Punt een: de aanvraag komt binnen voordat er een datum is

In een salon begint alles met een boeking. Bij jou begint het met een bericht: iemand wil een onderarm, stuurt drie beelden, noemt zelf een maat en vraagt wat het kost. Er is nog geen afspraak en geen prijs, terwijl er al wel werk aan is.

De vraag aan een leverancier is dus niet of hij online boeken heeft. De vraag is waar zo’n aanvraag landt en of er iets van blijft hangen aan een naam. In veel pakketten is het antwoord: nergens.

• Kan een klant een formulier invullen met de plek op het lichaam, de maat in centimeters, zwart of kleur en een omschrijving?
• Kan hij beelden meesturen en zo ja: waar staan die dan, hoe lang blijven ze staan en wie kan erbij?
• Komt zo’n aanvraag als taak in een lijst die je kunt afvinken, of alleen als bericht in je mailbox?
• Kun je van een aanvraag een gesprek van twintig minuten maken zonder alles opnieuw in te tikken?
• Blijft de aanvraag aan de klantkaart hangen zodra er wel een datum op staat?

Zonder zo’n formulier werkt het ook: een mailadres dat alleen voor aanvragen is, een map per klantnaam op je eigen schijf en op de klantkaart een regel met de maat en de plek. Spreek daarbij af dat een foto van het werk van een andere tatoeëerder een gesprek wordt en geen opdracht.

Punt twee: een sessie van vijf uur

Bij jou is de duur het meest wisselende onderdeel van je dag en hij hangt aan het stuk in plaats van aan de dienst. Dat levert vijf vragen op.

• Kan een afspraak vijf uur duren en kun je er een pauze in zetten zonder de afspraak te splitsen?
• Kun je voor en na een sessie tijd vasthouden voor opbouwen, afdekken en schoonmaken?
• Kun je per artiest een andere duur en een ander tarief aanhouden bij hetzelfde soort werk?
• Kun je een hele dag aan een klant geven en de rest van die dag dichtzetten?
• Kun je online alleen een gesprek aanbieden en de lange sessies zelf inplannen?

Die laatste is de belangrijkste. Voor lange sessies is een open boekingspagina zelden wat je wilt, want dan geeft iemand die je nooit hebt gezien in twee tikken je zaterdag weg. Beter is een korte tijd voor een gesprek online aanbieden en daarna zelf de halve dag inplannen.

Punt drie: vier keer terug voor hetzelfde stuk

Een rugstuk over vier sessies is in bijna elk pakket vier losse afspraken zonder verband. In de praktijk is dat het moment waarop je met een klant in de stoel gaat zoeken.

Wat je terug wilt vinden is niet de afspraak maar het stuk: wat er gezet is, waar je gestopt bent, welke kleuren erin zitten en hoeveel uur er nog staat. Vraag dus niet of een pakket een geschiedenis heeft. Vraag hoe je in twee tikken bij de aantekening van sessie een komt terwijl er iemand voor je zit.

• Kan een reeks afspraken aan elkaar hangen, of doe je het met een naam als stuk twee van vier?
• Staat er per klant een doorlopende aantekening, of zit elke notitie vast aan een losse afspraak?
• Kun je in je aantekeningen zoeken op een woord?
• Kun je bij een klant zien hoeveel uur er tot nu toe in zit voordat je een volgende sessie inplant?
• Kun je foto’s aan een klant hangen en wil je dat eigenlijk wel?

Punt vier: het formulier vooraf

Voordat iemand in je stoel gaat zitten wil je een paar dingen weten en vastleggen. Welke dingen dat zijn bepaalt je software niet: dat doen de hygiëneregels waar je onder valt. Software bepaalt alleen of je het van tevoren binnenkrijgt of dat er in je wachtruimte een klembord ligt.

In Nederland vallen tattoo- en piercingshops onder eigen regels voor hygiëne, met een vergunning die je via de GGD regelt. Wat je moet vragen en bewaren haal je daar en niet bij een softwareverkoper. Doe dat voordat je een formulier inricht.

• Komt het formulier vooraf bij de klant terecht, bijvoorbeeld in de bevestiging van zijn afspraak?
• Kun je zelf de vragen bepalen, of staan ze vast in een lijst die voor een salon is bedacht?
• Kan iemand ondertekenen en wat is zo’n ondertekening bij jouw gemeente waard?
• Waar worden de antwoorden bewaard, hoe lang blijven ze staan en wie in je team kan erbij?
• Kun je de antwoorden eruit halen als je van pakket wisselt en kun je ze ook verwijderen?

Punt vijf: de aanbetaling en het afgezegde blok

Dit is de functie waarnaar het meeste wordt gevraagd en waarvan je het vaakst hoort dat hij er is zonder dat hij doet wat je denkt.

• Kan een bedrag vooraf betaald worden en gaat dat naar het betaalaccount van je eigen zaak of eerst langs de leverancier?
• Kun je het per soort werk aanzetten, dus wel bij een halve dag en niet bij een gesprek van twintig minuten?
• Wat gebeurt er met dat bedrag bij een afzegging binnen de termijn en wie moet er dan iets terugstorten?
• Wordt het van de eindrekening afgehaald of blijft het apart staan tot jij het verrekent?
• Komt een afgezegd blok automatisch weer online vrij, of blijft het dichtstaan tot jij eraan denkt?

Bij doolioo kun je vooraf laten betalen met iDEAL. Dat geld loopt over het Mollie-account van je eigen studio en wij halen er niets van af. Wat je bij een afzegging terugstort spreek je zelf af.

Waar doolioo op deze vijf punten staat

Wij verkopen zelf een pakket, dus dit is de plaats om op te schrijven wat er niet in zit. Wat wij hebben is de gewone zakelijke kant: een agenda per medewerker en een boekingspagina, plus klantkaarten, afrekenen en voorraad, met herinneringen over WhatsApp en een AI-assistent. Een sessie van vijf uur is daarin gewoon een lange afspraak.

Wat er niet in zit: een aanvraagformulier waarin een klant beelden meestuurt, een portfolio en een ondertekend gezondheidsformulier. Dat zijn de punten waarop je ons net zo hard hoort na te lopen als de rest. Vooraf innen met iDEAL kan wel en je stoelen plan je mee als middel met een eigen capaciteit. Bekijken kan 14 dagen zonder betaalgegevens.