Wat je spreadsheet wel weet en wat niet

Een spreadsheet houdt standen bij en geen gebeurtenissen. In je bestand staat wat iemand nu betaalt en niet dat hij in maart is gepauzeerd, in mei weer is begonnen en in juli van vorm is gewisseld. Die geschiedenis zit in je hoofd of ergens in een mailbox.

Dat heeft gevolgen voor je overstap. Van de meeste leden kun je alleen de stand van vandaag meenemen en dat is prima, zolang je het bewust doet. Zet de datum van je overstap erbij als startdatum in je nieuwe systeem en bewaar je oude bestand als archief voor alles wat daarvoor gebeurde.

De kolommen die meegaan en de kolommen die blijven staan

Loop je bestand van links naar rechts langs en zet per kolom een letter: M voor mee, W voor weg en T voor twijfel. De kolommen met een T bespreek je met jezelf aan het eind en niet halverwege.

De rij over de betalende ouder wordt het vaakst vergeten en levert bij een vechtsportschool de meeste rommel op. Het lid is een kind van negen en de rekening gaat naar een volwassene met soms een andere achternaam. Zorg dat je nieuwe systeem die twee als aparte gegevens kent voordat je begint met overzetten.

De avond opschonen die je niet moet overslaan

Dit is de stap waar een overstap op vastloopt en hij kost je één avond. Werk van boven naar beneden en los elke regel op voordat je verder gaat.

1. Zoek dubbele namen op en houd bij elke dubbele de regel met de nieuwste gegevens.
2. Zet iedereen die een jaar niet is geweest en niets betaalt op een apart tabblad. Die mensen zet je niet over.
3. Haal de spaties en de punten uit je rekeningnummers, want jouw oog leest daaroverheen en een systeem niet.
4. Zet telefoonnummers in één vorm, met of zonder landcode, als het maar overal hetzelfde is.
5. Controleer bedragen die niet meer bestaan. Een tarief dat je drie jaar geleden hebt afgeschaft staat soms nog bij vier leden.
6. Vul de lege cellen. Een lege startdatum of een leeg bedrag wordt straks een lege regel waar niemand meer naar omkijkt.

Tel na afloop je regels. Het aantal leden dat je overzet is bijna altijd lager dan het aantal regels waarmee je begon en dat verschil is precies wat je niet had willen meenemen.

De volgorde van de overzetting

Zet niet als eerste je leden over. Zet eerst de dingen neer waar leden aan gehangen worden, anders zit je alles achteraf alsnog te koppelen.

1. Maak je abonnementsvormen aan met de bedragen die je vandaag hanteert.
2. Maak je lesgroepen aan, met per groep het aantal plekken dat er werkelijk in past.
3. Zet daarna je leden erin, zonder betaalgegevens en zonder machtiging.
4. Hang elk lid aan zijn vorm en aan zijn groep en kijk of de aantallen per groep kloppen.
5. Vraag als laatste de machtigingen op en zet de inning pas daarna aan.
6. Draai je eerste inning bewust klein: een groep van tien leden voordat je de hele lijst doet.

Die laatste stap voelt overdreven en het is de goedkoopste verzekering die je hebt. Gaat er iets mis in de bedragen of in de omschrijving op het afschrift, dan hoor je dat van tien mensen in plaats van van honderdtwintig.

Waarom elk lid opnieuw een machtiging afgeeft

Hier struikelen mensen over, omdat ze de rekeningnummers immers al hebben. Een automatische inning werkt alleen niet op een rekeningnummer maar op een machtiging: een afspraak tussen jouw zaak en je lid, met een kenmerk dat aan de incassant hangt. Ga je met een nieuw betaalaccount werken, dan hoort daar een nieuwe afspraak bij.

Praktisch betekent dat een korte ronde langs je leden. Dat kan aan de balie op een tablet, het kan met een link in een bericht en het kan tijdens de eerste les van het seizoen. Wat je niet doet is rekeningnummers uit een spreadsheet ergens overtikken en hopen dat het goed gaat.

• Kondig het één keer aan en leg in twee zinnen uit waarom het moet.
• Zet erbij op welke datum je voor het eerst int en om welk bedrag het gaat.
• Houd bij wie het al heeft gedaan en bel de laatste tien mensen zelf na.
• Begin er ruim voor je incassodatum aan, want die laatste tien duren het langst.

De eerste maand na je overstap

Reken op één maand waarin je twee dingen naast elkaar doet: je nieuwe systeem gebruiken en aan het eind van de maand nakijken of het klopt met wat je gewend was.

• Vergelijk het totaalbedrag van je eerste inning met wat je vorige maand binnenkreeg.
• Zoek de verschillen op naam op en niet op bedrag.
• Kijk of iedereen die in een lesgroep staat ook aan een abonnementsvorm hangt.
• Controleer of je opzeggers echt uit je lopende lijst zijn en niet alleen op inactief staan.

Wijkt je totaal af, dan zit het verschil bijna altijd op drie plekken: een lid zonder vorm, een vorm met het verkeerde bedrag of iemand die zijn machtiging nooit heeft afgegeven. Loop die drie na voordat je ergens anders gaat zoeken.

Hoe deze overstap bij doolioo verloopt

Het inrichten zelf kost ongeveer ongeveer een uur en er is gratis hulp bij het overstappen, dus het zware werk zit in je eigen bestand en niet in de software. Per lid leg je één keer een machtiging vast en daarna loopt de inning over jouw eigen Mollie-account. Proberen kan 14 dagen zonder betaalgegevens achter te laten, wat genoeg is om je opgeschoonde bestand er een keer echt in te zetten.