Doolioo kennisbank · Personal trainer software
Hoe kan ik personal trainer software kiezen die geschikt is voor mijn trainingsstijl?
Trainingsstijl gaat voor software niet over hoe je coacht maar over de vorm waarin je je week hebt gegoten. Eén op één, duo’s, small group en begeleiding op afstand vragen elk iets anders van je planning. Bijna iedereen doet er drie van de vier door elkaar heen, waardoor je keuze niet op één vorm valt maar op de mengverhouding. Hieronder staat per vorm wat er van je agenda wordt gevraagd en waar het als eerste stukloopt, met een rekenmanier om te zien welke vorm je keuze hoort te bepalen.
In het kort
Kies op de vormen waarin je week is verdeeld en tel per vorm hoeveel handelingen een sessie je kost. Eén op één vraagt een reeks: dezelfde klant op dezelfde tijd, maanden achter elkaar, waarbij het verschuiven van één week niet de hele reeks mag omgooien. Duo’s vragen twee klanten op één afspraak, met een antwoord op wie boekt, wie wat betaalt en wat er gebeurt als er één afzegt. Small group vraagt een bovengrens, een wachtrij en zicht op wie er die keer was. Begeleiding op afstand vraagt een afspraak zonder ruimte, meestal met betaling vooruit. Vermenigvuldig per vorm het aantal sessies per week met het aantal handelingen dat zo’n sessie je kost en kies op die uitkomst. Doolioo zit aan de kant van de afspraken en de administratie, met de agenda, het online boeken, de kaart per klant, de kassa en de herinneringen via WhatsApp, vanaf € 19 per maand als je alleen werkt. Trainingsschema’s maken wij niet.
- Keuzehulp
- Personal trainer software
- Nederlandse markt
Dit is een andere vraag dan welk pakket goed is. Twee trainers met hetzelfde aantal klanten kunnen bij een verschillend pakket uitkomen, omdat de een vier ochtenden met duo’s vult en de ander vier avonden met groepjes van zes.
Loop de vier vormen langs en zet erbij hoeveel sessies je er per week van geeft. Met dat lijstje voer je een gesprek waarin een leverancier je niet meeneemt in wat hij toevallig goed kan.
Eén op één is geen afspraak maar een reeks
Een vaste klant op dinsdag om zeven uur is veertig afspraken per jaar die allemaal hetzelfde zijn. Die veertig keer los vastleggen is werk waarvoor je niets terugkrijgt. Wat je zoekt is een reeks die je in één keer neerzet en die zich netjes laat verstoren.
- Kun je een reeks voor een kwartaal in één handeling vastzetten en blokkeert die het uur ook voor anderen?
- Verschuift bij één keer verzetten alleen die week of gaat de hele reeks mee?
- Kun je een reeks op een datum laten eindigen, bijvoorbeeld bij een pakket van twaalf sessies?
- Gaat er bij elke sessie een herinnering uit of kun je dat bij vaste klanten uitzetten?
Die laatste vraag lijkt klein en is bij vaste klanten hinderlijk. Iemand die er drie jaar elke dinsdag is wil geen bericht dat hij morgen om zeven uur wordt verwacht. Iemand die net begint wil dat juist wel. Zoek dus of het per klant te regelen valt in plaats van voor iedereen tegelijk.
Duo's: twee klanten, één uur, twee rekeningen
Een duo is de vorm waar de meeste pakketten hun eerste scheur vertonen. Er staat één uur in je agenda en er horen twee mensen bij, die elk hun eigen kaart hebben en elk hun eigen deel afrekenen. Is een systeem daar niet op gebouwd, dan zet je de tweede naam in een notitieveld en loop je de rest zelf na.
Vraag dit bij elke leverancier na, ons inbegrepen. Kunnen er twee klanten aan één afspraak hangen? Komt de sessie op beide kaarten terecht? Krijgen ze allebei hun bericht? Wat gebeurt er als de een afzegt en de ander wel komt: blijft het uur staan en tegen welk tarief?
Small group: een grens en een rij
Bij een groepje van zes is de plek schaars in plaats van de tijd. Je wilt een bovengrens die het systeem zelf aanhoudt, een rij voor wie te laat is en een moment waarna afzeggen niet meer vrij is. Zonder die drie sta je op dinsdagavond te tellen of iedereen erin past.
Een afzegging weegt in een groepje ook anders dan bij één op één. Iemand die twee uur vooraf afzegt geeft een ander een kans, mits die ander het hoort. Vraag dus hoe een vrijgekomen plek zichtbaar wordt en of dat vanzelf gaat of dat jij daarvoor een bericht moet sturen.
Over doolioo zetten we hier geen belofte neer, want hoe een sessie met meerdere deelnemers en een bovengrens precies loopt staat niet in wat wij kunnen aantonen. Wat wel vaststaat is de rest: je planning, je boekingspagina, wat er per klant wordt vastgelegd, het afrekenen en de berichten die eruit gaan. Vraag ons dat groepsstuk dus na op dezelfde manier waarop je het aan een ander zou vragen.
