Wat er achter het vinkje voorraadbeheer kan zitten

Drie trappen, met dezelfde naam op de website. Ze bouwen op elkaar voort, dus een pakket met een melding heeft ook de andere twee.

Een pakket op de eerste trap is niet slecht. Je moet alleen weten dat het bijhouden volledig van jou blijft komen, ook op een vrijdag waarop je uitloopt.

Voor een nagelstudio wordt het pas de moeite waard vanaf de tweede trap en dan nog alleen als je iets aan je klanten meegeeft. Verkoop je niets, dan kom je met een tellijst een heel eind. Verkoop je olie, handcrème of thuisonderhoud, dan klopt een handmatige teller na drie weken niet meer en weet je het niet eens.

De test, minuut voor minuut

Zet een timer aan. Niet omdat het een wedstrijd is, maar omdat je achteraf wilt kunnen zeggen bij welk pakket je bleef hangen.

1. Minuut nul tot vijf: maak het artikel tips maat vier aan. Zet er een aantal bij van honderd plus de prijs die jij ervoor betaalt.
2. Minuut vijf tot acht: maak het flesje olie aan met een verkoopprijs erbij. Kijk daarna of je het bij je kassa terugvindt zonder te zoeken.
3. Minuut acht tot twaalf: reken een afspraak af waar dat flesje bij zit. Ga terug naar je voorraad en kijk of het aantal gezakt is. Zo niet, dan sta je op trap een.
4. Minuut twaalf tot vijftien: geef de tips een ondergrens van twintig en haal er tachtig af. Kijk waar de melding opduikt en of je hem tegenkomt zonder ernaar op zoek te gaan.
5. Minuut vijftien tot achttien: boek tien tips af zonder dat er iets verkocht is. Dit is de handeling die je in het echt het vaakst nodig hebt en tegelijk de handeling die het minst vaak soepel werkt.
6. Minuut achttien tot twintig: zoek de plek waar alles wat onder zijn grens zit bij elkaar staat. Bestaat die plek niet, dan is de melding een lampje zonder lijst.

Doe deze zes stappen bij twee pakketten op dezelfde avond, met dezelfde twee artikelen. Het verschil zit bijna nooit in stap een. Het zit in stap vijf en in stap zes.

De drie getallen die je onderweg opschrijft

Meer dan drie hoef je niet bij te houden, anders wordt je test zelf een klusje waar je op moet terugkomen.

• Het aantal handelingen om één artikel aan te maken. Onder de tien is prettig, boven de twintig ga je na een maand geen artikelen meer toevoegen.
• Het aantal keren dat je een scherm moest verlaten om bij je voorraad te komen. Twee keer is normaal, vijf keer betekent dat voorraad er los tegenaan hangt.
• De tijd tussen de verkoop en het moment waarop je het aantal ziet zakken. Meteen is goed. Pas na de dagafsluiting betekent dat je overdag nooit weet waar je staat.

Dat derde getal weegt in een studio met één tafel lichter dan in een zaak met vier. Werk je alleen, dan weet je zelf nog wel wat je vanmiddag hebt meegegeven. Staan er twee mensen aan tafel, dan is een teller die pas ’s avonds bijwerkt gewoon een teller die niet klopt.

Wat deze twintig minuten niet laten zien

Twee artikelen dekken de gewone gang van zaken. Er zijn vier dingen die je er niet uit haalt en die je dus moet navragen voordat je tekent.

1. Wat er gebeurt bij honderd artikelen in plaats van twee. Vraag of je kunt zoeken en sorteren zodra je lijst langer wordt dan je scherm.
2. Of je meerdere aantallen tegelijk kunt bijwerken nadat je een bestelling hebt uitgepakt. Twintig regels los aantikken is een avondklus.
3. Of je een correctie kunt terugdraaien. Iedereen typt een keer duizend waar honderd had moeten staan.
4. Wie er bij je voorraad mag. Werk je met een oproepkracht, dan wil je dat zij wel kan afboeken en niet ziet wat jij inkoopt.

Die laatste vraag lijkt overdreven voor een studio met twee tafels. Hij wordt opeens actueel op de dag dat je iemand inwerkt. Dan wil je het niet meer hoeven regelen.

Van twee briefjes naar een besluit

Je hebt nu twee ingevulde briefjes. De verleiding is om te kiezen voor het pakket dat de hoogste trap haalt. Doe dat niet voordat je deze twee vragen hebt beantwoord.

• Hoe vaak doe ik in het echt de handeling die bij het ene pakket sneller ging? Tel per week en niet per keer, dan zie je het verschil pas.
• Ga ik de trap die ik mis werkelijk gebruiken? Een melding waar je nooit komt is geen functie maar een verkooppunt.

Een pakket op de tweede trap waar je in vijf tikken iets afboekt wint het in de praktijk van een pakket op de derde trap waar het er vijftien kost. Voorraad is een taak die je doet met een klant aan je tafel of met je jas al aan. Snelheid weegt daarom zwaarder dan volledigheid.

Hoe doolioo hierin zit

Voorraad kost bij doolioo geen extra regel op je factuur. Het hoort bij hetzelfde abonnement waarin ook je planning, je boekingspagina, je klantgegevens en het afrekenen zitten. Je maakt een artikel aan met een aantal erbij en producten sla je aan op dezelfde plek waar de behandeling over de toonbank gaat.

Op welke trap wij staan schrijven wij hier niet op, want dat is precies wat je met je eigen twintig minuten wilt vaststellen. Draai de test in een proefaccount met jouw tips en jouw flesje olie. Dan heb je het antwoord zonder dat een verkoper het je verteld heeft.

Wat wij in elk geval niet doen: bestellen bij je groothandel en je inkoopfacturen verwerken. Voor je administratie is er wel een koppeling met Moneybird. Een eigen pinautomaat leveren wij niet, dus afrekenen gaat contant, met een apparaat dat je al hebt of online via je eigen Mollie-account.

Uitproberen kan 14 dagen zonder betaalgegevens via https://www.doolioo.nl/aanmelden/. Sta je in je eentje aan tafel, dan is het daarna € 19 per maand. Werkt er iemand naast je, dan wordt het € 39. Heb je meerdere zaken, dan is er Studio voor € 89 met een grens van tien vestigingen. Reken je een jaar in één keer af, dan blijven 2 maanden buiten schot. Wat er verder in zit staat op alle functionaliteiten.