Moment 1: er komt iemand bij

Je zaak verandert op de dag dat je niet meer de enige bent die weet hoe het werkt. Het probleem is niet de omvang maar de vindbaarheid. Alles wat tot nu toe in je hoofd zat moet ergens staan waar een ander erbij kan en dat is een verhuizing die niemand inplant.

Je merkt het aan drie dingen. Een klant vertelt zijn verhaal twee keer, omdat de tweede persoon het niet wist. Er staat een afspraak in het boek waarvan niemand weet wie hem heeft aangenomen. En je krijgt op je vrije dag een berichtje met een vraag die iemand zelf had kunnen opzoeken als het ergens had gestaan.

Waarop je dan kiest is niet het aantal functies maar of twee mensen tegelijk in dezelfde omgeving kunnen werken zonder elkaar te overschrijven en of je per persoon kunt bepalen wat iemand ziet en mag wijzigen. Vraag er meteen bij wat er gebeurt als die persoon weer vertrekt. Kun je een inlog intrekken zonder dat het werk van die persoon uit je historie verdwijnt?

Moment 2: drie keer niet komen opdagen in één maand

Eén keer is pech. Drie keer in een maand is een patroon en een patroon heeft een oorzaak. Bijna altijd is die oorzaak dat er tussen het vastleggen van de afspraak en de afspraak zelf niets meer gebeurd is.

Maak eerst het onderscheid dat ertoe doet. Iemand die twee dagen van tevoren afbelt geeft je een gat dat je nog kunt vullen. Iemand die zonder bericht wegblijft geeft je niets. Dat zijn twee verschillende problemen met twee verschillende oplossingen en ze worden vrijwel altijd op één hoop gegooid.

Tegen wegblijven helpt een bericht dat gelezen wordt op een moment waarop afzeggen nog kan. Tegen een laat vrijgekomen plek helpt dat anderen weten dat hij vrij is. Tegen allebei helpt een afspraak die al iets gekost heeft voordat hij begon.

• Gaat er meteen bij het boeken een bevestiging uit?
• Via welk kanaal komt de herinnering en zit die in het abonnement of kost hij per bericht?
• Kan een klant zelf verzetten of afzeggen via een link in dat bericht?
• Kun je bij iemand die voor het eerst komt om een aanbetaling vragen?
• Zie je terug wie er vaker wegblijft, zodat je die paar mensen anders kunt behandelen?

Die laatste vraag wordt het minst gesteld en is vaak de nuttigste. Wegblijven is zelden gelijk verdeeld over je klanten. Weet je wie het zijn, dan kun je bij dat handjevol iets anders afspreken in plaats van je hele bestand op te zadelen met regels die voor niemand anders nodig zijn.

Moment 3: de eerste aangifte

Het derde moment heeft niets met je vloer te maken. Op een dag moet je een getal opgeven waar je met je naam voor tekent en dan blijkt hoe je jaar administratief in elkaar zit.

Wat je boekhouder nodig heeft is bijna overal hetzelfde: je omzet per periode, gesplitst naar tarief, met contant los van digitaal en met de verkoop van producten apart van de behandelingen. Dat is geen ingewikkelde eis. Je kunt hem alleen niet achteraf alsnog invullen als je het hele jaar niets anders hebt bewaard dan dagtotalen.

Let hier op het verschil tussen een overzicht en een uitdraai. Een scherm met grafieken is aardig om naar te kijken en waardeloos om door te sturen. Vraag of er een bestand uit komt dat je boekhouder kan inlezen, of dat er een koppeling bestaat met het pakket waar hij mee werkt. Vraag ook hoelang je erbij kunt, want je bewaarplicht loopt langer door dan je abonnement.

Welk moment ben jij?

Zoek de rij die bij je past. De laatste kolom telt net zo zwaar als de derde, want elk onderdeel dat je te vroeg inricht kost je instelwerk waar je op dit moment niets aan hebt.

Herken je twee rijen, kies dan de bovenste en laat de andere nog even liggen. Herken je er geen enkele, dan is er waarschijnlijk niets kapot en kun je dit een kwartaal uitstellen.

Als de drie tegelijk komen

Bij een zaak die hard groeit vallen de drie momenten soms binnen een half jaar. Doe ze dan alsnog op volgorde en niet allemaal in dezelfde week.

1. Begin bij de aangifte, want dat is de enige met een datum die niet opschuift.
2. Pak daarna het wegblijven aan, want dat levert het snelste geld op en het kost je een middag instellen.
3. Zet de tweede gebruiker als laatste aan en doe dat een paar weken voordat die persoon werkelijk begint.

De volgorde zelf is niet heilig. Dat je er één aanhoudt wel. De meeste mislukte overstappen liggen niet aan het pakket maar aan een week waarin te veel tegelijk veranderde en niemand achteraf nog wist wat wat kapot maakte.

Wat doolioo op deze drie momenten doet

Wij verkopen zelf salonsoftware, dus weeg deze alinea zoals je hem zou wegen bij elke andere aanbieder. Voor het eerste moment zitten er meerdere gebruikers met eigen rechten in, zodat iedereen zijn eigen inlog heeft. Voor het tweede gaan bevestigingen en herinneringen via WhatsApp en zitten die in het maandbedrag, dus een drukke maand wordt er niet duurder van. Voor het derde houdt de kassa contant en digitaal uit elkaar en is er een koppeling met Moneybird.

Het abonnement voor één persoon staat op € 19 en dat voor een zaak met personeel op € 39. Groei je door naar meerdere panden, dan is er € 89 voor maximaal tien vestigingen. Een jaarbetaling scheelt 2 maanden en verder zit je nergens langer aan vast dan een maand.

De andere kant hoort er ook bij. Je aangifte blijft werk voor je boekhouder, want dat doen wij niet. Wie behandelingen indient bij een zorgverzekeraar kan daarvoor bij ons niet terecht. En omdat doolioo geen marktplaats is, sturen wij je ook geen bezoekers toe. Wie op jouw pagina iets vastlegt is en blijft van jouw zaak. Over die boeking gaat niets af en wie voor het eerst binnenloopt kost je ook niets.

Wil je dit op je eigen zaak passen, begin dan bij het moment dat je nu meemaakt. Proberen kan via https://www.doolioo.nl/aanmelden/ en je hoeft er geen betaalgegevens voor in te vullen. De bedragen staan op prijzenpagina, de inhoud op alle functionaliteiten en een vergelijking met andere aanbieders op salonsoftware vergelijken.