Wat je cursist eigenlijk koopt

Bij een strippenkaart koopt ze een tegoed en bij een abonnement koopt ze toegang voor een periode. Dat klinkt als een boekhoudkundig verschil en het verandert vooral haar gedrag. Iemand met een kaart weegt per keer af of het het waard is. Iemand met een abonnement heeft al betaald en komt daardoor vaker, ook op een dinsdag waarop het regent.

Om die vierde rij stappen studio’s op een abonnement over. Een cursist met een abonnement kiest binnen een paar weken een vaste les en blijft daar zitten. Dat maakt je dinsdagavond voorspelbaar en dat is precies wat je nodig hebt als je een docent voor dertien weken vastlegt.

Onbeperkt of een vast aantal lessen per maand

Dit is de eerste keuze en hij bepaalt de rest. Onbeperkt is in één zin uit te leggen en legt het risico bij jou. Een bundel van vier of acht lessen vraagt een regel extra op je prijslijst en houdt je bezetting in de hand.

Bij een bundel hoort één regel die je vooraf opschrijft: wat er gebeurt met lessen die iemand niet gebruikt. Laat je ze meeverhuizen naar de volgende maand, dan is je abonnement stilletjes een strippenkaart geworden. Laat je ze vervallen, zeg dat dan bij de verkoop en niet pas in de derde maand.

De cursist die van een kaart naar een abonnement gaat

Dit moment komt bij elke studio langs en het is het moment waarop je iets verkoopt zonder dat het verkopen voelt. Iemand koopt haar derde kaart van tien en komt trouw twee keer per week. Reken haar één keer voor wat ze nu per keer betaalt en wat dat met een abonnement zou zijn.

• Voer dat gesprek na de les en niet ervoor, want dan heeft ze haast.
• Laat haar lopende kaart gewoon leegraken in plaats van hem terug te kopen.
• Laat het abonnement ingaan op de eerste van de maand erna, dat scheelt je een gebroken maand.
• Zet in haar klantkaart wat je hebt afgesproken, want zo’n gesprek is over een jaar vergeten.

De omgekeerde beweging gebeurt ook en die hoort net zo soepel te gaan. Iemand die het een tijd rustiger aan doet, stapt terug naar een kaart. Maak daar geen strijd van. Een cursist die je op een kaart houdt komt volgend jaar terug en een cursist die je kwijtraakt niet.

De zomer is geen ongemak maar een afspraak

In juli en augustus zakt je rooster in. Je cursisten zijn weg, je docenten zijn weg en je vaste lasten zijn dat niet. Er zijn drie manieren om dat in je abonnement op te lossen. Alle drie zijn ze verdedigbaar, mits je er één van kiest en die op je prijslijst zet.

1. Je draait door met een kleiner zomerrooster en het abonnement loopt gewoon verder. Dat is het eerlijkst als je werkelijk lessen blijft geven.
2. Je sluit een aantal weken en zet in die weken elk abonnement stil, zonder dat iemand erom hoeft te vragen. Niemand betaalt voor een gesloten deur.
3. Je laat cursisten zelf een pauze aanvragen, met een maximum van bijvoorbeeld twee maanden per jaar en een vaste terugkomdatum.

Kies je de tweede vorm, kondig hem dan in juni aan met de weken erbij. Cursisten horen liever dat je drie weken dicht bent dan dat ze in augustus een afschrijving zien voor lessen die er niet waren.

Stoppen regel je voordat iemand wil stoppen

Een abonnement dat doorloopt tot iemand hem beëindigt, heeft een afspraak nodig over dat beëindigen. Die afspraak schrijf je in gewone zinnen op je prijslijst en niet in een document van vier kantjes dat niemand opent.

• Met welke termijn iemand opzegt, bijvoorbeeld voor het einde van de lopende maand.
• Op welke datum het dan werkelijk afloopt en tot wanneer ze dus nog lessen kan volgen.
• Hoe iemand het doorgeeft: in een bericht, via haar eigen pagina of aan de balie.
• Wat er gebeurt met lessen waar ze na die datum al op staat ingeschreven.

Dat laatste punt uit de lijst levert de meeste irritatie op en het is met één zin op te lossen. Iemand die per eind oktober opzegt en al op een les in november staat, hoort te horen dat die inschrijving vervalt. Zeg dat op het moment van opzeggen en niet op de avond zelf.

De eerste maand is bijna nooit een hele maand

Iemand die op de twaalfde begint, betaalt zelden een volle maand. Er zijn twee manieren om dat op te lossen en de tweede kost je minder werk.

• Je rekent de eerste periode naar rato af en laat de inning op de eerste van de maand erna beginnen.
• Je laat het abonnement pas op de eerste van de volgende maand ingaan en verkoopt voor de tussenliggende weken een losse les of een kleine kaart.

De tweede manier houdt je administratie recht en levert je bovendien een kennismaking op. Wie twee weken met losse lessen begint, kiest daarna bewuster een vorm. Bij tien nieuwe cursisten per maand scheelt dat je een handvol gebroken maanden per jaar.

Zo staat een lesabonnement in doolioo

In doolioo is een lesabonnement een lopende afspraak met een machtiging per cursist, die via jouw eigen Mollie-account wordt geïnd. De standen voor pauzeren, opzeggen en achterstallig zitten erin, dus een zomerstop zet je aan zonder per cursist iets te onthouden. Wat een pakket kost staat op prijzenpagina en er gaat niets extra af per cursist of per inschrijving.