Vier rollen, vier setjes rechten

Begin met opschrijven wie er in jouw zaak in de agenda komt. In de meeste salons zijn dat vier soorten mensen en ze hebben stuk voor stuk een andere reden om erin te kijken.

Zet achter elke rol hoeveel mensen die rol hebben. Heb je maar één iemand achter de balie, dan kun je losser instellen dan wanneer er drie oproepkrachten met dezelfde inlog werken. Daarmee is meteen de belangrijkste regel gegeven: één inlog per persoon en nooit een gedeeld account voor de balie.

Wie mag wat wijzigen

Rechten zijn saai tot de eerste keer dat er iets verdwijnt. Loop ze daarom vooraf per handeling langs en niet per scherm. Iemand die de agenda mag openen is niet automatisch iemand die er een afspraak uit mag halen.

• Een afspraak in je eigen kolom zetten, verzetten of weghalen.
• Precies hetzelfde doen in de kolom van een collega.
• De prijs van een behandeling aanpassen op de bon.
• Korting geven tot een bedrag dat jij vooraf vastlegt.
• Een klantkaart openen, bijwerken of verwijderen.
• De omzet van de dag of die van een collega bekijken.
• Openingstijden, diensten en tarieven van de zaak veranderen.

Vraag bij elke kandidaat of die rechten per handeling instelbaar zijn of alleen per vaste rol. Vaste rollen zijn sneller ingericht. Losse rechten passen beter bij een zaak waar de een wel de kassa doet en de ander niet.

Een klant naar een collega verschuiven

Dit komt vaker voor dan je denkt. Iemand wordt ziek, een vaste klant kan alleen op donderdag en de kapper die hij altijd heeft staat er die dag niet. Of een leerling is toe aan zwaarder werk en jij zet er iemand naast.

Technisch is het een blokje naar een andere kolom slepen. Inhoudelijk verandert er meer dan alleen de naam boven de afspraak.

1. De duur kan verschillen. Waar een senior vijfendertig minuten over een knipbeurt doet heeft een leerling er vijftig nodig. Gaat die duur niet mee, dan loopt de dag van de leerling vast.
2. Niet iedereen doet alles. Een balayage hoort alleen in de kolom te passen van wie hem mag zetten.
3. De kaart moet mee, inclusief de kleurformule en de notitie dat hij zijn pony kort wil.
4. De omzet hoort geteld te worden bij degene die de behandeling straks doet, anders klopt je maandoverzicht niet.
5. De klant hoort het te weten voordat hij binnenloopt. Een bericht met de nieuwe naam voorkomt een verbaasd gezicht bij de wasbak.

Vrije dagen, vakantie en ziekte

Het rooster is de plek waar een salonagenda meestal scheef gaat. Niet omdat het ingewikkeld is, maar omdat het buiten de software om geregeld wordt: in de groepsapp, op een briefje bij de koffie of in een gesprek dat niemand opschrijft.

Zorg dat een vrije dag maar op één plek staat en dat die plek dezelfde is als waar de afspraken in staan.

• Vaste vrije dagen per medewerker, want een parttimer werkt niet elke week hetzelfde.
• Losse verlofdagen die je vooruit kunt zetten tot ver in het volgende seizoen.
• Een sluiting van de hele zaak, zoals tussen kerst en nieuwjaar, in één handeling voor iedereen.
• Een ziekmelding van vandaag, waarbij de vraag is wat er met de al geboekte klanten gebeurt.

Dat laatste punt is het belangrijkste en het staat zelden op een functiepagina. Vraag het gewoon: als ik vanochtend om half acht iemand ziek meld, wat zie ik dan op mijn scherm en wat gebeurt er met de zeven mensen die vandaag bij hem stonden? Het goede antwoord is dat je een lijst krijgt van wie het raakt, met de keuze om ze te verplaatsen of te berichten.

Terugvinden wie wat gedaan heeft

Op een dag verdwijnt er een afspraak en weet niemand hoe. Dat is geen kwestie van vertrouwen maar van drukte: iemand heeft op zijn telefoon in de verkeerde kolom getikt terwijl hij tussen twee klanten door stond.

Een logboek redt die dag niet, maar het maakt het gesprek erna een stuk korter. Je wilt kunnen zien wanneer er iets veranderd is, wie er ingelogd was en wat de oude waarde was.

• Wie heeft deze afspraak aangemaakt en op welk moment?
• Wie heeft hem verzet en van welke tijd naar welke?
• Wie heeft de korting op deze bon gezet?
• Wie heeft de klantkaart als laatste bijgewerkt?

Gebruik dit niet om mensen op fouten te pakken. Gebruik het om patronen te zien. Gaat het steeds mis bij dezelfde handeling, dan is meestal het scherm verwarrend en niet je collega.

Zo test je het met je team in de proefperiode

Software voor een salon met personeel kun je niet in je eentje beoordelen. De problemen komen pas boven als er twee mensen tegelijk in zitten te werken.

1. Maak voor iedereen een eigen inlog, ook voor de oproepkracht die er één dag per week staat.
2. Zet de rechten in het begin strakker dan je denkt nodig te hebben en versoepel op verzoek.
3. Laat twee mensen tegelijk dezelfde middag bewerken en kijk wat er dan gebeurt.
4. Voer een verlofweek van een collega in en controleer of die uren echt uit het online aanbod verdwijnen.
5. Verschuif één klant naar een andere kapper en bel diezelfde klant om te vragen wat hij gezien heeft.

Trek daar twee volle weken voor uit in plaats van een rustige maandagmiddag. Een agenda met een team laat zijn zwakke plekken alleen zien als de zaak vol staat.

Wat doolioo hier doet

Doolioo is gemaakt voor een zaak met meerdere mensen op de vloer. Medewerkers hebben een eigen inlog en een eigen kolom in de agenda. De kassa, de klantkaart en het online boeken zitten in hetzelfde abonnement, dus je hoeft niet tussen twee systemen te knippen en plakken als er iets verandert.

Het pakket Salon is € 39 per maand voor een team op één locatie. Heb je meer vestigingen onder dezelfde naam, dan is Studio voor € 89 bedoeld voor maximaal tien adressen. Bij jaarbetaling zijn 2 maanden gratis en je kunt maandelijks stoppen.

Proberen kan 14 dagen zonder betaalgegevens en het opzetten kost ongeveer ongeveer een uur. Begin met je medewerkers en hun werkdagen, want daar hangt al het andere aan vast. Wat er verder in zit staat op alle functionaliteiten.