niets op die donderdag |
| Een lege vrijdagochtend | Vrijdag staat niet als werkdag aan | De eerstvolgende dag is maandag |
| Ruimte over een uur | Jouw regel zegt minimaal vier uur vooruit | De eerste tijd is morgenochtend |
| Een vrij uur bij je collega | Die behandeling staat bij haar niet aan | Alleen jouw tijden |
Loop bij twijfel eerst deze vier na. In verreweg de meeste gevallen zit het antwoord in je eigen instellingen en heb je het in twee minuten zelf rechtgezet.
De regels die jij zelf zet
De aftrekking hierboven is techniek. De uitkomst is een keuze, want jij bepaalt de regels waarmee gerekend wordt. Vijf daarvan komen in elk pakket voor en ze werken twee kanten op.
| Regel | Te streng ingesteld | Te ruim ingesteld |
|---|---|---|
| Kortste termijn vooruit | Iemand die vanmiddag terecht wil ziet niets en belt of komt niet | Je krijgt een boeking terwijl je al aan het knippen bent |
| Verste termijn vooruit | Wie in november al wil vastleggen kan dat niet | Je zit in mei vast aan een zaterdag in december |
| Buffer achter een behandeling | Je verkoopt ruimte die je eigenlijk hebt | Je loopt vanaf je derde klant achter |
| Afzegtermijn | Mensen bellen je alsnog omdat de knop niet meer werkt | Een lang blok valt om acht uur ’s ochtends vrij |
| Keuze van een medewerker | Nieuwe klanten moeten kiezen tussen namen die ze niet kennen | Iedereen boekt bij dezelfde persoon |
Begin aan de strenge kant en versoepel per regel, eentje tegelijk. Verander je er drie in dezelfde week, dan weet je achteraf niet welke aanpassing het verschil maakte.
Het moment waarop je klant bevestigt
Tussen het aanklikken van een tijd en het indrukken van de bevestigknop zitten al gauw twee minuten. In die twee minuten staat de wereld niet stil.
Daarom wordt de som vlak voor het vastleggen nog één keer overgedaan. Is het moment er dan nog, dan gaat de afspraak erin. Is het weg, dan krijgt je klant dat te horen voordat er iets wordt opgeslagen.
Vraag bij een leverancier wat zo iemand dan te zien krijgt. Een melding met drie andere tijden eronder is een heel ander einde van de avond dan een rode foutregel zonder uitweg.
Wat er in de seconde daarna gebeurt
Voor je klant is het één klik en daarna een scherm met een vinkje erop. Eronder wordt in een fractie van een seconde een rijtje handelingen afgewerkt.
- De afspraak wordt weggeschreven met een dag, een tijd, een duur, een medewerker en een behandeling eraan vast.
- Datzelfde blok verdwijnt uit de som, dus vanaf dat moment biedt je pagina het aan niemand meer aan.
- De gegevens van je klant worden aan een kaart gehangen, of aan een bestaande kaart als ze al eens is geweest.
- Er gaat een bevestiging weg waarin staat wat ze heeft geboekt en wanneer ze verwacht wordt.
- De herinnering wordt ingepland op een datum verderop en gaat dus later vanzelf de deur uit.
- Jij krijgt een melding of je ziet de afspraak staan zodra je je agenda opent.
Stap vier en stap vijf zijn niet hetzelfde en dat verwarren mensen vaak. De bevestiging gaat nu, de herinnering wordt alleen maar klaargezet. Zegt je klant volgende week af, dan hoort die herinnering vanzelf te vervallen. Vraag dat na, want daar gaat het nog wel eens mis en dan krijgt iemand een berichtje over een afspraak die ze zelf heeft geschrapt.
De weg terug: verzetten en afzeggen
Boeken is maar de helft. De andere helft is wat er gebeurt als het niet doorgaat. Voor jouw dag is dat minstens zo belangrijk.
