Drie vormen naast je weekrooster

Alle drie vragen ze iets anders van je administratie. Zet ze één keer naast elkaar voordat je bedenkt hoe je ze inboekt.

De onderste rij wordt het vaakst over het hoofd gezien. Bij een retraite is je zaal niet de grens maar het huis dat je hebt geboekt. Vaak zit daar nog een uitsplitsing in naar een eenpersoonskamer en een gedeelde kamer. Je hebt dan niet één aantal plekken maar twee of drie soorten plekken met elk een eigen prijs.

Waarom een retraite anders boekt dan een les

Leg de twee naast elkaar en je ziet dat het verschil niet in de prijs zit maar in het risico. Bij een les van veertien euro besluit je cursist op dinsdagmiddag dat ze komt. Bij een retraite van vierhonderdvijftig euro besluit ze dat in maart voor een weekend in oktober en in die zeven maanden kan er van alles gebeuren.

• Jij hebt het huis al vastgelegd en vaak ook al een deel betaald.
• Zij legt een bedrag vast waar ze thuis over praat voordat ze op bevestigen drukt.
• Tussen boeken en vertrek zit zoveel tijd dat een afzegging bijna niet te vermijden is.
• Een lege plek in een retraite kost je het volle bedrag en niet een mat op dinsdag.

Daarom regel je bij een retraite vooraf wat bij een les nooit nodig is: wanneer welk deel van het geld binnen is en wat ervan terugkomt als iemand afhaakt. Wat je niet opschrijft, bespreek je later per e-mail met iemand die teleurgesteld is.

De aanbetaling is het scharnierpunt

Een aanbetaling doet drie dingen tegelijk. Ze dekt de kosten die jij al hebt gemaakt, ze maakt van een interesse een besluit en ze houdt de drempel laag genoeg om in maart al ja te zeggen.

1. Bepaal welk deel bij het boeken binnenkomt. Een kwart tot een derde werkt bij de meeste retraites en dekt vaak precies wat jij zelf aan het huis vooruit moet betalen.
2. Zet een datum voor het restant, meestal vier tot zes weken voor vertrek. Dat is ook ongeveer het moment waarop jij zelf moet afrekenen.
3. Schrijf op wat er met de aanbetaling gebeurt bij annuleren en vanaf welke datum dat verandert.
4. Zet erbij wat er gebeurt als jij de retraite afzegt, bijvoorbeeld bij te weinig deelnemers.
5. Stuur het verzoek voor het restant ruim voor die datum en niet op de dag zelf.

Een aanbetaling is geen boete en ook geen bedrag dat je zomaar houdt. Zet daarom in gewone zinnen op de pagina van je retraite wat er bij annuleren gebeurt en op welke momenten dat verandert. Wie dat leest voordat hij betaalt, komt er achteraf niet op terug.

De cursus van zes lessen is geen strippenkaart

Een reeks voor beginners verkoop je als één geheel. Dat lijkt op een kaart van zes en het werkt anders, want de data liggen vast en de groep blijft dezelfde.

• Iemand schrijft zich in voor de hele reeks in plaats van per avond.
• De groep begint samen, dus er komt na week twee niemand meer bij.
• Mist iemand een avond, dan is dat jammer en er komt geen strip terug.
• De prijs per avond ligt lager dan een losse les, want je verkoopt er zes tegelijk.

Spreek wel af wat je doet met iemand die twee van de zes avonden mist. Bij veel studio’s mag zo iemand die avond inhalen in een reguliere les van hetzelfde niveau. Zet dat op de pagina van je cursus, dan is het een aanbod in plaats van een gunst die je per geval moet afwegen.

Je zaal is op dat moment bezet

Een workshop van drie uur op zondagmiddag klinkt onschuldig en hij haalt een dagdeel uit je rooster. Zodra je twee ruimtes hebt of je zaal af en toe verhuurt, moet dat ergens vastliggen.

Zalen bestaan in doolioo als apart middel met een eigen capaciteit. Koppel je een workshop aan je grote zaal, dan is die ruimte op dat tijdstip niet meer vrij voor iets anders. Dat scheelt de dubbele boeking waar je anders pas op zondagochtend achter komt.

• Zet workshops in hetzelfde rooster als je lessen en niet in een apart bestand.
• Reken opbouwen en opruimen mee, want drie uur workshop is vier uur zaal.
• Kijk of de les die normaal op dat tijdstip valt moet wijken of verplaatst kan worden.
• Verhuur je je zaal aan een gastdocent, boek dat dan op dezelfde manier in.

Wanneer je beslist dat het doorgaat

Elk los aanbod heeft een ondergrens. Onder een bepaald aantal inschrijvingen verdien je er niets aan en bij een retraite leg je er zelfs op toe. Bepaal dat getal voordat je de pagina online zet.

1. Reken uit bij hoeveel deelnemers je uit de kosten bent, inclusief je docent en de huur.
2. Tel er twee bij op, want dat is het aantal waarbij je met plezier start.
3. Zet een beslisdatum, bijvoorbeeld drie weken voor een workshop en acht weken voor een retraite.
4. Zeg op die datum af als het aantal niet gehaald is en betaal aanbetalingen meteen terug.

Dat laatste is het verschil tussen een studio waar mensen volgend jaar weer op intekenen en een studio waar ze het eerst even aankijken. Een afzegging die je zelf op tijd doet en netjes afhandelt, kost je geen goodwill.

Zo staat los aanbod in doolioo

In doolioo zet je een workshop of een retraite neer als een eigen activiteit met een aantal plekken, een eigen prijs en een zaal die op dat moment bezet is. Bij het boeken kun je laten aanbetalen of het hele bedrag vooruit laten betalen via iDEAL, over het Mollie-account van je eigen studio. Cadeaubonnen voor een workshop verkoop je digitaal en daar houden wij geen commissie op in. Reisbescheiden en overnachtingen regelen wij niet, dus dat blijft werk dat je zelf of via je accommodatie doet.