Op afstand: een afspraak zonder ruimte
Een sessie via beeld heeft geen vloer en geen rek nodig. Wat hij wel nodig heeft is een tijd, een link en iemand die vooraf heeft betaald, want een lege plek op afstand kost je net zo goed je uur. Er zitten twee praktische dingen aan vast: waar die link staat en hoe het vooruitbetalen loopt.
- Kun je bij een sessie op afstand een andere bevestiging sturen, met de link erin?
- Kun je bij deze vorm om vooruitbetalen vragen en bij je sessies in de studio niet?
- Blokkeert zo’n sessie een ruimte die je niet gebruikt en kun je dat uitzetten?
- Zie je terug welke sessies op afstand waren, zodat je aan het eind van het jaar weet wat die vorm opbracht?
Het programma dat je klant op afstand afwerkt is een ander verhaal dan de afspraak zelf. Schema’s, video’s bij de oefeningen en het bijhouden van herhalingen komen uit coachingsapps. Doolioo doet dat niet, dus wie op afstand begeleidt heeft daar vrijwel altijd zo’n app naast.
De vier vormen naast elkaar
Zet er per rij bij hoeveel sessies je er per week van geeft. De derde kolom is wat je bij een leverancier nagaat.
| Vorm | Wat het van je planning vraagt | Waar het als eerste stukloopt | Sessies per week |
|---|---|---|---|
| Eén op één | Een reeks met een vast uur | Eén week verzetten gooit de reeks om | ___ |
| Duo | Twee klanten op één afspraak | De afzegging van één van de twee | ___ |
| Small group | Een bovengrens met een wachtrij | De zevende aanmelding | ___ |
| Op afstand | Een tijd met een link, vooruit betaald | De bevestiging zonder link erin | ___ |
Vul de laatste kolom in voordat je met iemand gaat praten. Een vorm waar je twee sessies per week van geeft weegt anders dan een vorm waarmee je week half vol staat, ook als die eerste vorm degene is waar je het meest over nadenkt.
Reken uit welke vorm je keuze bepaalt
Nu heb je de vier vormen en je eigen aantallen. Reken dan door hoeveel werk elke vorm je náást de sessie kost.
- Tel per vorm hoeveel handelingen een sessie je nu kost: het vastleggen, het bevestigen, het verzetten, het afrekenen en het bijwerken.
- Vermenigvuldig dat met het aantal sessies per week uit je tabel.
- Zet de vier uitkomsten op een rij. De hoogste is de vorm waarop je pakket moet passen.
- Test in een proefperiode eerst alleen die vorm en doe dat met echte namen uit je eigen week.
- Gaat die vorm goed, loop dan de tweede na. Faalt een pakket op je hoogste uitkomst, dan valt hij af, hoe goed de rest ook was.
De uitkomst verrast vaak. Een trainer die zichzelf als een-op-eentrainer ziet, blijkt zijn avonden aan drie groepjes te besteden die hem per sessie vijf handelingen kosten. Dan is small group de vorm waarop je kiest, ook al vult één op één de meeste uren van je week.
Waar doolioo bij deze vormen past
Voor de kant van de afspraken en het geld doen wij mee: de reeks rond een vaste klant, je agenda, boeken via je eigen pagina, de klantkaart en het afrekenen, vanaf € 19 per maand als je alleen werkt. De inhoud van je begeleiding hoort bij een coachingsapp, want schema’s, oefeningen en voortgangsmetingen zitten niet in doolioo. Wat er wel in zit kun je zelf nalopen via https://www.doolioo.nl/aanmelden/.
Kennisbank
Meer vragen over personal trainer software
Bekijk meer uitleg en keuzevragen in Software voor personal trainers.
Test je eigen werkscenario in Doolioo
Probeer Doolioo 14 dagen zonder betaalgegevens. Richt je eigen diensten en beschikbaarheid in en controleer de volledige boekingsroute.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik welke software bij mijn manier van werken past?
Verdeel je week over de vier vormen en tel per vorm hoeveel handelingen een sessie je kost. De vorm met de hoogste uitkomst is de vorm waarop je test. Zo voorkom je dat je kiest op een vorm die je twee keer per week geeft.
Kan ik duo's en groepjes in dezelfde agenda houden als mijn losse klanten?
In veel pakketten wel, alleen verschilt de manier waarop sterk. Vraag altijd of je het zelf mag proberen met een duo en een groepje uit je eigen week. Moet je in een proefaccount al een tweede naam in een notitieveld plakken, dan weet je waar je in de praktijk tegenaan gaat lopen.
Heb ik voor begeleiding op afstand iets anders nodig?
Voor de afspraak zelf niet, want dat is een tijd met een link erbij. Voor het programma dat je klant afwerkt wel: schema’s en voortgang zitten in coachingsapps en niet in software voor je agenda. Doolioo maakt geen schema’s, dus die twee zet je naast elkaar.
Werken kaarten van tien sessies en maandpakketten in dit soort software?
Dat verschilt per aanbieder en wij beloven er hier niets over voor doolioo. Vraag wie het aftellen doet, of het boeken stopt bij een lege kaart en waar het vooruitbetaalde bedrag terug te vinden is. Speel het daarna na met drie mensen uit je eigen bestand.