De omzetting waar het in een spa om gaat

Bij een knipbeurt is die omzetting bijna niets: één naam, één persoon, één uur. Bij een spa staat er tussen de keuze van je gast en je agenda telkens een rekensom.

Kijk naar de derde kolom. Wat daar bij jou staat komt elke week terug en kost telkens tijd. Dat is de enige lijst waarop je een pakket hoeft af te rekenen.

Minuten die je gast niet ziet en jij wel kwijt bent

Hier zit bij een spa het meeste geld en op geen enkele functielijst staat het. Een behandeling van een uur bezet je ruimte namelijk zelden een uur.

• Voorbereiden. Stenen opwarmen, een bad vullen, doeken klaarleggen.
• Aankomen en omkleden. Tien minuten voordat er iets begint en tien minuten erna.
• Het gesprek voordat je aan de slag gaat. Kort en het duurt langer dan nul.
• Opruimen en luchten. Na een scrub is dat een ander verhaal dan na een uur massage.
• De naloop. Een glas water, aankleden, afrekenen en jas aan.

Tel dat op en een uur wordt vijfentachtig of negentig minuten. Kun je die minuten per behandeling erbij zetten, dan biedt je pagina alleen uren aan die er echt zijn. Kun je dat niet, dan sta je vanaf je tweede gast een kwartier achter en tegen het eind van de middag drie kwartier.

Wat een gast weglaat en jij nodig hebt

Een gast die online boekt geeft je een naam, een tijd en een behandeling. Wat zij niet geeft is alles waarop jij je dag zou aanpassen.

• Of zij hier eerder was en wat er toen is gedaan. Dat staat op haar kaart, mits de boeking die kaart weet te vinden.
• Of zij een voorkeur heeft voor een bepaalde behandelaar.
• Of er iets is waar je tijdens de behandeling rekening mee houdt. Dat hoort een vraag vooraf te zijn en geen verrassing op de tafel.
• Of zij met iemand komt en of die tweede persoon ook iets wil.
• Of dit een cadeau is en wie er dan afrekent.

Of je zulke vragen bij een boeking kunt stellen verschilt per pakket en het hoort niet bij wat wij hier over doolioo beweren. Vraag het dus uit, ook aan ons: kan ik bij een boeking een eigen vraag stellen en komt dat antwoord bij de afspraak te staan? Kan dat niet, dan bel je die gasten na en dan weet je vooraf hoeveel telefoontjes dat per week zijn.

Het arrangement, zonder dat je software er een keten van maakt

Ga er bij het kiezen van uit dat je pakket geen samengestelde boeking kent. Dat geldt voor doolioo en voor een flink deel van de rest. Het betekent niet dat je zulke boekingen niet kunt aannemen.

Wat je doet is de keten inruilen voor één blok met een eigen naam. Je verliest het gemak van in één keer verzetten en je houdt een planning die klopt.

1. Zet het arrangement als één behandeling in je lijst, met de volledige duur erin. Drie uur is drie uur, de pauzes ertussen meegerekend.
2. Schrijf in de uitleg wat er in die drie uur gebeurt en in welke volgorde. Dat is de tekst die je gast overhaalt en die kost je verder niets.
3. Plan het blok op de behandelaar die het grootste deel doet. Wie er tussendoor een half uur overneemt regel je in je dagindeling en niet in je agenda.
4. Werken er twee behandelaars samen aan één gast, zet dat dan weg als duobehandeling: één blok met twee mensen erop. Komen er twee gasten samen, dan zijn het twee blokken op hetzelfde uur met een aantekening erbij.
5. Houd dit soort boekingen aan de telefoon of in een berichtje en niet online. Iemand die drie uur voor twee personen vastlegt heeft vragen en die vangt een pagina niet op.

Tel wel hoeveel van deze boekingen je per maand hebt. Onder de vijf is dit prima werk met de hand. Boven de twintig is een pakket dat ketens kent een echte eis en dan is dat de vraag waarop je kiest.

Functies waarop je niet hoeft te kiezen

Op een functielijst voor een spa staan een paar dingen groot die je keuze niet horen te bepalen. Niet omdat ze nutteloos zijn maar omdat ze pas iets doen nadat de omzetting uit deze pagina al gelukt is.

• Een eigen app. Je gast boekt vanuit een link en installeert niets.
• Punten en stempels voor gasten die terugkomen. Kijk eerst of herhaalbezoek bij jou überhaupt aan een spaarsysteem hangt.
• Uitgebreide rapportages. Twee getallen zijn genoeg: verkochte kamertijd en lege blokken.
• Berichten met aanbiedingen. Die versturen doet meer schade dan goed zolang je planning niet klopt.
• Koppelingen met alles. Kijk of de twee koppelingen die jij nodig hebt bestaan en laat de overige twintig je niet verleiden.

Kies liever op iets anders. Bouw in een proefperiode je lastigste boeking van vorige maand na en kijk waar je vastloopt. Dat zegt meer dan een blad met vinkjes.

Wat doolioo van die omzetting overneemt

Bij doolioo geef je per behandeling op hoelang zij duurt, dus wat je gast te kiezen krijgt is de tijd die haar blok werkelijk inneemt. De boeking landt meteen in de agenda en op haar kaart met de WhatsApp-herinnering eraan vast. Je behandelkamer hang je er als middel aan vast, dus een uur waarop beide kamers bezet zijn komt niet op je pagina. Een arrangement als keten zit er niet in, dus dat blok blijft jouw werk. Hoe zo’n boeking bij je gast langskomt staat op online boeken.