Verantwoordelijke en verwerker: wat dat verschil voor jou betekent

Jij bepaalt welke gegevens van je cliënten je bewaart en waarvoor. In de taal van de wet ben jij daarmee de verwerkingsverantwoordelijke. Het bedrijf dat de software levert bewaart die gegevens namens jou en heet verwerker.

Het gevolg wordt in advertenties vaak omgedraaid. Een leverancier kan zijn pakket niet als sluitend verkopen, want dat hangt af van wat jij erin zet en van wat jullie afspreken. Wat hij wel kan is je de antwoorden geven waar je recht op hebt.

• Jij kiest wat er in een cliëntdossier komt. Daarover gaat deze pagina niet.
• Hij bewaart het en mag er niets anders mee doen dan wat jullie hebben afgesproken.
• Gaat het bij hem mis, dan is het jouw praktijk die het aan je cliënt moet uitleggen.
• Heeft je cliënt een vraag of een verzoek over zijn gegevens, dan komt die bij jou terecht en niet bij hem.

De verwerkersovereenkomst: waar hij staat en wat je erin nakijkt

Dit is zelden een apart stuk dat je met de hand ondertekent. Bij vrijwel elke aanbieder is het een bijlage bij de voorwaarden die je bij het aanmelden aanvinkt. Vraag hem los op en lees hem voordat je aanvinkt, dan merk je meteen of er wel een is.

• Waarvoor hij jouw gegevens mag gebruiken. Dat hoort beperkt te zijn tot het leveren van de dienst en tot niets erbij.
• Welke andere bedrijven hij inschakelt, met naam. Denk aan de partij die de servers levert en het gereedschap waarmee zijn ondersteuning werkt.
• Hoe snel hij jou waarschuwt als er bij hem iets misgaat. Jouw eigen termijn voor een melding begint te lopen zodra jij het weet.
• Wat er gebeurt als je opzegt: wanneer jouw bestand wordt verwijderd en hoe lang het daarna nog in een back-up blijft staan.
• Of hij meewerkt als een cliënt je om inzage of om verwijdering vraagt. Vraag ook wat zo’n verzoek kost.

Bewaar dat bestand met de datum waarop je het hebt gehaald. Wijzigt er later iets, dan kun je zien wat er is veranderd.

In welk land staat het bestand van je cliënten

Software in de browser staat op servers van iemand anders en waar die staan is een vraag met een concreet antwoord. Vraag door tot er een land uit komt.

1. Op servers in welk land komen mijn cliëntgegevens terecht?
2. Blijven ze binnen de Europese Unie, de back-ups daarvan inbegrepen?
3. Is er een onderdeel van de dienst dat wel buiten Europa loopt? Berichtenverkeer en ondersteuning zijn de twee waar dat het vaakst gebeurt.
4. Welke bedrijven zitten achter die onderdelen en staan ze in de bijlage uit de vorige sectie?
5. Waar kan ik dat antwoord teruglezen zonder dat ik jullie erover hoef te mailen?

Ergens bij een gerenommeerde Europese partij is geen antwoord. Een land is een antwoord. Krijg je dat niet, dan heeft niemand daar de vraag eerder gesteld en dat is op zichzelf informatie.

Wie er aan de kant van je leverancier bij kan

Van alle vragen op deze pagina wordt deze het minst gesteld en zegt hij het meeste. Ergens zit iemand die jou kan helpen als je iets kwijt bent. Om dat te kunnen moet hij in de aantekeningen van je cliënten kijken.

• Kan de ondersteuning in mijn omgeving kijken? Zo ja, kan dat zonder dat ik ervan weet?
• Moet ik daar per keer toestemming voor geven of geldt zo’n toestemming voor altijd?
• Wordt vastgelegd wanneer iemand van buiten mijn praktijk heeft meegekeken? Kan ik dat zelf terugzien?
• Wat gebeurt er met de schermafbeelding die ik meestuur als ik een vraag stel? Daar staan namen van cliënten op.

Die laatste komt bij iedereen langs. Je stuurt een beeld van je agenda mee om iets uit te leggen en daarmee gaan er vijf namen naar een postbus. Dek die namen af voordat je verstuurt en vraag wat er met zulke berichten gebeurt.

Wat je op papier vraagt voordat je tekent

Zet de vragen hieronder in één bericht en stuur dat naar elke kandidaat. Vraag om antwoord in tekst, want een gesprek kun je over een jaar niet teruglezen. Wie hier puntsgewijs op reageert heeft zijn papieren op orde.

1. Stuur me de verwerkersovereenkomst als bestand.
2. Noem het land waar mijn gegevens staan en het land waar de back-ups staan.
3. Noem de andere bedrijven die jullie hiervoor inschakelen.
4. Beschrijf hoe en binnen hoeveel tijd ik van jullie hoor als er bij jullie iets is misgegaan.
5. Beschrijf wat er na mijn opzegging met mijn gegevens gebeurt en wanneer ze echt weg zijn.
6. Beschrijf wie bij jullie in mijn omgeving kan kijken en of ik dat terugzie.
7. Zet erbij of dit alles ook tijdens een proefperiode al geldt.

Die laatste regel is er met opzet bijgezet. In een proefperiode zet je echte cliënten in met echte aantekeningen, dus vanaf dat moment staan er gegevens van mensen bij een bedrijf waarmee je nog niets hebt afgesproken. Vraag het dus voordat je die 14 dagen ingaat.

De tweede omgeving bij vergoede voetzorg

Doe je naast je gewone werk ook voetzorg die vergoed wordt, dan gaat die registratie via het systeem dat je opdrachtgever daarvoor aanwijst. Daarmee zijn er twee partijen die gegevens van dezelfde mensen bewaren en heb je dit lijstje dus twee keer nodig. Doolioo dient geen rekeningen in bij een zorgverzekeraar, dus die tweede omgeving komt niet van ons en de afspraken erover ook niet.

Bepaal vooraf wat waar thuishoort. Zet niet uit gemak in het ene systeem wat in het andere thuishoort, want dan verdubbel je het aantal plekken waar iets kan blijven staan dat weg had moeten zijn.

Wat wij hierover kunnen zeggen

Stel ons dezelfde zeven vragen en je krijgt er antwoord op in het Nederlands, van ondersteuning die Nederlands spreekt. Wat bij doolioo in elk geval vastligt is dit: je cliënt blijft cliënt van jouw praktijk, want wij zijn geen marktplaats en verkopen geen bestanden door. Wat je bij ons betaalt hangt niet af van het aantal namen in je bestand, dus wij hebben er geen enkel belang bij dat je oude cliënten laat staan.