Wat er in welke helft zit

Het scheelt als je de twee eerst los van elkaar bekijkt. Een coachingsapp gaat over de weken tussen jullie sessies: je klant opent zijn telefoon, ziet wat er vandaag op het programma staat, vinkt af wat hij heeft gedaan en zet zijn gewicht of zijn maten erbij. Bedrijfssoftware gaat over het moment eromheen: er wordt een tijd vastgelegd, er komt een bevestiging, er wordt getraind, er wordt betaald en er komt een aantekening op de kaart.

De rij over afrekenen is de rij waar het vaakst iets misgaat. Een app die maandgeld bij je klanten int is nog geen kassa waarmee je een losse sessie afrekent en de btw goed op de bon krijgt. Vraag bij beide helften precies na wat er met het geld gebeurt en op welke rekening het terechtkomt.

Welke helft jouw probleem oplost

Doe dit met pen en papier en het duurt een kwartier. Schrijf op wat je de afgelopen twee weken tijd of geld heeft gekost en zet er per regel bij of het over de inhoud van je begeleiding ging of over het regelen eromheen. Zo zien die twee lijstjes er meestal uit.

• Inhoud: klanten die tussen twee sessies niet weten wat ze zelf moeten doen.
• Inhoud: schema’s die je in een spreadsheet bijhoudt en per bericht rondstuurt.
• Inhoud: geen idee of iemand in drie maanden werkelijk vooruit is gegaan.
• Regelen: vijftien appjes per dag over een tijd die een uur moet opschuiven.
• Regelen: iemand die wegbleef terwijl je een uur had vrijgehouden.
• Regelen: een schrift waarin staat wie nog moet betalen.
• Regelen: geen overzicht van wat je vorige maand hebt omgezet.

Weegt het eerste rijtje zwaarder, begin dan in de coachingshoek en laat je planning nog even zoals hij is. Weegt het tweede rijtje zwaarder, dan koop je met een coachingsapp een mooi ding waar jouw probleem niet in zit. Staan ze ongeveer gelijk, pak dan eerst het tweede rijtje, want dat werk komt elke week terug of je klanten er iets van merken of niet.

Wat een verkeerde keuze je kost

De meest gemaakte misgreep is een coachingsapp nemen voor een agendaprobleem. Je klanten krijgen iets mooiers dan ze hadden en jouw zondagavond verandert niet. Andersom gebeurt ook: je planning en je administratie staan er netjes bij en je klanten krijgen hun oefeningen nog steeds als foto in een gesprek.

Je merkt het aan wat er náást het nieuwe pakket blijft bestaan. Elk schrift, elke spreadsheet en elke groep in je telefoon die je na twee maanden nog gebruikt, wijst naar de helft die je hebt overgeslagen.

De Nederlandse kant van deze tweedeling

De twee helften hebben niet dezelfde herkomst. De coachingshoek is grotendeels internationaal, met Engels als voertaal, gewichten die in ponden terugkomen als je niet oplet en hulp die reageert op een uur waarop jij slaapt. Voor een schema is dat te overzien, want je klant kijkt naar oefeningen en niet naar taal.

Bij de bedrijfskant ligt dat anders, want daar raakt het aan geld en aan je administratie. Jouw klant rekent hier af met iDEAL en niet met een creditcard. Je bon hoort de btw goed te splitsen. De berichten naar je klanten gaan in het Nederlands de deur uit en als er op een zaterdagochtend iets vastloopt wil je iemand kunnen bereiken die je vak kent.

Zet die eis dus op de helft waar hij thuishoort. Een internationale coachingsapp naast Nederlandse bedrijfssoftware is een combinatie die veel trainers hier draaien. Dat is geen tussenoplossing maar gewoon hoe deze markt in elkaar zit.

Beide naast elkaar, zonder dubbel werk

Zodra je twee pakketten hebt, staat dezelfde klant op twee plekken. Daar gaat het mis als je er niets over afspreekt. Vijf regels zijn genoeg.

1. Wijs één plek aan waar naam, telefoonnummer en mailadres waar zijn. Dat is de plek met je afspraken, want daar heb je die gegevens elke dag nodig.
2. Laat de berichten over tijden uit één pakket komen. Twee systemen die allebei herinneren levert je klant twee berichten op en jou een vraag waarom.
3. Zet in je coachingsapp geen tijden. Daar staat wat er getraind wordt en niet wanneer jullie afspreken.
4. Zet op de kaart bij je afspraken één regel over waar het programma van die klant staat, zodat een vervanger het kan vinden.
5. Kijk elk kwartaal of je ergens dezelfde gegevens twee keer bijwerkt. Vind je dat, dan hoort de ene kant het van de andere te krijgen of hoort er iets weg.

Het voelt omslachtig om dit op te schrijven en het kost je een half uur. Dat half uur haal je eruit op de dag dat je klant zegt dat zijn sessie was verzet terwijl jij hem nog in het andere systeem hebt staan.

Waar doolioo staat en waar niet

Doolioo doet de tweede helft: de planning, de pagina waarop klanten zelf een tijd kiezen, hun kaart, het afrekenen en de herinneringen via WhatsApp, in het Nederlands en met Nederlandse hulp erbij. De eerste helft doen wij niet, dus trainingsschema’s, een oefeningenbibliotheek en voortgangsmetingen zoek je elders en zet je ernaast. Wat er wel in het abonnement zit staat op alle functionaliteiten.