Het moment waarop je agenda zich vult

Je agenda voor over een maand loopt op één moment dicht: de laatste twee minuten van een behandeling. De topcoat is uitgehard, zij bewondert haar handen en jij pakt je telefoon of je tablet erbij. Duurt het opzoeken langer dan een halve minuut, dan zegt ze dat ze wel even appt. Kwijt ben je haar niet, wel een avond.

• Je zet haar volgende afspraak neer vanaf de plek waar je al bent, zonder naar een ander scherm te gaan.
• Het systeem stelt een datum voor die past bij haar vorige bezoek, zodat jij niet staat te rekenen met een klant voor je.
• Je ziet de vrije tijden van die week zonder de hele maand door te bladeren.
• Zij krijgt de bevestiging meteen op haar telefoon en hoeft thuis niet te zoeken wanneer het ook alweer was.

Dat lijken kleine dingen tot je ze vermenigvuldigt. Vijftien klanten per week maal een minuut zoeken is een kwartier. Dat kwartier zit midden in je behandeltijd, dus het schuift je hele dag op.

Drie weken of vier weken bepaalt zij niet zelf

Uitgroei is het enige dat de datum bepaalt en die verschilt per klant. Bij de een zie je na drie weken al een streepje bij de riem, bij de ander valt er op dag achtentwintig nog niets op. Wie french draagt zit sneller aan het randje, want daar wordt elke millimeter zichtbaar.

Zet dat interval bij de klant zelf en niet in je hoofd. Een systeem dat onthoudt dat zij een vierwekenklant is, komt bij het terugboeken meteen met de goede week aanzetten. Klopt het niet, dan schuif je hem een paar dagen op.

Een nieuwe set en een opvulbeurt horen niet in hetzelfde blok

Hier kraakt een agenda die eigenlijk voor een kapsalon is gebouwd het eerst. Een opvulbeurt kost je een uur tot vijf kwartier. Een nieuwe set met tips, opbouw en vorm kost er twee tot tweeënhalf. Moet er eerst werk van iemand anders af, dan komt daar een half uur bij waar niemand op gerekend had. Werkt jouw agenda met één standaardblok, dan klopt je dag drie keer per week niet.

• Nieuwe set: je langste blok. Twee op een dag is voor de meeste stylistes het plafond, zeker als er ook nog iets af moet.
• Opvullen: je vaste blok en de behandeling waar je week grotendeels uit bestaat.
• Reparatie van een of twee nagels: kort en precies het soort klus dat je tussendoor propt.
• Verwijderen zonder dat er iets nieuws overheen komt: apart inplannen, want het kost tijd en levert weinig op.
• Werk met veel handwerk, zoals steentjes of een ontwerp per nagel: reken per nagel in plaats van per set.

Zet die blokken daarna in een volgorde die je dag draagt. De lange klussen aan het begin, als je hand nog rustig is. De korte reparaties tegen sluitingstijd, want daar kun je desnoods vijf minuten in schuiven zonder dat iemand het merkt.

Een reeks vooruit zetten zonder jezelf vast te zetten

Vaste klanten kun je in één keer voor meerdere bezoeken inplannen. Dat scheelt je vier keer hetzelfde gesprek. Er zit alleen een addertje onder, want zodra zij één afspraak verzet, verschuift het ritme van alles wat erachter staat.

1. Zet niet meer dan drie of vier bezoeken vooruit. Een heel jaar volzetten lijkt slim tot iemand in mei van baan wisselt.
2. Kijk of je één afspraak uit een reeks kunt verplaatsen zonder dat de rest meegaat. Kijk daarna of het ook andersom kan, want soms wil je juist alles opschuiven.
3. Controleer hoe een reeks bij je klant binnenkomt. Vier losse bevestigingen leest ze, één bericht met vier data raakt kwijt.
4. Spreek met jezelf af wat er gebeurt als iemand twee keer achter elkaar verzet. Dan is het ritme toch weg en plan je liever opnieuw vanaf haar laatste bezoek.

Dit onderdeel kun je in een proefperiode het snelst natrekken. Zet vier afspraken neer voor dezelfde naam, verzet er eentje en kijk wat er met de andere drie gebeurt. Twee minuten werk en je weet genoeg.

Je week vooruit lezen op maandagochtend

Een agenda is niet alleen een plek om dingen in te zetten. Hij vertelt je ook iets, mits je er aan het begin van je week twee minuten voor neemt.

• Hoeveel van je uren over drie weken al gevuld zijn. Zit je onder de helft, dan heb je te weinig teruggeboekt.
• Waar de gaten vallen op tijden die je normaal blind kwijt bent. Een lege donderdagmiddag heeft meestal een oorzaak van drie weken geleden.
• Hoeveel nieuwe sets er staan tegenover opvulbeurten. Twee nieuwe sets op dezelfde dag is zwaar voor je rug en voor je schema.
• Wie er deze maand helemaal niet in staat terwijl ze er anders altijd is.

Dat laatste lijstje is het belangrijkste. In een nagelstudio neemt bijna niemand afscheid. Ze schuift een keer op, dan nog een keer en daarna is ze een halfjaar weg.

Waar doolioo in dit verhaal past

Bij doolioo staat je agenda naast je klantkaart, dus je boekt terug vanaf de plek waar je net je aantekening over haar nagels hebt gezet. Elke behandeling krijgt haar eigen duur, dus een nieuwe set pakt vanzelf een langer blok dan een opvulbeurt. De bevestiging en de herinnering kunnen via WhatsApp bij haar binnenkomen.

Wat wij niet doen is voor je uitrekenen wanneer haar nagels toe zijn aan een beurt. Dat blijft jouw oordeel en het interval zet je zelf bij de klant. Doolioo boekt ook geen klanten voor je aan via een marktplaats, want die hebben wij niet. Wie bij jou boekt is en blijft jouw klant.

Wat ons betreft hoort doolioo bij de verstandige keuzes voor een nagelstudio en de reden staat hierboven: terugboeken, klantkaart en afrekenen zitten in hetzelfde scherm. Alleen werken is € 19 per maand, met een tweede paar handen € 39 en bij meerdere studio’s € 89 tot tien vestigingen. Bij jaarbetaling tellen 2 maanden niet mee. Rondkijken kan 14 dagen zonder betaalmiddel via https://www.doolioo.nl/aanmelden/, het inrichten kost ongeveer ongeveer een uur en de agenda staat uitgelegd op online agenda.