Waar die vijf jaar vandaan komt

Koopt iemand een bon bij je, dan heeft ze een recht gekocht op iets wat jij later levert. In juridische taal heet dat een vordering. Zulke vorderingen verjaren en voor dit soort gevallen is de termijn in Nederland in beginsel vijf jaar.

Verjaren betekent niet dat de bon op slag waardeloos wordt. Het betekent dat jij je op de verjaring mag beroepen als iemand na die tijd alsnog aanklopt. Doe je dat niet, dan neem je hem gewoon aan en is er niets aan de hand.

De termijn begint te lopen op het moment dat de klant de bon kan opeisen, in de praktijk dus vanaf de dag van verkoop. Voor een zaak die per jaar een paar tientallen bonnen uitgeeft is vijf jaar een lange tijd om een tegoed open te houden.

De termijn die je zelf op de bon zet

Bijna niemand laat een bon vijf jaar staan. Een jaar of twee jaar is in de salonwereld gebruikelijk en daar zijn nuchtere redenen voor: je prijzen bewegen, je aanbod verandert en een tegoed dat jaren openstaat maakt je boekhouding rommelig.

Of zo’n eigen termijn tegenover een consument overeind blijft is een andere vraag. Daar spelen ruwweg drie dingen mee.

• Was de termijn vooraf kenbaar? Een datum op de bon zelf of in voorwaarden die de koper bij het afrekenen te zien kreeg staat sterker dan een regel die pas achteraf opduikt.
• Is de termijn redelijk? Een maand op een bon voor een behandeling waar je zes weken wachttijd op hebt valt lastig te verdedigen.
• Wat is het gevolg? Het hele bedrag laten vervallen is een zwaardere uitkomst dan het tegoed laten staan tegen de prijs van vandaag.

Een jaar, twee jaar of helemaal geen eigen termijn

De termijn kiezen is een afweging tussen rust in je boeken en gedoe aan je balie. Hoe korter je hem maakt, hoe vaker je in dat gesprek terechtkomt.

Wat je kiest hangt af van je aanbod. Verkoop je bonnen voor een behandeling waarvan de prijs jaarlijks verandert, dan is een jaar praktisch. Verkoop je bonnen met een bedrag erop, dan doet een langere termijn minder pijn, want een bedrag veroudert niet zoals een prijs dat doet.

Herinneren werkt beter dan weigeren

De meeste verlopen bonnen zijn geen klant die het niet wilde maar een bon die in een la is beland. Een bericht op het goede moment scheelt je het hele gesprek.

1. Noteer bij de verkoop wie de koper is en, als het kan, het mailadres van degene die de bon krijgt.
2. Zet een herinnering voor jezelf op ongeveer twee maanden voor het einde van je termijn.
3. Stuur een kort bericht met het tegoed erin, de datum tot wanneer het geldt en de manier waarop ze een afspraak maakt.
4. Loop een maand voor het einde de openstaande bonnen na en bel de handvol namen die je persoonlijk kent.

Dit is bovendien een prettig moment om contact te hebben. Iemand die haar bon bijna vergeten was en er alsnog een afspraak van maakt is voor jou een klant die je zonder dat berichtje niet had gezien.

De klant die er met een verlopen bon staat

Hier gebeurt het echte werk, want de wet vertelt je niet wat je op dat moment doet. Voor je staat meestal iemand die je niet kent, met een bon die haar moeder ooit heeft gekocht.

Reken het een keer door. Stel dat de bon vijfendertig euro was. Weiger je hem, dan houd je vijfendertig euro en heb je twee mensen met een verhaal: de houder en degene die hem betaald heeft. Neem je hem aan, dan kost het je een behandeling in een gaatje dat er op een dinsdagochtend toch wel is.

• Aannemen zonder er iets van te zeggen. Dat kost je de minste tijd en levert je de meeste goodwill op.
• Aannemen met de opmerking dat hij eigenlijk verlopen was, zodat ze het de volgende keer weet.
• De oude waarde aannemen en het verschil laten bijbetalen omdat je prijzen sinds die tijd omhoog zijn gegaan.
• Weigeren, met uitleg en met de voorwaarde in de hand die ze bij de koop heeft gekregen.

Wat je ook kiest, kies het één keer en niet per klant. Een regel die per dag anders uitvalt is voor je team onwerkbaar en voor je klant onuitlegbaar. Schrijf je keuze op en leg hem bij de kassa, dan hoeft een invalkracht op zaterdag niets te verzinnen.

Wat je hoe dan ook vastlegt

Of je termijn nu kort of lang is, per bon heb je dezelfde gegevens nodig om er iets over te kunnen zeggen: wanneer hij verkocht is, voor welk bedrag, tot wanneer hij geldt en of er al iets van af is.

Zonder die vier ben je bij elke discussie afhankelijk van wat er op het papiertje staat. Dat is precies het stuk dat de klant in handen heeft en niet jij.

Bij doolioo staan de verkoopdatum en het bedrag van een digitale bon op dezelfde plek als je agenda en je kassa, dus bij een discussie hoef je nergens anders te zoeken. De koper rekent online af via Mollie op een account dat je salon zelf beheert en wij houden er niets van in. Welke termijn je aan zo’n bon verbindt blijft jouw beleid en een vraag voor je eigen voorwaarden.