Je vloer is schaarser dan je uren

In een studio van tachtig vierkante meter is de tijd zelden het knelpunt. De ruimte is het knelpunt. Twee trainers kunnen om zeven uur allebei een klant hebben en dat gaat goed, tot ze allebei hetzelfde rek nodig hebben of tot er om half acht een groepje binnenkomt dat de hele vloer gebruikt.

Vraag daarom bij elke kandidaat na hoe een ruimte in de planning staat. Bestaat er een plek naast de medewerker, zodat de grote zaal, de kleine ruimte achter en de hoek met de matten los van elkaar bezet kunnen zijn? Zo niet, dan plan je op mensen terwijl je vloer de grens stelt.

• Kan een ruimte bezet zijn zonder dat er een trainer aan hangt, bijvoorbeeld tijdens een schoonmaakronde?
• Kun je per ruimte een ander aantal mensen toelaten, zodat de kleine ruimte niet dezelfde grens krijgt als de grote zaal?
• Ziet iemand die zelf een tijd vastlegt alleen de momenten waarop zijn trainer én de ruimte vrij zijn?

Small group is één afspraak met zes namen erop

Bij een sessie van één op één hoort één klant bij één tijdstip. Bij small group hoort een tijdstip bij een groepje en dat is voor software een ander soort ding. Er moet een bovengrens in kunnen, er moet worden bijgehouden wie er die keer bij was en iemand die afzegt hoort zijn plek vrij te geven voor de volgende in de rij.

Dit is het punt waarop je doorvraagt in plaats van een vinkje te geloven. Vraag hoe een groepsafspraak wordt aangemaakt, of het systeem zelf stopt bij het maximum dat jij invult en hoe je terugziet wie er vorige week stond.

Bij doolioo kies je bij het inrichten voor sportschool of personal trainer. Één trainer krijgt dan een eigen capaciteit, zodat er zes namen op één sessie kunnen staan en het bij jouw grens stopt. Je apparatuur werkt daarbij als gedeelde pool en er is een lesrooster met plekken per les en een wachtlijst.

Wie begeleidt welke klant en wie het overneemt bij vakantie

In een kleine studio hangt een klant aan een persoon. Zij komt op donderdag bij dezelfde trainer en als die twee weken weg is, valt haar donderdag weg. Dat is de gevoeligste plek in je bedrijf en je software kan er iets aan doen.

Wat je wilt is dat op de kaart van die klant staat wie haar begeleidt en wat er de vorige keer is gedaan, in zulke woorden dat een collega het kan overnemen zonder te bellen. Dat laatste is geen functie maar een afspraak met elkaar: één regel per sessie, altijd op dezelfde plek, altijd in dezelfde vorm.

1. Spreek af wat er na elke sessie op de kaart komt en houd het tot drie regels beperkt.
2. Zet erbij welke trainer vast aan die klant hangt en wie de tweede keus is.
3. Leg vast wat een vervanger mag doen: alleen meelezen en de sessie afwerken, of ook de reeks vooruit verzetten.
4. Vraag hoe je iemand zijn toegang intrekt op de dag dat hij vertrekt, zonder dat zijn afspraken uit je historie verdwijnen.

Die laatste stap wordt bijna nooit gezet en is de enige die je op een vervelende dag nodig hebt. Een trainer die weggaat en klanten meeneemt is in dit vak geen uitzondering. Dat jouw historie bij jou blijft hoort geregeld te zijn voordat het zover is.

De tweedeling die je in een studio meteen merkt

Software voor personal training bestaat in twee soorten en ze lossen verschillende problemen op. Coachingsapps gaan over wat je klant tussen de sessies doet: zijn schema, de oefeningen met uitleg erbij, zijn gewicht en zijn maten. Bedrijfssoftware gaat over het bedrijf eromheen: wie wanneer komt, wie zelf een tijd vastlegt, wat er op zijn kaart staat, hoe je afrekent en welke berichten eruit gaan.

Doolioo is die tweede soort. Er zitten geen trainingsschema’s in, geen oefeningenbibliotheek en geen voortgangsmetingen. In een studio met een paar trainers betekent dat vrijwel altijd twee abonnementen: één voor wat je klanten op hun telefoon zien en één voor de planning en de administratie eronder.

Tel die twee bij elkaar op voordat je ergens ja op zegt. Kijk daarbij goed naar wat er per trainer wordt gerekend, want in de coachingshoek gaat het vaak per trainer of per actieve klant en dan schuift het bedrag mee met je drukte.

Kaarten en maandbedragen: wat je vraagt en hoe je het test

Bijna geen enkele studio verkoopt alleen losse sessies. Er zijn maandbedragen, kaarten van tien sessies en pakketten die een kwartaal meegaan. Dat is voor software het lastigste stuk van dit vak, want er moet iets worden afgeteld en iets worden verlengd.

Bij doolioo tellen rittenkaarten zichzelf af en lopen lesabonnementen met automatische incasso via het Mollie-account van je eigen zaak, met een machtiging per lid. Hieronder staan de vragen die je daarover aan iedere leverancier stelt, ons zelf inbegrepen.

• Gaat er automatisch een sessie van een kaart af zodra een afspraak is afgerond of doe je dat met de hand?
• Kan iemand blijven boeken terwijl zijn kaart leeg is of stopt het systeem daar zelf?
• Wat gebeurt er met de sessies die op een verlopen kaart overblijven?
• Zie je per klant in één oogopslag wat er vooruit is betaald en wat iemand nog te goed heeft?

Test dit met drie mensen uit je eigen bestand: iemand met een kaart die bijna leeg is, iemand die maandelijks betaalt en iemand die per sessie afrekent. Houd je daarnaast een schrift bij, dan weet je waar het gat zit.

Wat er bij een kleine studio als eerste breekt

Loop de rijen langs en streep weg wat bij jou niet voorkomt. Rechts staat wat je hierover uitvraagt voordat je ergens aan begint.

Vul de middelste kolom aan met wat er bij jou vorige maand werkelijk gebeurde. Een rij die je niet herkent hoort niet mee te wegen, hoe belangrijk hij op een website ook wordt gemaakt.

Waar doolioo in een studio met een paar trainers past

Doolioo dekt de bedrijfskant af, met een tarief van € 39 per maand zodra je met collega’s werkt. Schema’s, oefeningen en metingen horen bij de andere soort software en die zet je er dus naast. Hoe de planning bij ons in elkaar zit lees je na op online agenda.