Vijf vaste regels en altijd in dezelfde volgorde

Vrije tekst is de vijand van een klantkaart. Typ je elke keer een verhaaltje, dan staat het er wel maar lees je het niet meer terug. Maak er vijf regels van in een vaste volgorde, dan zie je in drie seconden wat je moet weten.

• Vorm. Rond, vierkant, zacht vierkant, amandel of coffin, plus wat jullie hierover hebben afgesproken.
• Lengte. Niet in millimeters maar zoals je zelf meet: tot haar eigen vrije rand, een halve centimeter eroverheen of langer.
• Opbouw. Gel, acryl of polygel, met het merk en de bouw die je gebruikt. Hier hoort bij of je een tip of een sjabloon nam.
• Kleur. Merk, naam en het nummer op het potje. Bij een mix de lagen in de volgorde waarin je ze zette.
• Haar nagel zelf. Of ze bijt, of ze aan de vrije rand snel liftt en of haar nagelbed gevoelig blijft na het vijlen.

Daar kan een zesde regel bij voor het plan van de volgende keer. Zij wil naar iets korter toe, of jullie bouwen in drie beurten naar een amandelvorm. Zonder die regel begint zo’n plan weer bij nul.

Twee minuten, met de lamp nog aan

Het moment telt hier zwaarder dan de inhoud. Vul je de kaart pas ’s avonds, dan schrijf je op wat je je herinnert en niet wat je gedaan hebt. Doe het terwijl zij haar jas aantrekt.

1. Voordat ze opstaat: de foto. Beide handen, plat, op je handdoek, met je eigen lamp als licht.
2. Terwijl ze haar jas pakt: vorm en lengte bijwerken als er iets veranderd is.
3. Terwijl ze afrekent: de kleur erbij, met het potje nog naast je, zodat je het nummer overtikt en niet gokt.
4. Als ze weg is: de regel over haar eigen nagel en het plan voor de volgende keer, samen twee halve zinnen.

Bij elkaar is dat geen twee minuten voor wie het vaker doet. De winst zie je bij haar volgende opvulbeurt, want dan staat haar kleur al klaar.

De foto doet het werk van tien regels tekst

Vorm en lengte zijn in woorden bijna niet vast te leggen. Amandel bij de een is bij de ander bijna coffin. Een foto lost dat in één keer op, mits je hem elke keer op dezelfde manier maakt.

• Beide handen in beeld, plat neergelegd, vingers los van elkaar.
• Dezelfde achtergrond, dus altijd op dezelfde handdoek of hetzelfde matje.
• Je eigen lamp als licht en niet het raam, want daglicht verschuift je kleur.
• Eén foto per behandeling is genoeg. Door tien foto’s per klant zoek je later niet meer heen.

Of foto’s bij zo’n kaart passen en hoeveel er per klant bij kunnen verschilt per pakket. Voor een nagelstyliste is dat geen bijzaak, dus stel die vraag tijdens je proefperiode. Vraag er meteen bij of je ze met je telefoon kunt maken.

Kleurcodes zo noteren dat je ze terugvindt

Kleur is de regel waar het bij nagels op misgaat. Een naam alleen is niet genoeg, want merken hergebruiken namen en jij hebt drie potjes roze die alle drie anders uitpakken.

• Merk en nummer boven de naam. Dat nummer staat op de bodem van het potje en verandert niet.
• Bij een mix: de lagen op volgorde, met hoeveel lagen je van elk zette.
• Bij glitter of een overlay: waar het zat, dus welke vingers en hoe hoog vanaf de nagelwal.
• Bij een kleur die uit je assortiment gaat: zet dat erbij, anders zoek je er de volgende keer naar.

De maatstaf is simpel. Kun je de set van vier weken terug met alleen deze regel opnieuw zetten, zonder je klant iets te vragen? Zo nee, dan mis je één woord en dat woord schrijf je er nu bij.

Wat het je bij de volgende opvulbeurt oplevert

Zo’n kaart is geen archief. Hij is het kwartier voor haar afspraak en de eerste minuut daarna.

• Je legt haar kleur klaar voordat ze binnen is, dus je staat niet halverwege op om te zoeken.
• Je weet of ze na haar laatste set voor één nagel is teruggekomen en kunt daar iets aan veranderen.
• Je ziet dat het bij haar geen vier maar drie weken is en zet haar volgende afspraak op de juiste dag.
• Je kunt hetzelfde doen als vorige keer zonder haar iets te vragen. Dat is precies waar zij voor terugkomt.

Tel er een keer de minuten bij. Een opvulbeurt waarbij je twee keer opstaat om een potje te zoeken en één keer moet vragen hoe het zat, loopt een kwartier uit. Dat is je pauze.

Eén groot notitieveld is nog geen kaart

Veel pakketten geven je per klant één vak waarin je alles kunt typen. Dat loopt op twee dingen vast. Het eerste is lezen: vier maanden tekst onder elkaar wordt een lap, dus je scant naar het laatste stukje. Het tweede is zoeken. Stopt je leverancier met een gel, dan wil je binnen een minuut weten bij wie die erop zit.

• Begin elke regel met hetzelfde woord, dus altijd Kleur en niet de ene keer Lak.
• Zet het merk er als los woord in, zodat je er later op kunt zoeken.
• Houd het bij de behandeling die je gedaan hebt. Een kaart die volloopt met losse opmerkingen wordt niet meer gelezen.
• Probeer tijdens je proefperiode of je op zo’n woord kunt zoeken. Lukt dat niet, dan heb je een schrift in een computer.

Die laatste test kost twee minuten en bijna niemand doet hem. Typ bij drie klanten hetzelfde merk in hun kaart en zoek er daarna op.

Hoe de klantkaart bij doolioo staat

Bij ons hangt de klantkaart aan dezelfde afspraak die in je planning staat. Je opent de boeking van tien uur en kijkt vandaar naar wat je de vorige keer hebt gezet. Alles draait in de browser, dus het werkt ook op een tablet naast je tafel.

Je klanten blijven van jou. Doolioo is geen marktplaats, stuurt jou geen bezoekers en verkoopt je bestand niet door. Een nieuwe naam invoeren kost ook niets extra.

Voor het vullen van zo’n kaart vinden wij doolioo een goede kandidaat, om één smalle reden: je schrijft het op de plek waar de afspraak al staat. Probeer het 14 dagen zonder betaalgegevens via https://www.doolioo.nl/aanmelden/. Zet drie vaste klanten erin met hun laatste set en vul daarna één kaart volgens het rijtje hierboven. Inrichten kost ongeveer ongeveer een uur, de rest staat op alle functionaliteiten.