Doolioo kennisbank · Salon software
Hoe plan ik een lesrooster met een beperkt aantal plekken?
Een rooster tekenen kost een middag. De vraag waar het werkelijk op vastloopt is hoeveel mensen er in één les mogen en wat je doet met de dertiende die zich meldt. Zet je dat getal te hoog, dan staan je leden elkaar in de weg en zakt de kwaliteit van je les. Zet je het te laag, dan stuur je mensen weg terwijl er ruimte was.
In het kort
Een lesrooster met een beperkt aantal plekken begint bij één besluit per les: hoeveel mensen passen erin. Dat aantal leid je af van je krapste grens, dus van je matten, je toestellen, je vierkante meters of van het aantal mensen dat één trainer tegelijk kan begeleiden. Leg het vast per les en niet per zaal, want een circuittraining en een rustige stretchles passen niet in hetzelfde getal. Zet je rooster daarna ver genoeg vooruit open zodat je leden kunnen plannen en zorg dat een volle les een wachtlijst heeft in plaats van een dichte deur. In doolioo leg je per les een aantal plekken vast en loopt het rooster 120 dagen vooruit, met een wachtlijst die een plek opvult zodra er iemand afmeldt. Kies je bij de branchekeuze voor sportschool of personal trainer, dan komt daar een capaciteit per medewerker bij en werkt je apparatuur als een gedeelde pool.
- Essentiële functies
- Salon software
- Nederlandse markt
De meeste roosters worden gebouwd vanuit de tijden: maandag zeven uur, woensdag acht uur, zaterdag negen uur. Die tijden veranderen zelden en zijn dus het makkelijke deel van de klus. Het aantal plekken per les is de knop die je eigenlijk per lestype anders zou moeten zetten en die in de praktijk op één rond standaardgetal blijft staan.
Hieronder staat hoe je dat getal bepaalt, wat je aanbiedt op het moment dat een les vol zit en hoe je aan je bezetting afleest of je rooster nog past bij je ledenbestand.
Je maximum komt van je krapste grens
Elke les heeft iets waar hij als eerste op stukloopt. Zoek dat ene ding op en je hebt je aantal, want alle andere grenzen liggen er ruim boven. Dat scheelt je een discussie over vierkante meters bij een les waar het eigenlijk om zes halters gaat.
| Soort les | Wat als eerste opraakt | Hoe je telt |
|---|---|---|
| Grondwerk of partnertraining | Matoppervlak | Twee mensen per stel en per stel een stuk mat |
| Circuit met stations | Het krapste station | Het aantal plekken bij het station waar er maar drie van zijn |
| Spinning of roeien | Het aantal toestellen | Eén per toestel, zonder uitzondering |
| Bootcamp buiten | Wat de trainer kan overzien | Wat hij nog kan corrigeren zonder te schreeuwen |
| Kracht in een kleine zaal | Vierkante meters | Wat er past als iedereen zijn armen uitstrekt |
Loop dat rijtje een keer langs met je eigen lessen ernaast. Bij de meeste zaken zit er minstens één les tussen waarvan het maximum ooit op een rond getal is gezet zonder dat iemand het ooit heeft nageteld.
Zet je maximum een plek lager dan wat er past
Wat er fysiek in past is niet hetzelfde als wat er prettig traint. Op de bovengrens zit je met mensen die elkaar raken, met een trainer die niet meer tussen de rijen door kan lopen en met een kleedkamer die het niet bijhoudt.
- Eén plek marge vangt de laatkomer op die je er toch nog bij laat.
- Bij een les met veel beginners haal je er nog eentje af, want die vragen meer aandacht.
- Bij een les met veel materiaal reken je de tijd mee die het klaarzetten en opruimen kost.
- Bij een zaal die je huurt reken je met wat de verhuurder toestaat en niet met wat er past.
De verleiding om je maximum op te rekken komt altijd op een avond dat er vier mensen op de wachtlijst staan. Doe het dan bewust voor die ene les en niet als vaste instelling, anders is je marge binnen een half jaar stilletjes verdwenen zonder dat iemand dat besluit heeft genomen.
Als altijd dezelfde mensen de plekken krijgen
Bij een les die altijd vol zit ontstaat er binnen een paar weken een vaste ploeg: de mensen die op zondagavond hun hele week vastleggen. Wie op dinsdag bedenkt dat hij donderdag wil trainen vindt nooit meer een plek en concludeert na drie keer dat jouw zaak vol zit.
- Spreek af dat iemand zich bij je drukste les één keer per week vastlegt.
- Laat het inschrijven op een les korter van tevoren opengaan dan je rooster zichtbaar is.
- Houd bij wie er steeds achter het net vist en bel die persoon zelf als er iets vrijkomt.
- Zet er een tweede les naast op een ander tijdstip voordat je je maximum verhoogt.
In doolioo staat je rooster 120 dagen vooruit, ongeveer vier maanden. Dat is ruim genoeg om een heel blok in één keer neer te zetten en het betekent ook dat je zelf moet bedenken vanaf wanneer je het inschrijven openzet. Een rooster dat maanden open staat verdeelt je plekken namelijk onder de planners en niet onder je trouwste leden.