In de bevestiging hoort een knop te zitten waarmee je klant zelf kan verzetten of afzeggen. Drukt zij daarop, dan loopt dezelfde keten achteruit.
- Het blok gaat uit je agenda en valt daarmee terug in de som, dus een ander kan het meteen pakken.
- De herinnering die klaarstond wordt geschrapt of aangepast aan de nieuwe tijd.
- Jij krijgt een melding, zodat je niet om half drie voor niets staat te wachten.
- Je afzegtermijn bepaalt of die knop op dat moment nog werkt of dat er alleen nog gebeld kan worden.
Die laatste regel is het knopje waar je het meest aan hebt. Zet je hem op vierentwintig uur, dan houd je de avond ervoor de regie. Zet je hem op twee uur, dan verdwijnt er soms een blok waar je niets meer voor terugkrijgt.
In een kwartier natrekken of de som klopt
Je hoeft dit niet te geloven op gezag van een productpagina. Met je eigen boekingspagina open op je telefoon zijn dit vijf controles die samen een kwartier kosten.
- Zet een blok van een uur in je agenda op morgenmiddag en ververs je boekingspagina. Dat uur hoort weg te zijn.
- Kies je langste behandeling en kijk hoeveel dagen er dan nog overblijven. Kies daarna je kortste en vergelijk.
- Zet je kortste termijn vooruit op nul en kijk of er vandaag ineens tijden bij komen. Zet hem daarna terug.
- Haal één behandeling bij één medewerker weg en kijk of zij bij die behandeling inderdaad niet meer wordt aangeboden.
- Boek een afspraak bij jezelf, zeg hem via de knop in het bericht weer af en kijk of het blok terugkomt.
Werkt stap één niet binnen een minuut, dan is dat het belangrijkste signaal van de vijf. Alles wat jij aan de balie doet hoort onmiddellijk in het aanbod door te werken, want anders reken je de rest van het jaar op iets wat achterloopt.
Hoe dit bij doolioo in elkaar zit
Doolioo draait in de browser, dus de som wordt bij ons gemaakt en niet op de computer bij je balie. De boekingspagina en de agenda waar jij zelf in werkt kijken naar dezelfde gegevens, zodat een online boeking alleen kan landen op een moment dat op dat ogenblik werkelijk vrij is. De bevestiging en de herinnering gaan bij ons via WhatsApp; hoe die boekingskant eruitziet staat op online boeken.
Kennisbank
Meer vragen over boekingssysteem salon
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Online boekingssysteem voor salons.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met het aanbod als ik aan de balie zelf iets inschrijf?
Dat blok gaat er meteen af, want de som kijkt naar je agenda en niet naar een apart lijstje. Schrijf je een uitgroei in, dan is dat uur een tel later niet meer online te pakken. Loopt dat achter, kaart het dan aan.
Waarom ziet mijn klant geen vrije tijd terwijl mijn agenda leeg lijkt?
Bijna altijd omdat de gekozen behandeling niet in het overgebleven gat past, of omdat een van je eigen regels het moment blokkeert. Kijk als eerste naar de duur van die behandeling, naar je buffer en naar de kortste termijn waarop iemand vooruit mag boeken.
Kan het gebeuren dat twee mensen dezelfde tijd krijgen?
Niet vanuit het systeem zelf, want er wordt vlak voor het vastleggen nog gecontroleerd of het moment er is. Wie als tweede op bevestigen drukt krijgt een melding in plaats van een afspraak. Gaat het toch mis, dan is er meestal een tweede plek waar afspraken worden bijgehouden.
Krijgt mijn klant meteen bericht of pas als ik iets goedkeur?
Dat hangt af van hoe je het instelt. Bij directe bevestiging staat de afspraak vast op het moment van boeken en gaat het bericht binnen een minuut weg. Werk je met aanvragen, dan wacht je klant op jouw akkoord en dat kost je dus weer een handeling per boeking.