Geen cadeaubonwet en toch regels

Zodra iemand bij je afrekent voor een bon heb je een overeenkomst gesloten. Zij heeft betaald en jij hebt beloofd dat je later iets levert. Dat is een afspraak met juridische gevolgen, ook als hij alleen op een kaartje van tien bij vijftien centimeter staat.

Daar hangen vier soorten regels aan vast en ze komen elk uit een andere hoek. Ze zitten je niet in de weg en het helpt om te weten waar welke vandaan komt.

• De afspraak zelf: wat je hebt beloofd en wat de koper redelijkerwijs mocht verwachten.
• De regels die consumenten beschermen, die zwaarder wegen dan wat je met een ander bedrijf afspreekt.
• Je administratie, waar bewaartermijnen en fiscale eisen aan vastzitten.
• De regels over persoonsgegevens, want bij een digitale bon leg je een naam en een mailadres vast.

Er is nog een vijfde die zelden genoemd wordt. Verkoop je aan een bedrijf, dan gelden de consumentenregels niet. Wat je met een werkgever afspreekt is vrijer dan wat je met een particuliere koper afspreekt.

Wat de koper moet kunnen weten voor ze afrekent

Dit is het stuk dat in de praktijk het vaakst misgaat. Niet omdat de informatie ontbreekt maar omdat hij pas verschijnt nadat er betaald is.

Het uitgangspunt is eenvoudig. Alles wat de waarde van de bon beperkt moet de koper kunnen zien voordat ze op de knop drukt. Staat het pas in de mail die daarna binnenkomt, dan sta je zwak als er ooit discussie over ontstaat.

• Wie de bon uitgeeft: je zaaknaam met de plaats erbij.
• Wat hij waard is, in een bedrag of in een omschreven behandeling.
• Hoe lang hij meegaat, als je met een eigen termijn werkt.
• Of een restbedrag blijft staan of komt te vervallen.
• Of hij bij meerdere vestigingen geldt of alleen bij jou.
• Waar de volledige voorwaarden te vinden zijn.

Dat laatste punt heet een verwijzing. Je hoeft je hele voorwaarden niet op de bon af te drukken en je moet wel zeggen waar ze staan, op een plek waar de koper ze ook werkelijk kan bereiken.

Voorwaarden die tegenover een consument standhouden

Een voorwaarde opschrijven is niet hetzelfde als een voorwaarde die het houdt. Tegenover een consument gelden strengere eisen dan tussen twee bedrijven en dat verrast ondernemers geregeld.

Ruwweg bepalen drie dingen of zo’n bepaling overeind blijft.

1. Was hij vooraf kenbaar. Een regel die de koper bij het afrekenen heeft gezien staat sterker dan een regel die pas in de bevestiging opduikt.
2. Is hij redelijk in verhouding tot wat je verkoopt. Een termijn van drie maanden op een behandeling waar je twee maanden wachttijd op hebt valt lastig vol te houden.
3. Is het gevolg niet zwaarder dan nodig. Een heel bedrag laten vervallen is een zwaarder middel dan een tegoed laten staan tegen het tarief van nu.

De termijn en de verjaring

In de wet is een bon een recht van de houder op iets dat jij nog moet leveren. Voor zo’n recht geldt in beginsel een verjaringstermijn van vijf jaar. Hanteer je zelf een kortere termijn, dan valt die onder het vorige punt en moet je hem dus kunnen uitleggen.

Hoe je die keuze maakt en wat je doet met iemand die met een verlopen bon voor je staat is uitgewerkt op de pagina in deze reeks over hoe lang een bon meegaat. Hier volstaat dat de termijn ergens moet staan en dat de uitgiftedatum erbij hoort, want zonder die datum begint er niets te lopen.

De administratie die je bijhoudt

Een bon is geld dat je hebt ontvangen voor werk dat nog moet komen. Dat betekent dat je hem terug moet kunnen vinden, niet alleen voor jezelf maar ook als iemand ernaar vraagt.

Per bon komt het neer op vijf gegevens. Ze zijn met een schrift net zo goed vast te leggen als met software, zolang het maar op één plek gebeurt.

• Een code of nummer dat maar bij één bon voorkomt.
• De uitgiftedatum, met het bedrag of de behandeling die erbij hoort.
• Wie hem gekocht heeft en bij een zakelijke order welk bedrijf dat was.
• De datum van inwisselen, met wat er op dat moment vanaf is gegaan.
• Wat er eventueel is blijven staan als tegoed.

Hoe lang je dit alles bewaart staat niet op deze pagina, want de termijnen verschillen per soort stuk en ze worden niet door jou bepaald. Leg die vraag neer bij je boekhouder of kijk hem na bij de Belastingdienst.

De gegevens van je kopers en ontvangers

Bij een digitale bon leg je een naam en een mailadres vast, soms twee: van de koper en van degene voor wie hij bedoeld is. Dat zijn persoonsgegevens en daar gelden gewone regels voor die je waarschijnlijk al kent van je klantenbestand.

• Vraag niet meer dan je nodig hebt. Een woonadres en een geboortedatum heb je voor een bon niet nodig.
• Gebruik het mailadres van een ontvanger voor de bon en niet automatisch ook voor je nieuwsbrief.
• Bewaar de persoonlijke boodschap van de koper niet langer dan nodig, want daar staat soms meer in dan je zou willen lezen.
• Zorg dat je kunt vertellen waar die gegevens staan en wie erbij kan, ook als dat je boekhouder of een invalkracht is.

Het punt dat het vaakst over het hoofd wordt gezien is de ontvanger. Die heeft jou nooit iets gevraagd en belandt toch in je bestand. Wees daar terughoudend mee, dan hoef je er later geen uitleg over te geven.

Waar de fiscale kant begint

Alles hierboven gaat over de afspraak met je klant. De fiscale kant loopt langs een andere lijn: wat voor soort bon je uitgeeft en wanneer de btw daarbij hoort. Daar gaan aparte pagina’s over in deze reeks.

Wat doolioo hiervan vastlegt

Bij doolioo krijgt elke digitale bon een eigen code en leggen het systeem en je kassa samen vast wanneer hij is uitgegeven, voor hoeveel en wanneer er iets mee is afgerekend. Dat dekt het administratieve deel van deze lijst en verder niets. Je voorwaarden schrijf je zelf en de toets daarop hoort bij een jurist of je brancheorganisatie.