Wie er bij een spa een inlog nodig heeft

Loop je rooster af en zet achter elke naam twee vinkjes: heeft zij een inlog nodig en verkoopt zij zelf behandeluren. Bij een spa staan die twee kolommen bij ongeveer de helft van je mensen niet gelijk.

In een zaak waar iedereen achter een stoel staat zeggen de tweede en de derde kolom bijna altijd hetzelfde. Bij jou niet en dat is precies de reden dat een tarief per medewerker hier harder aantikt.

Je zwaarste gebruiker levert geen omzetregel op

Dit is de rekening die het vaakst verkeerd valt. De persoon die het systeem het meeste gebruikt is de receptie: zij neemt elke boeking aan, zij verzet, zij rekent af en zij kijkt tien keer per dag wie waar staat. Op je omzetoverzicht komt zij niet voor.

De verleiding is dan één inlog te maken die de hele balie gebruikt. Bij een tarief per medewerker bespaar je daarmee één account en het kost je meer dan het oplevert.

• Je kunt niet meer zien wie een afspraak heeft verzet of een prijs heeft aangepast en dat is nu juist wat je wilt weten als er iets misgaat.
• Twee mensen achter dezelfde balie werken niet tegelijk in één inlog zonder dat het rommelig wordt.
• Iemand die weggaat neemt een wachtwoord mee dat de rest nog gebruikt, dus bij elk vertrek moet het om.

Vraag in plaats daarvan of er een goedkopere rol bestaat voor iemand die alleen plant en afrekent en geen eigen agenda heeft. Bestaat die rol niet, dan reken je je balie als volledige inlog mee en dan weet je het tenminste vooraf.

Acht namen en drieënhalve baan

Deeltijd is in een spa de regel. Iemand werkt twee dagen, iemand anders drie ochtenden en in het seizoen komt er iemand bij voor de zaterdagen. Een tarief per medewerker rekent over namen en niet over uren, dus die twee getallen moet je allebei kennen.

1. Pak je rooster van je drukste maand en tel de namen die erin voorkomen. Dat is je aantal inloggen en het getal waarmee een aanbieder rekent.
2. Tel daarna de uren op en deel ze door een volledige werkweek. Dat is je aantal volledige banen.
3. Deel het maandbedrag door het eerste getal en daarna door het tweede. Nu heb je een bedrag per inlog en een bedrag per volledige baan.
4. Maak dezelfde twee sommen bij een aanbieder met een vast bedrag voor je hele zaak.
5. Vergelijk alleen dat tweede getal, want dat is het enige dat over je werkelijke capaciteit gaat.

Bij acht namen op drieënhalve baan is het bedrag per volledige baan ruim twee keer het bedrag per inlog. Bij een zaak met drie mensen die allemaal vijf dagen werken liggen die twee getallen dicht bij elkaar. Precies daarin verschilt jouw rekening van die van een zaak met dezelfde omzet.

Het getal dat je naast je prijslijst kunt leggen

Een bedrag per maand is moeilijk te wegen en een bedrag per verkocht behandeluur is dat niet, want zo’n getal leg je gewoon naast je eigen uurtarief.

Reken het zo: tel de uren behandeling die je in je stilste maand werkelijk verkocht hebt en deel je maandbedrag daardoor. Gebruik je stilste maand en niet je drukste, want je abonnement loopt in februari even hard door als in december.

• Blijft het onder een kwartje per verkocht uur, dan is prijs bij jou geen argument en kies je op iets anders.
• Kom je boven een euro per verkocht uur, dan is het een post en hoort hij in je afweging thuis.
• Schuift dat getal hard mee met de maand, dan zit je bezetting eronder en niet je abonnement.

Dit getal is ook het antwoord op de vraag of je aan een duurder pakket moet beginnen. Eén extra verkocht blok per maand betaalt bij een spa vaak het hele verschil, dus de vraag is niet wat iets kost maar of het je dat blok oplevert.

De maanden waarin je op- en afschaalt

Een spa is een seizoensvak. In de zomer en rond de feestdagen komen er handen bij en in februari gaan ze er weer af. Bij een tarief per medewerker is dat elke keer een wijziging op je factuur en daar hangen vijf vragen aan.

1. Kan ik een inlog uitzetten zonder hem weg te gooien, zodat de gegevens van die behandelaar blijven staan?
2. Betaal ik voor een inlog die uit staat?
3. Wordt er per dag gerekend of gaat een maand altijd heel? Iemand die op de eerste begint en op de vijftiende stopt kost dan een volle maand.
4. Kan ik binnen mijn looptijd ook naar beneden, of geldt het aantal van mijn duurste maand voor de rest van het jaar?
5. Geldt er een minimum aantal inloggen? Is dat zo, dan valt je rekening in je stille maanden minder mee dan je hoopt.

Stel deze vijf voordat je tekent en niet in juni. Het antwoord op de tweede en de derde bepaalt wat een seizoen je extra kost en dat staat op geen enkele tarievenpagina.

Drie rekenfouten die bij dit model terugkomen

Deze drie zie je bij spa’s telkens langskomen en ze wijzen allemaal dezelfde kant op: je begroting valt te laag uit.

• Rekenen met volledige banen terwijl er per naam wordt gerekend. Op drieënhalve baan komen er zomaar acht inloggen en dan zit je ruim de helft onder je werkelijke rekening.
• Jezelf vergeten. Jij hebt ook een inlog en in een zaak met een balie bovendien iemand die de zaak draait op je vrije dagen.
• Aannemen dat een tweede pand hetzelfde tarief per persoon houdt. Bij een tweede locatie zet vrijwel elk model een stap en dan is het een nieuwe som en geen optelling.

Maak die som daarom niet voor vandaag maar voor je drukste maand en voor de maand waarin je een pand extra hebt. Een model dat op die twee momenten nog klopt, klopt ook op de rustige dinsdagen daartussen.

Wat je bij doolioo betaalt

Wij rekenen per pakket en niet per naam: één bedrag voor een zaak met een team en één voor een zaak met maximaal tien vestigingen, met de tarieven van vandaag op prijzenpagina. Een zesde behandelaar voor twee dagen of een tweede gastvrouw verandert je rekening dus niet en afschalen in februari hoeft ook niet. Je behandelkamers en je apparaten tellen in dat bedrag gewoon mee, dus voor een vierde kamer komt er geen regel op je factuur bij.