Vraag 1: waarop loopt je agenda als eerste vast?

In elke salon is er iets dat op is voordat de rest op is. Bij de een is dat de tijd van één persoon. Bij de ander is het een ruimte waar maar één gast tegelijk in kan. Bij een derde is het een apparaat of een werkplek die je met z’n allen deelt. Welke van die drie bij jou het eerste opraakt bepaalt waarop je agenda moet plannen.

Dat klinkt vanzelfsprekend tot je merkt dat veel systemen uitsluitend op mensen plannen. Twee collega’s kunnen dan tegelijk werken, maar niet allebei met hetzelfde apparaat. Online is dat uur dus twee keer te boeken en je komt er pas achter als beide klanten binnen staan.

• Loopt het vast op tijd: je wilt een agenda waarin elke dienst zijn eigen duur heeft.
• Loopt het vast op ruimte: je wilt dat een boeking ook die ruimte bezet houdt.
• Loopt het vast op materiaal: je wilt een apparaat of werkplek als aparte bron kunnen vastleggen.
• Loopt het op alle drie tegelijk vast: dan test je dit als eerste in een proefperiode en kijk je pas daarna naar het bedrag.

Schrijf je antwoord op in één zin over je drukste dag van vorige maand. Die zin is meteen je zwaarste eis.

Vraag 2: wanneer wil je klant iets vastleggen?

Tel twee weken lang mee hoeveel afspraken er gemaakt zijn terwijl jij aan het werk was en hoeveel buiten je openingstijden om. Dat tweede getal is het deel van je omzet dat afhangt van iemand die later nog een keer terugbelt.

In de praktijk wordt er veel afgesproken na negenen, als iemand op de bank zit met zijn telefoon. Ben je dan dicht en heb je geen boekingspagina, dan hangt het van die persoon af of hij het de volgende dag opnieuw probeert. Een deel doet dat. Een deel zoekt verder.

Er zijn ook zaken waar dit nauwelijks speelt. Legt vrijwel iedereen zijn volgende beurt al vast voordat hij de deur uit loopt, dan is zelf laten boeken eerder gemak dan noodzaak. Zet het dan aan voor de klanten die je nog niet hebt.

• Kan iemand boeken zonder eerst een account aan te maken?
• Ziet die persoon alleen tijden die werkelijk vrij zijn, ook als jij net iets hebt verzet?
• Kun je nieuwe klanten anders behandelen dan bekende, bijvoorbeeld met meer tijd erbij?
• Wat gebeurt er met een aanvraag die jij eerst zelf wilt goedkeuren?

Vraag 3: hoeveel zit er alleen in jouw hoofd?

Loop je vaste klanten eens langs en vraag je af wat je van ze weet zonder iets op te zoeken. Wat ze vorige keer hebben laten doen, waar ze niet tegen kunnen, dat ze altijd een kwartier te laat zijn, dat ze in het voorjaar een bruiloft hebben. In een zaak van één persoon is dat een prettige eigenschap. Zodra er iemand bij komt of zodra je een week ziek bent, is het een risico.

De vraag is dus niet of je een klantkaart wilt, maar hoeveel er in moet. Het antwoord hangt af van hoe vervelend het is als niemand anders het weet.

• Wat je vastlegt om de behandeling precies te kunnen herhalen.
• Wat je vastlegt omdat het misgaat als iemand het vergeet.
• Wat je vastlegt omdat het gesprek er persoonlijker van wordt.
• Wat je beter niet vastlegt omdat het niets met de behandeling te maken heeft.

Test dit tijdens een proefperiode door één bestaande klant helemaal in te voeren zoals jij hem kent. Belandt driekwart in een vrij tekstveld waar je het over vier maanden niet terugvindt, dan heb je je antwoord al.

Vraag 4: wat doe je na sluitingstijd?

De vierde vraag gaat over het staartje van je dag. Schrijf een week lang op wat je na de laatste klant nog doet en hoelang je erover deed. Bijna iedereen onderschat dit, omdat het opgeknipt is in kleine stukjes die los niets lijken.

1. Afspraken van morgen bevestigen of nabellen.
2. De kas natellen en de dag afsluiten.
3. Bonnen en betalingen bij elkaar zoeken voor je boekhouder.
4. Kijken wat er bijna op is en een bestelling plaatsen.
5. Berichten beantwoorden die overdag zijn binnengekomen.

Wat daar het langste duurt is het onderdeel waarop software je het snelste iets oplevert, want dat is de tijd die je nu weggeeft. Wat er niet op je lijstje staat heb je ook niet nodig. Een pakket kiezen op voorraadbeheer terwijl jij twee keer per jaar bestelt levert je alleen knoppen op.

De vier antwoorden naast een pakket leggen

Zet je vier antwoorden in de linkerkolom en vul de rest in voor elke kandidaat. Doe dat op papier en niet in je hoofd, want in je hoofd wint altijd het pakket dat je het laatste hebt gezien.

Vier antwoorden, vier eisen. Een pakket dat op drie van de vier goed uitpakt en op de vierde niet, kost je elke week tijd op precies dat punt. Dat is ook waar mensen na een half jaar weer gaan overstappen.

Waar doolioo wel en niet op uitkomt

Wij maken zelf salonsoftware, dus lees deze alinea als wat hij is. Doolioo raakt alle vier de vragen hierboven binnen hetzelfde abonnement. Er zit een agenda in met een eigen boekingspagina eraan vast, klanten krijgen een kaart en de avondklussen uit vraag vier komen terug in de kassa, de voorraad en de berichten die via WhatsApp gaan. Er draait ook een AI-assistent mee. Er zijn drie treden: € 19 in de maand als je alleen staat, € 39 met personeel en € 89 als je tot tien panden hebt. Reken je per jaar af, dan tel je 2 maanden niet mee. Verder is het maandelijks opzegbaar.

Er zijn antwoorden waarop wij niet de goede keuze zijn. Ligt je grootste probleem bij het vinden van nieuwe klanten, dan zoek je geen gereedschap voor je eigen zaak maar een site waar consumenten salons vergelijken. Die rol vervult doolioo niet. Wil je je btw in hetzelfde venster afhandelen, dan houd je daarnaast een boekhoudprogramma nodig. Er loopt wel een koppeling naar Moneybird. Dien je behandelingen in bij een zorgverzekeraar, dan kom je bij ons niet uit.

Neem je de vier antwoorden mee naar een proefperiode, dan heb je daar 14 dagen voor en er wordt niet om een rekeningnummer gevraagd. Beginnen doe je op https://www.doolioo.nl/aanmelden/. Je aanbod en je uren staan er in ongeveer ongeveer een uur in. De inhoud per trede vind je terug op alle functionaliteiten, de bedragen op prijzenpagina en hoe aanbieders op deze vier punten uiteenlopen op salonsoftware vergelijken.