Wat er gebeurt als een les vol zit
Vol is vol en dat is precies waar een maximum voor bestaat. De vraag is wat je op dat moment aanbiedt, want een lid dat een dichte deur ziet en verder niets krijgt, gaat de week erna niet opnieuw kijken.
- Een wachtlijst waar hij op kan, zodat een afmelding bij hem terechtkomt.
- Een andere les op dezelfde dag of dezelfde les een dag later.
- Duidelijkheid over hoeveel mensen er voor hem staan.
- Bericht op het moment dat er werkelijk een plek vrijkomt.
Een wachtlijst die zijn werk doet is de goedkoopste omzet die er in een lesrooster bestaat. De trainer staat er toch, de zaal is toch open en de plek was al gereserveerd. Het enige wat er hoeft te gebeuren is dat een afmelding snel genoeg bij de volgende terechtkomt.
Aan je bezetting zie je of je rooster nog klopt
Tel per les hoeveel plekken er bezet waren en deel dat door het maximum. Doe dat vier weken achter elkaar en je hebt een cijfer in plaats van een gevoel over welke avond druk is.
| Bezetting | Wat er aan de hand is | Wat je doet |
|---|---|---|
| Boven de negentig procent | Structureel vol, je wijst mensen af | Een tweede les op een ander tijdstip |
| Zeventig tot negentig procent | Precies goed | Niets; blijf wel meten |
| Veertig tot zeventig procent | Werkt, met ruimte over | Kijk of een ander tijdstip meer mensen trekt |
| Onder de veertig procent | Deze les kost je een trainer | Samenvoegen of schrappen |
Kijk bij een volle les eerst naar het uur ernaast voordat je er een les bij zet. Een groep die op dinsdag om zeven uur niet meer past verhuist zelden vrijwillig naar half tien en vaak wel naar woensdag om zeven uur. Een tweede les op de verkeerde tijd verdeelt je drukke les in twee halfvolle.
De grens die niet in je les zit maar in je zaal
Bij een groepsles is het maximum een getal per les. Zodra je twee ruimtes hebt of naast je lessen ook persoonlijke begeleiding geeft, komt er een tweede grens bij die je makkelijk over het hoofd ziet.
Zalen en apparaten bestaan in doolioo als aparte middelen met een eigen capaciteit. Je legt per les vast dat er zo’n ruimte of zo’n toestel vrij moet zijn en anders is dat tijdstip niet boekbaar. Heb je drie roeiapparaten, dan komt er op het vierde verzoek voor hetzelfde uur geen plek meer.
Kies je bij de branchekeuze voor sportschool of personal trainer, dan krijgt elke medewerker daarnaast een eigen capaciteit: het aantal mensen dat hij tegelijk begeleidt. Zet die op vier en er kunnen vier klanten in hetzelfde uur bij hem terecht, zonder dat je vier aparte lessen aanmaakt.
Zo staat capaciteit in doolioo
In doolioo leg je per les vast hoeveel plekken erin zitten en loopt je rooster 120 dagen vooruit, zodat je een heel blok in één keer neer kunt zetten. Zit een les vol, dan kan een lid op de wachtlijst en wordt een plek die vrijkomt daaruit opgevuld. Zalen en toestellen bestaan als aparte middelen met een eigen capaciteit, dus een les zonder vrije zaal komt niet in je rooster terecht.
Kennisbank
Meer vragen over sportschool software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor sportscholen.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Hoe plan ik een lesrooster met een beperkt aantal plekken?
Bepaal per les je krapste grens en maak daar je maximum van, dus het aantal matten, toestellen of vierkante meters. Zet dat getal één plek lager dan wat er theoretisch past. Regel daarna wat er gebeurt als de les vol is, want zonder wachtlijst verlies je de plek die later die dag vrijkomt.
Hoeveel plekken zet ik op een les?
Dat verschilt per lestype en niet per zaal. Bij partnertraining reken je met stellen en een stuk mat per stel, bij spinning met het aantal toestellen en bij een buitenles met wat je trainer kan overzien. Tel het één keer echt na, want het ronde getal dat er nu staat komt bij de meeste zaken uit een schatting.
Wat gebeurt er als een les vol zit?
Dan hoort er een wachtlijst te zijn en geen dichte deur. In doolioo zet een lid zichzelf op die wachtlijst en schuift hij door zodra er iemand afmeldt. Bied daarnaast altijd een alternatief aan, want wie drie keer nul te horen krijgt gaat een vierde keer niet kijken.
Hoe ver vooruit kan ik mijn rooster zetten?
In doolioo loopt het rooster 120 dagen vooruit, ongeveer vier maanden. Dat is genoeg voor een heel blok in één keer. Denk er wel over na vanaf welk moment je het inschrijven openzet, want hoe verder dat open staat hoe meer plekken er bij de vaste planners terechtkomen.
Kan ik per trainer een maximum aantal klanten instellen?
Ja, als je bij de branchekeuze voor sportschool of personal trainer kiest. Elke medewerker krijgt dan een capaciteit: het aantal mensen dat hij tegelijk begeleidt. Apparatuur werkt daarbij als een gedeelde pool, dus drie toestellen betekent drie mensen tegelijk en niet meer.