Wat een schema moet kunnen dragen

Voordat je gereedschap kiest is het handig om te weten wat er in een schema staat. Dat is meer dan een lijst oefeningen.

• De oefening zelf, met de uitvoering erbij voor iemand die het alleen doet.
• Series, herhalingen en het gewicht of de weerstand.
• De rust tussen de series en het tempo waarin je het wil hebben.
• De opbouw over de weken, want een schema zonder verloop is een blad met oefeningen.
• Ruimte voor wat er in de sessie gebeurde, zoals een knie die opspeelde of een gewicht dat te licht bleek.
• De invulling door je klant: wat hij werkelijk heeft gedaan, in zijn eigen getallen.

Die laatste twee regels bepalen bijna je hele keuze. Vult je klant zelf niets in, dan is een document genoeg. Wil je terugzien wat hij zonder jou heeft gedaan, dan heb je iets nodig waarin hij kan typen en dan kom je bij een app uit.

De vier soorten gereedschap naast elkaar

Reken bij de laatste kolom met je eigen tempo. De getallen hieronder zijn een orde van grootte en geen belofte.

Het rekenblad wordt in dit rijtje vaak weggezet als ouderwets, terwijl het een eigenschap heeft die de rest mist: het is jouw bestand en het blijft werken als je van app wisselt. Dat weegt zwaarder dan het lijkt zodra je vijftig schema’s hebt gebouwd.

Wat trainers er nu in de praktijk mee doen

De combinatie die je in kleine praktijken het vaakst aantreft is geen app maar een sjabloon met een gesprek eromheen. Je bouwt het schema in een rekenblad of een document, je stuurt het als bestand en de vragen erover komen in hetzelfde gesprek waarin ook de tijden worden verzet. Dat werkt en het loopt op twee punten vast: je weet niet of iemand het heeft opengedaan en je weet niet wat hij werkelijk heeft gedaan.

Trainers die mensen ook tussen de sessies begeleiden schuiven vroeg of laat naar een app, omdat die twee punten precies zijn waarvoor zo iets is gemaakt. Wie zijn klanten alleen in de zaal ziet heeft dat zelden nodig. Er is dus geen keuze die voor allebei goed is. Er is alleen de vraag of je iets wil weten over de dagen dat je er niet bij bent.

Schema’s schrijven is werk dat nergens in je agenda staat

Hier raakt dit onderwerp wel aan je planning. Een schema schrijven is werk waarvoor niemand je apart betaalt en het gebeurt dus op de gekste momenten: tussen twee sessies, op de bank of op zondagavond. Daardoor lijkt het niets te kosten terwijl het je per maand uren kost.

1. Klok een keer hoe lang je over een nieuw schema doet en hoe lang over een herziening.
2. Tel hoeveel schema’s je per maand nieuw maakt en hoeveel je bijwerkt.
3. Zet die uren als een blok in je agenda, op een vast moment in de week.
4. Maak ze in dat blok achter elkaar, want het omschakelen kost je meer dan het schrijven.
5. Zet de herziening van een klant als terugkerend punt neer, bijvoorbeeld elke zes tot acht weken.

Die laatste stap doet twee dingen. Je vergeet niemand en je ziet of het aantal herzieningen dat je in je hoofd had overeenkomt met wat je werkelijk doet. Bij de meeste trainers zit daar een gat en dat gat is het eerlijke argument voor gereedschap dat het sneller maakt.

De klant die zijn schema niet kan vinden

Het praktische probleem zit niet in het maken maar in het terugvinden. Een pdf zakt in een gesprek weg onder twintig berichten over tijden. Een blad papier ligt thuis. Een app moet nog worden binnengehaald en dat gebeurt op de gang bij de kleedkamer.

• Zet de naam van je klant en de datum in de bestandsnaam, zodat jullie allebei weten welke versie de laatste is.
• Stuur een nieuwe versie niet als antwoord in een lange reeks berichten maar als los bericht met een regel uitleg.
• Spreek een plek af waar de laatste versie staat en verwijs daarnaar in plaats van hem opnieuw te sturen.
• Print voor wie geen smartphone heeft en houd daar een tweede exemplaar van in je map.
• Houd bij welke versie iemand nu doet, dan hoeft een vervanger daar niet naar te zoeken.

Dit klinkt als gepiel en het is precies de reden dat trainers naar een app gaan. Alles staat dan op een plek en er raakt geen versie meer zoek. Wat je ervoor inlevert is een tweede abonnement en een klant die iets moet binnenhalen op zijn telefoon.

Wat je vraagt voordat je een schema-app naast je planning zet

Zodra je er een naast je planning zet, bestaan dezelfde mensen op twee plekken. Deze vijf vragen gaan over die overlap en niet over de schema’s zelf.

• Moet ik hier een tweede klantenlijst onderhouden of kan ik het houden bij de mensen die een schema hebben?
• Stuurt de app zelf berichten naar mijn klanten en kan ik dat uitzetten?
• Kan ik de agenda- en boekingskant van de app uitzetten, zodat daar niemand een tijd gaat vastleggen?
• Wordt er per trainer of per actieve klant gerekend? En wat gebeurt er in de zomer?
• Kan ik mijn schema’s en de getallen die mijn klanten hebben ingevuld in een bestand meenemen?

Het antwoord op de derde vraag weegt het zwaarst. Kunnen mensen op twee plekken een tijd vastleggen, dan verschijnt er ooit iemand op een uur dat jij nooit hebt vrijgegeven. Zet de ene kant uit en dat kan niet meer gebeuren.

Waar doolioo in dit verhaal staat

Bij ons staat de afspraak en niet het schema: de planning, je boekingspagina, de kaart waarop per klant staat wat jullie hebben afgesproken en het afrekenen. Het schema zelf maak je in een van de vier soorten gereedschap hierboven en dat blijft zo, want oefeningen, beeld en het bijhouden van maten horen niet in ons pakket. Wil je nakijken wat er dan wel in zit, dan staat dat op alle functionaliteiten.