Waarom je bij voetzorg vooruit plant

Maak de som eens voor je eigen praktijk. Een vaste cliënt die om de zeven weken komt is zeven tot acht bezoeken per jaar. Laat je het aan hem om te boeken wanneer het hem opvalt, dan worden dat er zes en soms vijf, terwijl hij zich daar niets van bewust is.

Er is nog een gevolg dat zwaarder weegt dan die gemiste bezoeken. Bij negen of tien weken tref je iets anders aan dan bij zeven. Wat een onderhoudsbeurt van drie kwartier had moeten zijn is dan een bezoek waarvoor je een uur nodig hebt en dat uur had je niet vrijgehouden.

• Hij belt op het moment dat het opspeelt en dan is jouw eerste vrije plek over twee weken.
• Hij komt bij een andere praktijk terecht, niet uit ontevredenheid maar omdat daar eerder iets vrij was.
• Jij hebt een gat in je week dat je niet had voorzien en dat je bij blokken van drie kwartier niet meer vult.
• Je ritme schuift telkens een week op, dus na een jaar staat hij op negen weken zonder dat iemand dat heeft besloten.

Een reeks vooruit is dus geen administratieve luxe. Hij houdt de duur van je behandelingen voorspelbaar en dat is precies wat je bij lange blokken nodig hebt.

Drie manieren om een reeks vast te zetten

Dit kan op drie manieren en geen van de drie is fout. Wat je kiest hangt af van hoe zeker je cliënt over zijn agenda is en van hoe ver je zelf vooruit durft te plannen.

De meeste praktijken doen het eerste bij iedereen en het tweede bij een handvol mensen van wie ze het jaar goed kennen. Dat tweede is vooral prettig bij cliënten die in een instelling wonen of die door iemand anders worden gebracht. De derde manier is een noodrem en geen plan.

Wat er gebeurt als er één bezoek verschuift

Hier komt elke reeks vroeg of laat op de proef te staan. Er staan vijf bezoeken op donderdag om tien uur en bij het derde kan je cliënt niet. Dan komt er een vraag boven die niets met techniek te maken heeft: schuift alleen dat bezoek of schuift de hele rij mee.

Reken het na en je ziet dat het uitmaakt. Verzet je alleen dat bezoek twee weken naar achteren, dan zit je cliënt daarna twee keer in vijf weken op je stoel. Schuif je de hele rij mee, dan raak je de dag en het tijdstip kwijt die jullie samen hadden uitgekozen.

• Verschuift het één of twee weken, laat de rest dan staan. Het bezoek erna komt wat vroeg en dat haal je er zelf uit.
• Verschuift het meer dan drie weken, zet dan alles erna opnieuw vanaf die nieuwe datum.
• Valt het uit door een vakantie van jou, schuif dan de hele rij mee en laat het in één bericht weten.
• Zegt hij twee keer achter elkaar af, haal de rij dan weg en ga bij hem terug naar één bezoek vooruit.

Wat je hiervoor van een pakket vraagt is precies één ding. Kun je aan één bezoek uit een rij zitten zonder dat de andere meebewegen? Dat klinkt vanzelfsprekend en het is het niet, want bij een terugkerende afspraak horen in sommige systemen alle bezoeken bij elkaar.

Zes stappen om dit in een proefaccount na te spelen

Dit is in twintig minuten te testen en er komt geen verkoper bij te pas. Gebruik één verzonnen cliënt en jouw eigen aantal weken tussen twee bezoeken.

1. Zet vier bezoeken van drie kwartier neer met zeven weken ertussen, op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip.
2. Kijk hoeveel handelingen dat kostte. Vier keer hetzelfde intikken is een antwoord en één keer instellen is een ander antwoord.
3. Verzet het tweede bezoek naar een week later en kijk daarna of de drie andere nog staan waar ze stonden.
4. Zeg het derde bezoek af en kijk of dat blok weer vrijkomt voor wie online boekt.
5. Kijk welke berichten er bij stap drie en vier de deur uit zijn gegaan en naar wie.
6. Zet tot slot een week vakantie in je agenda en kijk wat er gebeurt met het bezoek dat daarin valt.

Bij stap zes gebeurt in veel pakketten niets. Er gebeurt dan niets en jij moet het zelf opmerken. Dat is geen ramp zolang je het weet, want dan zet je je vakanties in je agenda voordat je een reeks neerzet en niet erna.

Je boekingspagina naast de reeks

Plan je zo, dan vult je agenda zich vooruit met vaste cliënten. Dat is prettig tot er iemand nieuw wil boeken en er niets vrij is. Vier afspraken met jezelf houden dat in balans.

• Houd per week een dagdeel dicht voor je reeksen. Dat is de plek waar iemand nieuw terechtkomt en waar een spoedgeval past.
• Zet een grens op hoe ver vooruit iemand zelf kan boeken. Je wil niet dat je enige vrije donderdag in mei nu al weg is.
• Laat een afgezegd blok weer in je aanbod vallen, anders blijft het in een rij van vooruit geplande afspraken onopgemerkt leegstaan.
• Zet in je bevestiging wanneer het volgende bezoek staat. Voor iemand met vijf afspraken in zijn agenda is dat het enige overzicht dat hij heeft.

Er zit nog een kant aan zo’n vooruit gevulde agenda. Een bevestiging van zeven weken vooraf is bij niemand blijven hangen, dus het bericht van een dag ervoor doet al het werk. Kijk bij een reeks dus na of dat bericht per bezoek uitgaat en niet één keer voor de hele rij.

Wat hiervan bij doolioo vastligt

Bij doolioo horen de planning, het boeken via internet, de klantkaart en de WhatsApp-herinneringen bij hetzelfde abonnement, dus een beurt die je bij de stoel vastzet staat in hetzelfde scherm als de pagina waarop een cliënt zelf een tijd kiest. Of je een rij van vier bezoeken in één handeling kunt neerzetten beloven wij hier niet, dus die vraag stel je bij ons net zo goed als bij een ander. Naspelen kan 14 dagen via https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en de agenda staat uitgelegd op online agenda.